Spielregeln / technische Voraussetzungen für einen erfolgreichen Datenaustausch zwischen HVW3 und iDWELL

Damit die Synchronisation zwischen DOMUS ERP und iDWELL reibungslos funktioniert, müssen sowohl technische Hürden genommen als auch gewisse "Spielregeln" bei der Datenpflege beachtet werden.

Die wichtigste Grundregel vorab: Ihr ERP-System ist das führende System. Das bedeutet, dass Stammdaten (Namen, Telefonnummern, E-Mails) immer in Ihrem ERP gepflegt werden müssen. Änderungen, die Sie manuell in iDWELL vornehmen, werden beim nächsten Synchronisationslauf überschrieben.

iDWELL validiert die importierten Daten. Werden bestimmte Formate nicht eingehalten, lehnt das System den Datensatz ab oder importiert ihn fehlerhaft.

Dies ist die häufigste Fehlerursache. In iDWELL ist die E-Mail-Adresse (bzw. Handynummer) ein eindeutiges Identifikationsmerkmal für einen Benutzer.

• Einmalige Verwendung: Eine E-Mail-Adresse darf nicht für mehrere unterschiedliche Personen verwendet werden.

  • Falsch: max.mustermann@beispiel.de ist bei Max Mustermann (Top 1) UND bei Maria Mustermann (Top 2) hinterlegt. -> Folge: Systemkonflikt, einer der User wird nicht angelegt oder falsch verknüpft.

  • Richtig: Jeder Nutzer benötigt eine eigene E-Mail-Adresse oder Handynummer für den App-Zugang.

• Formatierung: Es dürfen keine Anmerkungen im E-Mail-Feld stehen.

  • Falsch: max.mustermann@web.de (Büro)

  • Richtig: max.mustermann@web.de

• Mehrere Adressen: Sollen mehrere E-Mails übertragen werden, trennen Sie diese (je nach ERP) meist mit einem Semikolon (;).

Warum iDWELL diese Logik nutzen muss: 

Stellen Sie sich vor, Sie melden sich bei einer Social-Media-Plattform wie Facebook oder Instagram an. Dort kann jede E-Mail-Adresse auch nur einmal verwendet werden – sonst weiß das System nicht, wer hinter dem Account steckt.

Genauso funktioniert es in iDWELL: Jede Person wird über ihre E-Mail-Adresse eindeutig erkannt. Wenn mehrere Eigentümer dieselbe E-Mail-Adresse nutzen, kann das System nicht unterscheiden, wer welche Daten erhalten soll, und es entstehen Fehler oder Datenschutzprobleme.

Daher gilt: Pro Eigentümerpartnerschaft gibt es einen eigenen Account mit einer individuellen E-Mail-Adresse, genau wie bei einem Vertrag im ERP-System, der nur einmal für diese Partnerschaft hinterlegt ist. So ist alles eindeutig zugeordnet und jeder erhält die richtigen Informationen.

• Format: Verwenden Sie idealerweise das internationale Format: +49 171 1234567.

• Validierung: iDWELL versucht, Formate wie 0171 / 123 45 67 automatisch zu korrigieren. Anmerkungen wie „nur vormittags“ im Telefonfeld führen jedoch dazu, dass die Nummer nicht importiert wird.

• Länge: Vor- und Nachnamen sollten 70 Zeichen nicht überschreiten.

• Erlaubte Zeichen: Standard-Buchstaben und gängige Trennzeichen (., -, _, &, /). Exotische Sonderzeichen oder Emojis in Namensfeldern können den Import abbrechen lassen.

Wenn ein Mieter auszieht, darf der Datensatz in Ihrem ERP nicht einfach gelöscht werden.

• Das Problem: Wenn Sie einen Datensatz im ERP physisch löschen, verschwindet er einfach aus der Export-Datei. iDWELL erhält kein aktives Signal „User wurde gelöscht“, sondern sieht nur „Datensatz fehlt“. Der User bleibt in iDWELL oft als „Karteileiche“ bestehen.

• Die Lösung: Setzen Sie den Mieter im ERP auf „inaktiv“ oder pflegen Sie ein Auszugsdatum ein. Dieses Datum wird an iDWELL übertragen, und das System archiviert den Nutzer automatisch zum Stichtag.

iDWELL erkennt Datensätze anhand einer internen ID aus Ihrem ERP (z. B. Objekt 100 - Einheit 01 - Person 500).

• Wenn Sie im ERP einen Mieter löschen und ihn manuell neu anlegen (anstatt ihn umzubenennen), erhält er oft eine neue ID.

• Folge: Für iDWELL ist das eine völlig neue Person. Der alte Account bleibt bestehen, ein neuer wird angelegt -> Duplikat.

Damit ein Nutzer in iDWELL überhaupt angelegt werden kann (und eine Einladung zur App erhalten kann), benötigt er zwingend:

1. Vorname & Nachname

2. Mindestens eine valide Kontaktmöglichkeit (E-Mail ODER Mobilnummer)

Damit die Datenübertragung physisch stattfinden kann, prüfen Sie bitte folgende Punkte: 

• Server-Verfügbarkeit: Der FPT Server, auf dem der Export-Dienst läuft, muss zum Zeitpunkt der Übertragung (meist nachts) eingeschaltet und mit dem Internet verbunden sein.

• Firewall / Ports:

  • Für FTP/FTPS Übertragungen muss der Port 21 (bzw. 990 für FTPS) ausgehend freigegeben sein.

  • Der Passive Modus (PASV) sollte im FTP-Client erlaubt sein, um Firewall-Probleme zu umgehen.

• Wartungsfenster: Planen Sie Server-Neustarts oder Updates so, dass sie sich nicht mit dem iDWELL-Übertragungsfenster (meist 04:00 - 06:00 Uhr morgens) überschneiden.