🧩 Prozesse: Dokumente in Aktivitäten fix hinterlegen

Effiziente Prozesse leben von Standards. Damit Ihre Mitarbeiter bei wiederkehrenden Aufgaben nicht jedes Mal nach den passenden Vorlagen suchen müssen, können Sie wichtige Dokumente nun direkt an eine Aktivität knüpfen.

Sobald die Aktivität im Arbeitsalltag gestartet wird, ist das Dokument bereits an Ort und Stelle hinterlegt – bereit zum Ausfüllen oder Versenden.

Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter bereitet eine Wohnungsübergabe vor. Anstatt auf dem Server nach der aktuellsten Version des Übergabeprotokolls zu suchen, öffnet er einfach die Aktivität in iDWELL. Das Formular liegt bereits dort für ihn bereit.

Ihre Vorteile:

• Einheitliche Standards: Das gesamte Team arbeitet immer mit den aktuellsten Vorlagen.

• Keine Suchzeiten: Dokumente sind genau dort, wo sie gebraucht werden.

• Fehlervermeidung: Es wird kein wichtiges Formular mehr vergessen.

Sie können die Dokumente zentral in Ihren Prozess-Einstellungen festlegen. Folgen Sie diesem Pfad:

Gehen Sie zu den Einstellungen.

Öffnen Sie den Reiter "Prozess-Strukturen" und rufen Sie den gewünschten Prozess auf (z. B. "Mietkündigung").

Klicken Sie auf die spezifische Aktivität, in der das Dokument benötigt wird (z. B. "Wohnungsübergabe durchführen"). Klicken Sie innerhalb der Aktivität auf das Drei-Punkte-Menü (Optionen).

Wählen Sie die Funktion zum Hochladen aus:

1. Laden Sie ein Dokument direkt von Ihrem Desktop hoch.
2. Oder wählen Sie ein bereits im Portal hinterlegtes Dokument aus Ihrer Ablage aus.

Das Ergebnis: Jedes Mal, wenn ein Teammitglied diese Aktivität für eine Servicemeldung startet, ist das Dokument automatisch in der Aufgabe hinterlegt.

Diese Funktion eignet sich hervorragend für alle standardisierten Abläufe:

• Wohnungsabnahmen: Hinterlegen Sie leere Protokoll-Vorlagen.

• Versicherungsschäden: Verknüpfen Sie das Schadensformular direkt mit der Aktivität "Schaden melden".

• Beitrittserklärungen: Halten Sie Formulare für SEPA-Mandate direkt bereit.

💡 Profi-Tipp: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Prozess-Strukturen. Wenn sich eine gesetzliche Vorlage ändert, tauschen Sie das Dokument einmal zentral in den Einstellungen aus, und Ihr gesamtes Team arbeitet ab sofort mit der neuen Version.