Unter den Kennzahlen-Kacheln besteht das Dashboard aus mehreren Bereichen. Jeder Bereich beantwortet eine konkrete Frage aus dem Verwaltungsalltag – z. B. „Was ist liegen geblieben?" oder „Wer im Team braucht Unterstützung?". Hier erfahren Sie, was jeder Bereich zeigt und wie Sie damit arbeiten.
Schritt 1: Dashboard öffnen
Klicken Sie im Hauptmenü links auf „Dashboard" und achten Sie darauf, dass oben rechts „Dashboard" (nicht „Auswertungen") ausgewählt ist. Mit „Meine Arbeit" sehen Sie Ihre eigenen Vorgänge, mit „Mein Team" die des gesamten Teams.
Schritt 2: Meine Aktivitäten – Ihre offenen Aufgaben
Hier stehen Ihre offenen Aktivitäten (Aufgaben und Wiedervorlagen), sortiert nach Dringlichkeit. Unter jedem Eintrag sehen Sie das Objekt und die zugehörige Servicemeldung, rechts, seit wie vielen Tagen die Aktivität überfällig ist. Über „Alle anzeigen" gelangen Sie zur vollständigen Aktivitätenliste. In der Ansicht „Mein Team" heißt der Bereich „Aktivitäten des Teams".
Beispiel: „Wurde der Schaden behoben?" – eine Wiedervorlage zur Aufzugsstörung in der Paletzgasse 35. Ein Blick genügt, um beim Dienstleister nachzufassen.
Schritt 3: Handlungsbedarf – was jetzt Aufmerksamkeit braucht
Der wichtigste Bereich des Dashboards. Er sortiert Servicemeldungen automatisch in vier Gruppen, die Sie per Klick auf- und zuklappen:
- Überfällig > 3 Tage – die Fälligkeit ist seit mehr als drei Tagen überschritten.
- Nicht zugewiesene Servicemeldungen – noch niemand ist verantwortlich. Mit dem Button „Zuweisen" übernehmen Sie die Meldung oder geben sie direkt weiter.
- Keine Aktivität – Meldungen, an denen aktuell nicht gearbeitet wird bzw. keine nächste Aktivität geplant ist.
- Wartet auf Dienstleister – Vorgänge, bei denen Sie auf eine Rückmeldung oder ein Angebot eines Dienstleisters warten.
Jeder Eintrag zeigt Nummer, Titel, Status, Objekt, Einheit und Bearbeiter:in sowie Zähler für E-Mails, Chats, Aktivitäten und Dokumente. Mit „Öffnen" springen Sie direkt in die Servicemeldung.
Schritt 4: Meine kritischen Servicemeldungen
Ihre dringendsten Servicemeldungen – sortiert nach der Dauer der Überfälligkeit. Über „Öffnen" bearbeiten Sie den Vorgang sofort, die Zähler (z. B. „E-Mails 2", „Dokumente 2") zeigen, wie viel Kommunikation bereits dranhängt. In der Ansicht „Mein Team" heißt der Bereich „Kritische Servicemeldungen des Teams".
Schritt 5: Meine Kommunikation
Die neuesten E-Mail-Verläufe zu Ihren Vorgängen mit Betreff, Absender und Vorschau. So erkennen Sie z. B. sofort, ob die Auftragserteilung an den Aufzugsdienst schon verschickt wurde – ohne ins Postfach zu wechseln.
Schritt 6: Portfolioübersicht – Objekte mit offenem Handlungsbedarf
Die Portfolioübersicht zeigt die Gebäude mit den meisten offenen und überfälligen Servicemeldungen, z. B. „002 WEG Adlerstraße 23-28 – 71 offen · 55 überfällig". Ist in Ihren Objekten alles erledigt, steht hier „Kein Handlungsbedarf". Besonders aussagekräftig ist der Bereich in der Ansicht „Mein Team".
Schritt 7: Auslastung des Teams
Für jede:n Mitarbeiter:in sehen Sie die Anzahl offener und überfälliger Servicemeldungen. So erkennen Teamleitungen auf einen Blick, wer gerade überlastet ist und wer noch Kapazität hat.
Schritt 8: DocFlows
Ihre laufenden Dokumentenflüsse mit Status und aktueller Phase (z. B. „Zuordnen & trennen" oder „Speichern & verteilen"). Mit „Öffnen" setzen Sie den DocFlow direkt fort – etwa die Einladung zur Eigentümerversammlung.
💡 Praxis-Tipp: Nutzen Sie „Handlungsbedarf" als tägliche To-do-Liste: Arbeiten Sie die Gruppen von oben nach unten ab. Ist eine Gruppe leer, ist dieser Teil Ihrer Arbeit erledigt.
ℹ️ Welche Bereiche wo stehen, können Sie selbst festlegen – siehe Artikel „Dashboard anpassen: Bereiche verschieben & zurücksetzen".
