Damit die Synchronisation zwischen ALCO HOUSE und iDWELL reibungslos funktioniert, müssen sowohl technische Hürden genommen als auch gewisse "Spielregeln" bei der Datenpflege beachtet werden.
Die wichtigste Grundregel vorab: Ihr ERP-System ist das führende System. Das bedeutet, dass Stammdaten (Namen, Telefonnummern, E-Mails) immer in Ihrem ERP gepflegt werden müssen. Änderungen, die Sie manuell in iDWELL vornehmen, werden beim nächsten Synchronisationslauf überschrieben.
Wichtig für: Sachbearbeiter & Stammdaten-Verwalter
Die Qualität der Daten in iDWELL ist immer nur so gut wie die Datenbasis in Alco. Damit der automatische Import klappt, beachten Sie bitte folgende 4 Grundsätze:
Alle Stammdatenänderungen (z.B. neue Telefonnummer, Namensänderung, E-Mail-Adresse) müssen zwingend in Alco vorgenommen werden.
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Warum? Die Schnittstelle ist eine Einbahnstraße (Alco -> iDWELL). Änderungen, die Sie manuell in iDWELL vornehmen, werden beim nächsten nächtlichen Sync von den (alten) Alco-Daten überschrieben.
Achten Sie darauf, dass eine natürliche Person über alle Objekte hinweg immer dieselbe Benutzernummer (bzw. ADR_ID) in Alco behält.
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Beispiel: Herr Müller besitzt eine Wohnung in Objekt A und eine in Objekt B.
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Richtig: In beiden Objekten ist Herr Müller mit der ID 10500 verknüpft. -> iDWELL erkennt: „Das ist derselbe Herr Müller“ und erstellt einen Account für beide Wohnungen.
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Falsch: In Objekt A hat er ID 10500, in Objekt B hat er ID 99200. -> iDWELL erstellt zwei getrennte Accounts (doppelte Einladungen, Login-Chaos).
In iDWELL dient die E-Mail-Adresse als eindeutiges Merkmal für den Login.
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Regel: Eine E-Mail-Adresse darf in Alco nur einmalig vorkommen.
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Konsequenz: Teilen sich Eheleute eine E-Mail-Adresse in den Stammdaten, wird nur der erste importierte Nutzer diese E-Mail erhalten. Beim zweiten Nutzer bleibt das Feld leer, da die Adresse im System bereits „vergeben“ ist.
Warum iDWELL diese Logik nutzen muss:
Stellen Sie sich vor, Sie melden sich bei einer Social-Media-Plattform wie Facebook oder Instagram an. Dort kann jede E-Mail-Adresse auch nur einmal verwendet werden – sonst weiß das System nicht, wer hinter dem Account steckt.
Genauso funktioniert es in iDWELL: Jede Person wird über ihre E-Mail-Adresse eindeutig erkannt. Wenn mehrere Eigentümer dieselbe E-Mail-Adresse nutzen, kann das System nicht unterscheiden, wer welche Daten erhalten soll, und es entstehen Fehler oder Datenschutzprobleme.
Daher gilt: Pro Eigentümerpartnerschaft gibt es einen eigenen Account mit einer individuellen E-Mail-Adresse, genau wie bei einem Vertrag im ERP-System, der nur einmal für diese Partnerschaft hinterlegt ist. So ist alles eindeutig zugeordnet und jeder erhält die richtigen Informationen.
Wenn ein Mieter auszieht oder ein Eigentümer verkauft:
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Richtig: Setzen Sie in Alco ein Vertragsende-Datum. Dieses muss einmalig an iDWELL übertragen werden, damit das System den Nutzer archivieren kann.
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Falsch: Löschen Sie die Zeile einfach aus dem Export oder entfernen Sie den Nutzer sofort aus der Alco-Datenbank, ohne dass ein Enddatum übermittelt wurde.
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Folge bei Nichtbeachtung: Der Nutzer bleibt als „Karteileiche“ in iDWELL aktiv, da das System nie die Information „Vertrag beendet“ erhalten hat.
Wichtig für: IT-Abteilung & Server-Admins
Die Übertragung erfolgt dateibasiert via FTPS. Damit der iDWELL-Importserver die Daten abholen kann, müssen folgende Parameter konfiguriert sein:
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Protokoll: FTPS (FTP over SSL/TLS).
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Port: Standardmäßig Port 21 (sofern nicht anders vereinbart).
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Modus: Der Server sollte idealerweise den Passiven Modus unterstützen.
Da iDWELL die Daten aktiv abholt, muss Ihre Firewall den Zugriff von außen zulassen.
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Bitte setzen Sie die iDWELL IP-Adressen auf die Whitelist (Allow-List) Ihrer Firewall.
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Hinweis: Die aktuellen IP-Adressen erhalten Sie bei der Einrichtung vom iDWELL Support (siehe Onboarding-E-Mail).
Der Import-Parser ist auf ein exaktes Format angewiesen.
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Dateityp: .xlsx (Excel) oder .csv.
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Dateiname: Der Dateiname (z.B. export_idwell.xlsx) ist fest definiert und darf nicht geändert werden.
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Spaltenstruktur: Die Reihenfolge und Benennung der Spalten in der Export-Datei darf nach der initialen Einrichtung nicht verändert werden.
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Achtung: Das Hinzufügen einer neuen Spalte "Bemerkung" mitten in der Tabelle verschiebt alle nachfolgenden Spalten und führt zu fehlerhaften Datenimporten (z.B. landet die Telefonnummer plötzlich im E-Mail-Feld).
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Der Export aus Alco auf den FTP-Server sollte täglich vor 23:00 Uhr abgeschlossen sein.
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Der iDWELL-Importlauf startet in der Regel zwischen 23:00 und 00:00 Uhr.
