Kennen Sie das? Sie nutzen einen KI-Schreibassistenten, um eine E-Mail zu beantworten, aber die KI weiß überhaupt nicht, worum es eigentlich geht. Sie müssen mühsam die Adresse des Gebäudes, den Namen des Handwerkers oder die Ticketnummer von Hand nachtragen.
Damit ist jetzt Schluss. Greta AI denkt in iDWELL vollautomatisch mit. Sobald Sie an einer bestimmten Stelle im System eine E-Mail verfassen, übermittelt iDWELL im Hintergrund den gesamten CRM-Kontext an die KI. Greta AI weiß also sofort, wer schreibt, um welches Gebäude es geht und wie der aktuelle Stand der Dinge ist.
Das Ergebnis? Maßgeschneiderte E-Mails, die sofort versandbereit sind – ganz ohne manuelles Nachbessern.
Je nachdem, von wo aus Sie eine E-Mail verfassen oder beantworten, sammelt iDWELL im Hintergrund alle relevanten Daten der jeweiligen Ansicht und stellt sie Greta AI zur Verfügung.
Wie viel intelligenter die E-Mail-Generierung durch den neuen CRM-Kontext wird, zeigen diese drei typischen Alltagsszenarien:
Szenario: Ein Mieter erkundigt sich per E-Mail nach dem Status seiner gemeldeten Aufzugsstörung. Sie klicken direkt im E-Mail-Verlauf auf Antworten.
Das weiß Greta AI jetzt automatisch: Den kompletten bisherigen E-Mail-Verlauf (Thread) sowie die verknüpfte Servicemeldung inklusive Ticketnummer und aktuellem Status („In Bearbeitung“).
Der generierte Text: „Sehr geehrter Herr Müller, vielen Dank für Ihre Nachricht. Bezüglich der Aufzugsstörung (Ticket-Nr. 2202) in der Adlerstraße 23 kann ich Ihnen mitteilen, dass sich die Reparatur aktuell bereits in Bearbeitung befindet...“
Beispiel 2: Das Update direkt aus dem Ticket (Servicemeldung)
Szenario: Sie befinden sich mitten in einer Schadensmeldung wegen eines Wasserschadens. Sie möchten dem Eigentümer der Wohnung kurz per E-Mail Bescheid geben, dass eine Firma beauftragt wurde.
Das weiß Greta AI jetzt automatisch: Die Ticket-Beschreibung, das betroffene Gebäude, die genaue Top-Nummer der Wohnung, den Namen des Eigentümers und den Namen des zugewiesenen Dienstleisters (z. B. Sanitär Maier).
Der generierte Text: „Sehr geehrter Herr Dr. Schuster, zum Wasserschaden in Ihrer Wohnung Top 10 in der Adlerstraße 23 haben wir soeben die Firma Sanitär Maier mit der Behebung beauftragt. Der Dienstleister wird sich zwecks Terminvereinbarung direkt mit Ihnen in Verbindung setzen...“
Szenario: Sie arbeiten einen Workflow ab. Die aktuelle Aufgabe (Aktivität) lautet: „Kostenvoranschlag an Eigentümer zur Freigabe senden“. Sie klicken bei der Aufgabe auf E-Mail an Eigentümer senden.
Das weiß Greta AI jetzt automatisch: Den genauen Namen der Aufgabe („Kostenvoranschlag zur Freigabe“), die aktuelle Prozessphase sowie alle Ticket- und Objektdaten.
Der generierte Text: „Sehr geehrte Damen und Herren, im Zuge der aktuellen Instandsetzungsphase liegt uns nun der Kostenvoranschlag für die Reparatur vor. Wir bitten um Ihre kurze Freigabe, damit wir die Arbeiten zeitnah beauftragen können...“
Die folgende Tabelle zeigt Ihnen im Detail, welche Daten iDWELL automatisch an die KI übergibt, um Ihren Schreibaufwand zu minimieren:
| Aufrufpunkt in iDWELL | Automatisch übermittelte Datenfelder | Ihr Vorteil | |
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E-Mail-Profil (Antworten / Allen antworten / Weiterleiten) |
Betreff & Inhalt der aktuellen E-Mail Absender, Empfänger & CC (Name & E-Mail) Kompletter bisheriger E-Mail-Verlauf (Thread) Verknüpfte Tickets (Ticket-Nr., Titel, Status) |
Greta AI bezieht sich im Text fehlerfrei auf vorherige Absprachen und Ticket-Status. | |
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Servicemeldung (Ticket) (Reiter E-Mails: Neue E-Mail oder Antwort) |
Ticket-Details (Nummer, Titel, Status, Beschreibung) Objekt-Details (Gebäude, Wohnung) Beteiligte Kontakte (Kunde/Eigentümer, zuständige Verwalter, zugewiesene Dienstleister) Aktuelle E-Mail & Verlauf |
Die KI kann spezifische Objektdaten (z. B. Adresse) oder Namen von Dienstleistern direkt korrekt in das Anschreiben einbauen. | |
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Aktivitäten / Aufgaben (Aktion: E-Mail an Eigentümer / Dienstleister) |
Aktivitäts-Details (Name der Aufgabe, Status, Prozessphase) Zugehöriges Ticket (Nummer, Titel, Status, Beschreibung) Objekt-Details (Gebäude, Wohnung) Kontakte (Eigentümer- und Dienstleister-Daten) |
E-Mails zu Prozessschritten (z. B. „Freigabe einholen“) werden präzise auf Basis des aktuellen Bearbeitungsstands formuliert. |
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
