Spielregeln / technische Voraussetzungen für einen erfolgreichen Datenaustausch zwischen Win-CASA & iDWELL

Damit die Synchronisation zwischen Win-CASA und iDWELL reibungslos funktioniert, müssen sowohl technische Hürden genommen als auch gewisse "Spielregeln" bei der Datenpflege beachtet werden.

Die wichtigste Regel vorweg: Win-Casa ist das führende System (Master).

• Datenpflege: Stammdatenänderungen (Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern) sollten immer in Win-CASA vorgenommen werden.

• Überschreib-Gefahr: Ändern Sie Stammdaten manuell in iDWELL, besteht die Gefahr, dass diese beim nächsten Synchronisationslauf wieder mit den (alten) Daten aus Win-CASAüberschrieben werden.

Bevor der erste Datensatz fließen kann, muss die Infrastruktur stimmen.

• Aktualität: Nutzen Sie idealerweise die aktuellste Version von Win-Casa (mindestens jedoch eine Version, die vom Hersteller noch aktiv supportet wird, z.B. Win-Casa 2022/2024).

• Modul-Lizenz: Der Export erfolgt nicht durch die Hauptanwendung selbst, sondern über ein separates Tool namens WinCASAExport.exe

Da der Export meist über den Windows-Aufgabenplaner (Task Scheduler) läuft, muss bei der Einrechtung ein besonderes Augenmerk auf die Berechtigungen gesetzt werden.

• Die „UNC-Pfad“-Regel: Verwenden Sie für den Export-Pfad niemals Netzlaufwerke (z. B. Z:\WinCasa\Export).

  • Falsch: Z:\... (Das Systemkonto kennt Laufwerk Z: nicht!)

  • Richtig: \\Servername\Freigabe\WinCasa\Export (UNC-Pfad).

• Der Benutzer: Der Windows-Task muss unter einem Konto laufen, das immer Rechte hat – auch wenn niemand am Server angemeldet ist.

  • Empfehlung: Nutzen Sie das SYSTEM-Konto oder einen dedizierten Service-Admin.

  • Einstellung: „Unabhängig von der Benutzeranmeldung ausführen“ muss aktiviert sein.

Die häufigsten Fehler entstehen nicht durch technische Defekte, sondern durch unsaubere Datenpflege.

In der digitalen Kommunikation ist die E-Mail-Adresse oft der Unique Identifier (das eindeutige Erkennungsmerkmal).

• Pflichtfeld: Ohne E-Mail-Adresse kann in iDWELL kein Benutzer eingeladen werden.

• Einmaligkeit: Jede E-Mail-Adresse darf im System nur einer Person zugeordnet sein.

  • Falsch: Ehepaar Müller und Ehepaar Schmidt nutzen beide info@hausverwaltung-beispiel.de (Dummy-Mail). -> Dies führt zu Verknüpfungsfehlern.

  • Richtig: Jeder Nutzer benötigt seine persönliche E-Mail-Adresse.

• Keine Sammeladressen: Vermeiden Sie generische Adressen wie mieter@gmx.de als Platzhalter.

Warum iDWELL diese Logik nutzen muss: 

Stellen Sie sich vor, Sie melden sich bei einer Social-Media-Plattform wie Facebook oder Instagram an. Dort kann jede E-Mail-Adresse auch nur einmal verwendet werden – sonst weiß das System nicht, wer hinter dem Account steckt.

Genauso funktioniert es in iDWELL: Jede Person wird über ihre E-Mail-Adresse eindeutig erkannt. Wenn mehrere Eigentümer dieselbe E-Mail-Adresse nutzen, kann das System nicht unterscheiden, wer welche Daten erhalten soll, und es entstehen Fehler oder Datenschutzprobleme.

Daher gilt: Pro Eigentümerpartnerschaft gibt es einen eigenen Account mit einer individuellen E-Mail-Adresse, genau wie bei einem Vertrag im ERP-System, der nur einmal für diese Partnerschaft hinterlegt ist. So ist alles eindeutig zugeordnet und jeder erhält die richtigen Informationen.

Damit Funktionen wie SMS-Benachrichtigungen oder Click-to-Call in der App funktionieren:

• Nutzen Sie internationale Formate (z.B. +49 170 1234567 oder 0043 664 1234567).

• Vermeiden Sie Freitext in Telefonfeldern (z.B. „0170 123456 (nur abends)“). Solche Zusätze können den Import verhindern.

Die Hierarchie muss sauber sein:

1. Gebäude: Muss als aktiv markiert sein.

2. Einheit: Muss dem Gebäude zugeordnet sein.

3. Bewohner/Eigentümer: Muss der Einheit mit einem gültigen Vertragszeitraum zugeordnet sein.

Wichtig: Bewohner ohne Einzugsdatum oder mit einem Vertragsbeginn weit in der Zukunft werden oft ignoriert, um Karteileichen zu vermeiden.