Ab sofort können Sie Ihre E-Mail-Korrespondenz direkt am jeweiligen Profil - sei es von Eigentümern, Mietern, Dienstleistern oder externen Kontakten - ablegen, ohne dass dafür ein Ticket erstellt werden muss.
Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, den gesamten Schriftverkehr zentral an einem Ort zu verwalten und jederzeit schnell auf relevante E-Mails zuzugreifen. So behalten Sie den Überblick über alle wichtigen Kommunikationsverläufe.
So funktioniert's:
Wählen Sie links im Menü den Reiter "E-Mails" aus.
Klicken Sie auf das gewünschte E-Mail.
Klicken Sie hierzu bitte auf die drei Punkte rechts im Eck und wählen Sie "Im Profil ablegen / zuordnen" aus.
Nun können Sie die E-Mail einem oder mehreren Profilen zuordnen:
- Mieter/Eigentümer
- Mitarbeiter/Manager
- Dienstleister
- Externe Kontakte (hier die Erklärung, was "externe Kontakte" sind)
Hinweis 1:
Wir werden das Pop-Up noch dynamischer gestalten. Zukünftig soll aufgrund der E-Mails eine automatische Erkennung erfolgen. Außerdem soll auch gleich das Objekt & die Einheit vorausgewählt werden oder als Filter genutzt werden, damit Sie den Kunden leichter zuordnen können.
Hinweis 2:
Außerdem soll es zukünftig die Option geben, dass E-Mails gleich automatisch im Profil abgelegt werden können, ohne dass ein manueller Aufwand notwendig ist.
Hinweis 3:
Aktuell erscheint im E-Mail noch kein Hinweis, dass dieses bereits bei einem Profil abgelegt wurde - auch das werden wir noch optimieren.
Nachdem Sie auf "Ablegen" geklickt haben, wird das entsprechende E-Mail automatisch im entsprechenden Profil abgelegt. So sieht dies beispielsweise auf der Kundenebene aus:
Bitte beachten Sie, dass das originale E-Mail in den Reiter "E-Mail-Archiv" hineinkopiert wurde. Dort sehen Sie also eine Kopie von dem E-Mail.
Das bedeutet im Umkehrschluss auch, dass alle Personen, die Zugriff auf dieses Kundenprofil haben, auch Zugriff auf das E-Mail bekommen (es könnte ja beispielsweise sein, dass Sie das E-Mail aus Ihrem persönlichen Postfach zugeordnet haben, auf das nur Sie Zugriff haben).
Sollte nicht gewünscht sein, dass jeder auf dieses E-Mail zugreifen darf, können Sie es auch wieder löschen (das originale E-Mail bleibt davon unberührt und Sie können es bei Bedarf jederzeit wieder zuordnen).
Klicken Sie auf die 3 Punkte rechts im Eck und klicken Sie auf "Kopie löschen".
Wenn Sie mehrere E-Mails gleichzeitig entfernen möchten, können Sie das auch über die Massenauswahl tun. Setzen Sie ein Häkchen bei beliebig vielen E-Mail und klicken Sie dann oben auf "Kopie löschen"
