Daten aus ALCOHOUSE werden nicht in iDWELL aktualisiert

Sollten Daten nicht oder falsch in iDWELL ankommen, prüfen Sie bitte die folgenden Szenarien:

• A: Daten werden nicht aktualisiert
• B: Daten fehlen
• C: Daten werden überschrieben 
• D: Dokumente werden nicht richtig zugeordnet 
• E: Inaktive Nutzer werden in iDWELL nicht archiviert

Symptom: Neue Mieter fehlen komplett, Änderungen vom Vortag sind nicht sichtbar.

1. Zeitstempel auf dem FTP prüfen:

   • Loggen Sie sich (oder Ihre IT) auf dem FTP-Server ein.

   • Prüfen Sie das Änderungsdatum der Datei (z.B. Alco_Stammdaten.xlsx). Ist das Datum aktuell (von letzter Nacht)?

   • Nein: Der Export aus Alco hat nicht funktioniert. Prüfen Sie den Export-Dienst in Alco/Alcohouse.

   • Ja: Die Datei ist neu, wurde aber von iDWELL nicht verarbeitet. Dies deutet oft auf eine Änderung des Dateinamens oder der Spaltenstruktur hin.

2. Dateistruktur validieren:

   • Wurde die Excel-Datei manuell geöffnet und gespeichert?

   • Wichtig: Der Name des Tabellenblatts (Worksheet, z.B. „Verträge“) darf sich nicht ändern. Auch die Reihenfolge der Spalten muss exakt der ursprünglichen Definition entsprechen.

Symptom: Der Nutzer ist da, aber das Feld "E-Mail" ist leer, obwohl es in Alco gepflegt ist.

1. Prüfung auf Duplikate (Unique Constraint):

   • iDWELL verlangt eindeutige E-Mail-Adressen.

   • Prüfen Sie: Ist dieselbe E-Mail-Adresse in Alco vielleicht bei einem anderen Kontakt (z.B. Ehepartner, anderer Mieter) ebenfalls hinterlegt?

   • Ergebnis: Wenn die E-Mail bereits bei Nutzer A im System existiert, wird sie beim Import von Nutzer B ignoriert und das Feld bleibt leer.

2. Formatierung:

   • Enthält die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer Leerzeichen oder unzulässige Sonderzeichen im Alco-Export?

Symptom: Ein Eigentümer hat in Alco einen neuen Namen oder eine neue Adresse, in iDWELL steht aber noch das Alte.

1. Aktualisierung der Alco-Views:

   • Der Export aus Alco basiert oft auf Datenbank-Abfragen (Views).

   • Manchmal sind die Daten in der Alco-Oberfläche aktuell, aber die View im Hintergrund wurde noch nicht aktualisiert. Dadurch enthält die Export-Datei weiterhin die alten Daten.

   • Lösung: Prüfen Sie den Inhalt der Excel-Datei auf dem FTP-Server. Stehen dort die alten oder die neuen Daten? Wenn dort die alten stehen, muss der Export-Dienst in Alco geprüft werden.

Symptom: Ein Dokument liegt auf dem FTP, erscheint aber nicht beim Mieter.

1. Pfad- und Namenskonvention:

   • Die Zuordnung erfolgt meist über IDs im Dateinamen oder in der Ordnerstruktur.

   • Beispiel Fehlerquelle: Ein Dokument heißt Vertrag_123.pdf. In iDWELL ist der Vertrag aber unter der ID 123_neu bekannt.

2. Dateigröße und Format:

   • Ist die Datei beschädigt (0 KB Größe)?

   • Hat die Datei eine unzulässige Endung (z.B. .exe, .bat statt .pdf, .jpg)?

Symptom: Der alte Mieter hat noch Zugriff, der neue ist schon da.

1. Das "Lösch-Problem":

   • Wenn ein Mieter in Alco aus der Export-Liste entfernt wird (Zeile gelöscht), ignoriert iDWELL diesen Datensatz beim Import. Das System behält dann einfach den letzten bekannten Stand bei (Nutzer bleibt aktiv).

2. Korrektes Vorgehen:

   • Der Datensatz muss im Export enthalten bleiben, aber mit einem Vertragsende-Datum in der Vergangenheit gefüllt sein. Erst dann setzt iDWELL den Status auf "inaktiv/archiviert".