Anders als bei komplexen ERP-Systemen ist keine tagelange Schulung notwendig. Das Onboarding funktioniert folgendermaßen:
Schritt 1: Schulung & Beratung
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Webinar: Sie erhalten Zugriff auf ein spezialisiertes smapOne-Webinar (oft als YouTube-Link versendet), das Ihnen in ca. 20–30 Minuten zeigt, wie Sie eine Wohnungsübergabe oder Begehung digital durchführen.
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Konfiguration: Sie übermitteln uns Ihre analogen Protokolle und wir erstellen für Sie die entsprechenden Workflows im Hintergrund. Für spezifische Fragen zur Einrichtung Ihrer Vorlagen steht Ihnen bei iDWELL eine spezialisierte Ansprechpartnerin zur Verfügung, die Sie bei den ersten Schritten unterstützt.
Schritt 2: Die technische Einrichtung
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App laden: Ihre Mitarbeiter laden sich einfach die kostenlose „smapOne“-App aus dem App Store (iOS) oder Google Play Store (Android) herunter.
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Login: Die Zugangsdaten erhalten Sie nach der Buchung per E-Mail (oft mit dem Betreff „Willkommen bei…“).
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Sofort loslegen: Nach dem Einloggen sehen Ihre Mitarbeiter sofort die für sie freigeschalteten Formulare (die sogenannten „smaps“), wie z.B. das Übergabeprotokoll.
Schritt 3: Wie die Daten zu iDWELL kommen
Das ist der wichtigste Teil der Integration:
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Automatische Ablage: Wenn Sie z.B. ein Übergabeprotokoll in der App abschließen, wird daraus ein PDF generiert.
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Zuordnung: Dieses PDF landet nicht im „Nichts“, sondern wird über die Schnittstelle direkt in iDWELL bei der entsprechenden Servicemeldung abgelegt.
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Weiterleitung: Sie können das fertige Protokoll dann mit wenigen Klicks über das iDWELL-Portal an Eigentümer oder Mieter freigeben oder per E-Mail versenden.
Tipp für den Start: Beginnen Sie mit einem konkreten Anwendungsfall, meistens der Wohnungsübergabe. Sobald Ihre Mitarbeiter merken, wie viel Zeit sie sich durch das Wegfallen des Einscannens und Abtippens sparen, ist die Akzeptanz für weitere Prozesse (wie Verkehrssicherung) meist sehr hoch.
