⚙️ 1. Einstellungen & Start
Wichtige Einstellungen & Konfigurationen für den Start mit iDWELL🔑 Anmeldung + Zugang
Neuen Mitarbeiteraccount anlegen
Registrierung für das Portal
Anmeldung als Mitarbeiter
Einloggen über den Browser als Immobilienverwalter
Registrierung für Mieter/Eigentümer
Erstregistrierung für das Portal aus Mieter-/Eigentümersicht
Einladungstext anpassen
Text für Portaleinladungen anpassen
Login-Bereich auf Homepage einbetten
iDWELL-Login direkt auf der Homepage einbinden
💻 Systemzugriff
Schnellerstellung & Hilfe-Menü
So erstellen Sie über das Plus-Symbol schnell neue Einträge und finden Hilfe über das Fragezeichen.
Empfohlener Browser
Google Chrome
iDWELL von unterwegs nutzen
Nutzung der iDWELL Go App als Immobilienverwalter
🔐 2-Faktor-Authentifizierung (2FA)
2FA – Sinn & Zweck
Erklärung und Vorteile der 2FA in iDWELL
2FA mit Microsoft Entra einrichten
2FA zu iDWELL einrichten
Login mit 2FA
Login über die 2FA
FAQ zur 2FA
Häufig gestellte Fragen & Antworten zur 2-Faktor-Authentifizierung
🎨 Layout, Sprache & Unternehmensdarstellung
Region, Zeitzone & Portal-URL
So stellen Sie Land, Ort und Standardsprache Ihres Portals ein.
Layout & Farben ändern
Änderungen von Logos & Farben
Mini-Dashboard auf der Startseite
Heutige Servicemeldungen & Aktivitäten auf einen Blick
Firmenname & Beschreibung ändern
Unternehmensbeschreibung in der App ändern
Firmenanschrift ändern
Firmenadresse in der App ändern
👥 Mitarbeiterverwaltung
Rolle Manager / Mitarbeiter ändern
Rolle eines Benutzers in der Nutzerverwaltung ändern
Gebäude an Mitarbeiter zuweisen
Gebäudezuweisung an Mitarbeiter und Manager
Alle Objekte auf einmal zuweisen
Alle Objekte auf einmal zuweisen
Mitarbeiter archivieren
Manager / Mitarbeiter archivieren
📩 E-Mail-Integration
E-Mail-Integration – Überblick
Konfiguration der E-Mails anhand Ihrer unternehmensspezifischen Bedürfnisse
E-Mail-Postfach mit iDWELL verknüpfen
Anleitung zur Integration Ihres E-Mail-Clients
2-Wege-Synchronisation einrichten
Erklärung & Einrichtung der 2-Weg-Synchronisation
E-Mail-Signatur hinterlegen
E-Mail-Signatur anlegen und formatieren
E-Mail-Threads ein- oder ausschalten
E-Mail-Konversationen aktivieren/deaktivieren
📝 Textvorlagen
Textart bei Textvorlagen: Standard und Einfach
Was „Standard Textart“ und „Einfache Textart“ beim Erstellen einer Textvorlage bedeuten
Standard-Textvorlagen
70 bereitgestellte Textvorlagen in iDWELL - ein Überblick
Einsatzbereiche für Textvorlagen
Anwendungsbereiche für Textvorlagen kurz erklärt
Platzhalter (Variablen)
Alle Variablen für Textvorlagen übersichtlich nach Themen – mit Bezeichnung, Variable und Beispiel.
Vorlage für E-Mails erstellen
Vorlagen für E-Mails erstellen
🔔 Benachrichtigungen
E-Mail-Benachrichtigungen einstellen
E-Mail-Benachrichtigung aus dem Portal
Chat-Benachrichtigungen ausschalten
Anschreiben per Privatnachricht verbieten
🧩 Rechte-Management
Zugriff, Zuweisung & Vertretung – Überblick
Wie Rolle, Gebäude, Kategorie und Objektgruppe zusammenspielen – mit Praxisbeispiel und Vertretungsregelung.
Rechte-Management – Überblick
Welche Rechte Sie für Mitarbeiter, Mieter & Eigentümer und unbestätigte Nutzer festlegen können.
Berechtigungen: Schwarzes Brett
Einschränkung / Freischaltung von Kommunikationsmöglichkeiten
Berechtigungen: Servicemeldungen
Einschränkung / Freischaltung von Kommunikationsmöglichkeiten
Berechtigungen: Chats
Einschränkung / Freischaltung von Kommunikationsmöglichkeiten
📚 FAQ Bereich
FAQs – warum sie wichtig sind
Tipps & Tricks rund um den FAQ-Bereich
FAQs erstellen
Hilfreiche Fragen & Antworten für Mieter/Eigentümer liefern
Nach FAQs suchen
Wie Mieter/Eigentümer schnell Fragen auf ihre Antworten finden
FAQs bearbeiten
Fragen & Antworten für Mieter/Eigentümer laufend ergänzen
FAQs löschen
Fragen & Antworten für Mieter/Eigentümer entfernen
📊 Tabellen, Suche & Filter
Filtermöglichkeiten
Filter in Tabellenübersichten anwenden
Filtervorlagen anlegen
Vorgefertigte Filter dem ganzen Unternehmen zur Verfügung stellen
Filtervorlagen für alle freischalten
Filtervorlagen öffentlich schalten
Spaltenanordnung ändern
Spalten individuell konfigurieren
Spaltenanordnung zurücksetzen
Spaltenanordnung in den iDWELL-Standard zurücksetzen lassen
🏷️ Labels
Labels – Überblick
Alle Labels Ihrer Verwaltung zentral verwalten
Neues Label erstellen
Eigene Labels mit Name, Farbe und Einsatzbereich anlegen
Bestehendes Label bearbeiten
Name, Farbe, Einsatzbereich und Sichtbarkeit nachträglich ändern
Label öffentlich oder privat stellen
Festlegen, wer ein Label sieht
Label löschen
Nicht mehr benötigte Labels dauerhaft entfernen
⚙️ Datenfelder konfigurieren
Datenfelder konfigurieren – Überblick
Möglichkeiten zur Gestaltung von Dropdown-Feldern
Kategorien anlegen
Kategorien konfigurieren
Funktionsrollen anlegen
Funktionsrollen konfigurieren
Aktivitätsarten anlegen
Klassifizierung von Aktivitäten konfigurieren
Aktivitäts-Label anlegen
Labels für Prioritäten konfigurieren
🧾 Briefvorlagen
Variablen in Briefvorlagen
Bedeutung der Variablen
Briefvorlage aus einer E-Mail versenden
Briefvorlage als PDF-Anhang an eine E-Mail hängen
Briefvorlage anpassen & hinterlegen
Briefvorlagen in iDWELL hinterlegen und anpassen
Anwendungsbeispiele für Briefvorlagen
Anwendungsbeispiele für automatisierte Briefvorlagen
Briefvorlage als Serienmail versenden
Personalisierte Briefe an mehrere Empfänger gleichzeitig senden
⚡ Workflow-Bot, Prozesse & Automations
Automations: Praxisbeispiele
Zwölf Automations aus dem Hausverwaltungsalltag zum Nachbauen – mit Trigger, Bedingungen und Aktionen.
Automations: Logdaten & Fehlersuche
So prüfen Sie in den Logdaten, ob Automations erfolgreich waren, und beheben typische Fehler.
Automations: Duplikatssuche
So erkennen Automations doppelte Servicemeldungen zum selben Schaden und verknüpfen sie.
Automations: Chatnachricht senden
So schicken Automations Chat- und Push-Nachrichten an Ihre Kunden.
Automations: Phase automatisch starten
So starten Automations die nächste Prozessphase, sobald eine Aktivität beantwortet wurde.
🛠️ Sonstige Einstellungen
API-Zugang einrichten
Wie Sie Zugangsdaten für die iDWELL-Schnittstelle (API) erhalten.
iDWELL Finance verbinden
So verbinden Sie iDWELL Finance (automatisierte Belegerkennung) mit Ihrem Portal.
Tabellenkonfiguration & Rechnungsexport
So legen Sie die Standardspalten der Tabellen und die Zahlungsdaten für den Rechnungsexport fest.
E-Post-Guthaben einsehen
Aktuelles Guthaben und Transaktionen prüfen
Vertragsdetails & Kontingente einsehen
Gebuchten Tarif, Add-ons und Verbrauch prüfen