Alle Diagramme erklärt – was Sie abfragen können

Jedes Diagramm in den Auswertungen beantwortet eine konkrete Frage. In diesem Artikel finden Sie alle Diagramme mit Erklärung, Einstellmöglichkeiten und einem Beispiel aus dem Verwaltungsalltag.

Klicken Sie im Hauptmenü links auf „Dashboard" und oben rechts auf „Auswertungen". Wählen Sie dort den Zeitraum (7, 30 oder 90 Tage) sowie „Meine Arbeit" oder „Mein Team".

Fast jedes Diagramm hat oben rechts eigene Auswahlfelder, z. B. den Zeitraum oder die Kennzahl. Fahren Sie mit der Maus über Balken oder Segmente, um die genauen Werte zu sehen.

1. Eröffnete vs. geschlossene Servicemeldungen

Frage: Schließen wir Servicemeldungen so schnell, wie sie eingehen?

Die Linien zeigen pro Tag, wie viele Servicemeldungen eröffnet und wie viele geschlossen wurden. Darüber fasst iDWELL das Ergebnis zusammen, z. B. „Rückstand wächst · +81" (101 eröffnet, 20 geschlossen).

Praxisbeispiel: Nach einem Sturm schnellt die blaue Linie nach oben. Bleibt die grüne Linie flach, wächst der Rückstand – ein klares Signal, kurzfristig Unterstützung im Team einzuplanen.

2. Status der Servicemeldungen

Frage: Wie setzt sich die offene Arbeit zusammen?

Das Ringdiagramm zeigt die Verteilung auf Offen, In Bearbeitung, Abgeschlossen und Abgelehnt – mit Anzahl und Prozent.

Praxisbeispiel: Liegen 72 % der Meldungen noch auf „Offen", werden neue Meldungen zwar erfasst, aber nicht angestoßen. Prüfen Sie dann im Dashboard die Gruppe „Nicht zugewiesene Servicemeldungen".

3. Alter der Servicemeldungen

Frage: Wie lange wartet die offene Arbeit schon?

Die Balken gruppieren alle offenen Servicemeldungen nach Alter: 7–13 Tage, 14–29 Tage, 30–89 Tage und über 90 Tage. Über das Auswahlfeld oben rechts wählen Sie die Bezugsgröße:

• Erstellt – Alter seit Eingang der Meldung.
• Letzte Aktivität – Zeit seit der letzten Bearbeitung. Ideal, um liegengebliebene Fälle zu finden.

Praxisbeispiel: Stellen Sie auf „Letzte Aktivität": Alles über 90 Tage wurde seit drei Monaten nicht angefasst. Diese Vorgänge entweder abschließen oder mit einer neuen Aktivität versehen.

4. Gebäude im Vergleich

Frage: Welche Gebäude kosten uns die meiste Zeit?

Zeigt die Objekte mit den meisten Servicemeldungen; alle übrigen sind unter „Sonstige" zusammengefasst. Über das Auswahlfeld wählen Sie die Kennzahl:

• Anzahl – absolute Anzahl der Servicemeldungen.
• Pro 100 Einheiten – fairer Vergleich zwischen großen und kleinen Objekten.
• Ø Bearbeitungszeit – in welchen Objekten Vorgänge besonders lange dauern.

Praxisbeispiel: Die WEG Adlerstraße 23-28 liegt mit 23 Meldungen klar vorne. Mit „Pro 100 Einheiten" prüfen Sie, ob das nur an der Größe liegt – oder ob das Objekt wirklich auffällig ist. Ein gutes Thema für die nächste Eigentümerversammlung.

5. Kategorien der Servicemeldungen

Frage: Wonach wird am häufigsten gefragt?

Die häufigsten Kategorien im gewählten Zeitraum, z. B. „Versicherung Wasserschaden", „Aufzugsstörung" oder „Schlüsselbestellung". Meldungen ohne Kategorie werden separat ausgewiesen.

Praxisbeispiel: Häufen sich Schlüsselbestellungen, lohnt sich eine Textvorlage oder ein Workflow-Bot für genau diesen Fall – das spart bei jeder Anfrage Zeit.

6. Mitarbeiter im Vergleich

Frage: Wer trägt die Last, und wessen Anteil ist überfällig?

Für jede:n Mitarbeiter:in zeigt ein farbiger Balken die offenen, überfälligen und geschlossenen Servicemeldungen (Maus über den Balken für Details). Ganz unten sehen Sie die nicht zugewiesenen Meldungen. Als Kennzahl wählen Sie Anzahl oder Ø Bearbeitungszeit.

Praxisbeispiel: Hat eine Kollegin deutlich mehr überfällige Meldungen als der Rest, verteilen Sie im Teammeeting gezielt Vorgänge um. Hinweis: Meldungen mit mehreren Bearbeiter:innen zählen bei jeder Person.

Kunden-Diagramme

Die folgenden drei Diagramme sind standardmäßig ausgeblendet. Sie fügen sie über das Zahnrad oder „Diagramm hinzufügen" hinzu (siehe Artikel „Auswertungen anpassen"). Sie zeigen den aktuellen Stand inkl. Archiv.

7. Rollen der Kunden

Frage: Wie viele Mieter und Eigentümer betreuen wir?

Verteilung Ihrer Kunden auf Mieter und Eigentümer.

8. Status der Kunden

Frage: Wie viele Kunden haben sich im Portal registriert?

Zeigt, wie viele Kunden registriert, eingeladen, nur importiert, blockiert oder ungültig sind.

Praxisbeispiel: 30 % der Kunden sind nur importiert und haben noch keine Einladung zum Portal. Laden Sie diese Kunden ein – jede Registrierung bedeutet weniger Anrufe und E-Mails.

9. Kontaktdaten der Kunden

Frage: Können wir alle Kunden erreichen?

Für wie viele Kunden E-Mail, Telefon & E-Mail oder nur Telefon hinterlegt ist.

Praxisbeispiel: Kunden, die nur per Telefon erreichbar sind, bekommen keine digitalen Aushänge und Einladungen. Ergänzen Sie hier gezielt die E-Mail-Adressen.