E-Mail-To-Ticket mit KI

Als Immobilienverwalter erhalten Sie täglich zahlreiche Anfragen per E-Mail. Mit der E-Mail-to-Ticket-Funktion und der Unterstützung von Greta AI können Sie eingehende E-Mails mit nur wenigen Klicks direkt in eine strukturierte Servicemeldung umwandeln. Die KI liest die E-Mail, ordnet sie der richtigen Kategorie zu und befüllt relevante Formularfelder automatisch für Sie.

So funktioniert's:

Navigieren Sie im linken Hauptmenü zum Modul E-Mails und öffnen Sie die Nachricht, zu der Sie ein Ticket erstellen möchten.

Klicken Sie oben rechts innerhalb der E-Mail-Ansicht auf das Drei-Punkte-Symbol (Optionen). Wählen Sie im Dropdown-Menü den Punkt „Servicemeldung erstellen“ aus.

Hinweis: Damit Sie die Funktion in der Tabellenübersicht freigeschaltet haben, müssen Sie die sogenannten "Threads" in den Einstellungen ausschalten. Die Anleitung finden Sie hier. 

iDWELL öffnet ein Pop-up-Fenster und ordnet den Absender (Eigentümer/Mieter), das Gebäude und die jeweilige Einheit in der Regel bereits automatisch zu. Klicken Sie auf weiter. 

Nun kommt Greta AI ins Spiel:  Klicken Sie oben rechts im Pop-up-Fenster auf den Button „Greta AI fragen“.

Automatische Zuordnung durchlaufen lassen: Greta AI analysiert den Text der E-Mail und schlägt automatisch die passende Kategorie vor (z. B. 17. Schlüsselbestellung). Klicken Sie auf Weiter.

• Falls erforderlich, wird auch die Unterkategorie (z. B. A) Physischer Schlüssel) automatisch gewählt. Klicken Sie erneut auf Weiter.

Formulardaten prüfen und Ticket erstellen: Die KI befüllt nun selbstständig die spezifischen Formularfelder anhand der Informationen aus der E-Mail. Im Falle einer Schlüsselbestellung sind das beispielsweise:

• Schlüsselnummer (z. B. 4711-8923)
• Hersteller (z. B. ABUS)
• Begründung für Nachbestellung (z. B. Verlust des Schlüssels...)
• Raum (z. B. Technikerraum im Keller)

Überprüfen Sie die von der KI eingetragenen Daten kurz auf Richtigkeit und klicken Sie unten links auf Weiter / Erstellen, um den Vorgang abzuschließen und die Servicemeldung offiziell im System anzulegen.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Enorme Zeitersparnis: Kein manuelles Abtippen von Schlüsselnummern, Schadensbeschreibungen oder Adressen mehr.

• Strukturierte Daten: E-Mails werden sofort in das richtige, standardisierte Datenformat Ihrer Hausverwaltung überführt.

• Fehlerminimierung: Relevante Details (wie Herstellernamen oder Nummern) werden fehlerfrei aus dem Text extrahiert.