Praxisbeispiele: Dashboard & Auswertungen im Verwaltungsalltag

Dashboard und Auswertungen entfalten ihren Nutzen erst im Alltag. Hier finden Sie sieben typische Situationen aus einer Hausverwaltung – jeweils mit den konkreten Klicks. Alle Wege starten im Hauptmenü links unter „Dashboard".

1. Der 5-Minuten-Morgencheck

Für wen: Sachbearbeitung, Objektbetreuung · Zeitaufwand: ca. 5 Minuten täglich

1. Hauptmenü → Dashboard, oben rechts „Dashboard" und „Meine Arbeit" wählen.
2. Kachel „Überfällige Servicemeldungen" prüfen – ein Klick öffnet die gefilterte Liste.
3. Im Bereich „Handlungsbedarf" die Gruppe „Überfällig > 3 Tage" von oben nach unten abarbeiten.
4. Unter „Meine Aktivitäten" die heutigen Wiedervorlagen erledigen, z. B. „Wurde der Schaden behoben?" beim Aufzugsdienst nachfragen.

Ergebnis: Sie wissen nach wenigen Minuten, was heute Priorität hat – und keine Wiedervorlage geht verloren.

2. Neue Meldungen sofort verteilen

Für wen: Teamleitung, Assistenz, Empfang · Zeitaufwand: 2–3 Minuten, mehrmals täglich

1. Hauptmenü → Dashboard → oben rechts „Mein Team".
2. Im Bereich „Handlungsbedarf" die Gruppe „Nicht zugewiesene Servicemeldungen" aufklappen.
3. Bei jeder Meldung (z. B. „Defekte Heizung (Tür 23)") auf „Zuweisen" klicken und die zuständige Objektbetreuung wählen.
4. Unter „Auslastung des Teams" prüfen, wer noch Kapazität hat.

Ergebnis: Keine Mieteranfrage bleibt ohne Verantwortliche:n liegen, und die Arbeit ist fair verteilt.

3. Das wöchentliche Teammeeting

Für wen: Teamleitung, Geschäftsführung · Zeitaufwand: ca. 10 Minuten pro Woche

1. Hauptmenü → Dashboard → „Auswertungen" → „Mein Team" → Zeitraum „7 Tage".
2. Kennzahlen Ø Lösungszeit und Fristgerecht mit der Vorwoche vergleichen (Pfeile beachten).
3. „Eröffnete vs. geschlossene Servicemeldungen": Wächst der Rückstand?
4. „Mitarbeiter im Vergleich": Wer hat viele überfällige Meldungen? Gegebenenfalls Vorgänge umverteilen.

Ergebnis: Das Meeting basiert auf Zahlen statt Bauchgefühl, und Engpässe werden erkannt, bevor Fristen reißen.

4. Problemobjekte vor der Eigentümerversammlung erkennen

Für wen: Objektbetreuung WEG-Verwaltung · Zeitaufwand: ca. 5 Minuten pro Objekt

1. Hauptmenü → Dashboard → „Auswertungen".
2. Im Diagramm „Gebäude im Vergleich" über die drei Punkte den Zeitraum auf 90 Tage stellen.
3. Kennzahl auf „Pro 100 Einheiten" umstellen, um große und kleine Objekte fair zu vergleichen.
4. Im Diagramm „Kategorien der Servicemeldungen" prüfen, welche Themen dominieren (z. B. Aufzugsstörungen).

Ergebnis: Sie gehen mit Fakten in die Versammlung, z. B.: „Im letzten Quartal gab es überdurchschnittlich viele Aufzugsstörungen – wir empfehlen, den Wartungsvertrag neu auszuschreiben."

5. Liegengebliebene Vorgänge aufräumen

Für wen: Sachbearbeitung, Teamleitung · Zeitaufwand: ca. 15 Minuten im Monat

1. Hauptmenü → Dashboard → „Auswertungen".
2. Im Diagramm „Alter der Servicemeldungen" oben rechts „Letzte Aktivität" wählen.
3. Wie viele Meldungen liegen bei „Über 90 Tage"? Über die drei Punkte → „Im Modul öffnen" zur Liste wechseln.
4. Jeden Vorgang abschließen, ablehnen oder mit einer neuen Aktivität versehen.

Ergebnis: Ihre Listen bleiben schlank und aussagekräftig – und die Kennzahl „Offene Servicemeldungen" spiegelt die echte Arbeit wider.

6. Mehr Kunden ins Mieter- und Eigentümerportal bringen

Für wen: Geschäftsführung, Kundenservice · Zeitaufwand: ca. 10 Minuten im Quartal

1. Hauptmenü → Dashboard → „Auswertungen" → Zahnrad → „Status der Kunden" und „Kontaktdaten der Kunden" einschalten.
2. Bei „Status der Kunden" prüfen, wie viele Kunden nur importiert sind – diese noch nicht eingeladenen Kunden gezielt einladen.
3. Bei „Kontaktdaten der Kunden" prüfen, wer nur per Telefon erreichbar ist, und E-Mail-Adressen ergänzen (z. B. beim nächsten Kontakt).

Ergebnis: Mehr registrierte Kunden bedeuten weniger Telefonate, schnellere Schadensmeldungen und digitale Aushänge statt Papier.

7. Nach einem Unwetter den Überblick behalten

Für wen: Teamleitung, Notdienst-Koordination · Zeitaufwand: laufend in der Akutphase

1. Hauptmenü → Dashboard → „Auswertungen" → Zeitraum „7 Tage".
2. „Eröffnete vs. geschlossene Servicemeldungen" beobachten: Der Ausschlag zeigt, wie viele Meldungen auf einmal eingegangen sind.
3. „Kategorien der Servicemeldungen" zeigt, ob es vor allem um „Versicherung Wasserschaden" oder Sturmschäden geht.
4. Zurück im Dashboard unter „Handlungsbedarf" → „Wartet auf Dienstleister" nachhalten, welche Aufträge noch offen sind.

Ergebnis: Sie sehen, wann der Rückstand wieder sinkt, und können Versicherungsfälle gesammelt und zügig abwickeln.

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