Mit DocFlows versenden Sie hunderte Dokumente gleichzeitig. Damit Sie nicht bei jedem Mieter einzeln prüfen müssen, ob er die App nutzt oder eine E-Mail-Adresse hat, können Sie in iDWELL eine Standard-Logik hinterlegen.
Das System erkennt dann beim Start eines DocFlows von selbst: „Dieser Mieter hat keine E-Mail und nutzt auch noch nicht die App, also bereite ich für ihn direkt den E-Post-Brief vor.“
So gelangen Sie zu den Einstellungsmöglichkeiten:
Klicken Sie rechts oben auf der horizontalen Leiste auf Ihren Namen und wählen Sie “Einstellungen” aus.
Wählen Sie links die Menüleiste “Unternehmen” aus und scrollen Sie bis ganz nach unten ans Ende.
In Ihren Einstellungen finden Sie unter „Voreinstellung zu Versandoptionen für DocFlows“ drei Reiter. Hier bestimmen Sie das Verhalten für jeden einzelnen App-Status (Online, Eingeladen, Importiert etc.).
Hier legen Sie fest, ob iDWELL versuchen soll, das Dokument per Push-Benachrichtigung direkt in die App zu stellen.
-
Empfehlung: Aktivieren Sie den Schieberegler für alle Status-Typen (Online, Eingeladen, Importiert, Ungültig und sogar Blockiert).
-
Warum?
Auch wenn ein Mieter oder Eigentümer heute noch nicht „Online“ ist, lohnt es sich, den App-Versand immer aktiv zu lassen. Hier sind die Gründe für dieses „Aha-Erlebnis“:
-
Die lückenlose Akte: Wenn sich ein Kunde erst in drei Monaten registriert, findet er sofort alle Dokumente vor, die Sie ihm in der Zwischenzeit geschickt haben (z. B. die letzte Abrechnung oder das Protokoll der Versammlung).
-
Der „Wow-Effekt“: Der Kunde loggt sich zum ersten Mal ein und sieht keine leere Seite, sondern ein perfekt gepflegtes Archiv seiner Unterlagen. Das schafft sofort Vertrauen in Ihre moderne Arbeitsweise.
-
Weniger Rückfragen: Da der Kunde seine Dokumente selbst im Portal findet, entfallen Telefonate wie „Könnten Sie mir die Abrechnung von letztem Monat nochmal schicken?“.
-
Vorsorge für später: Auch bei Status wie „Ungültig“ oder „Importiert“ schadet die Aktivierung nicht – sie bereitet lediglich das digitale Nest für den Moment vor, in dem der Kunde aktiv wird.
-
Hier steuern Sie den Versand per E-Mail. Die Besonderheit: iDWELL unterscheidet hier, ob eine E-Mail-Adresse im Mieterprofil hinterlegt ist oder nicht.
-
E-Mail-Adresse vorhanden: Aktivieren. Jede E-Mail, die wir digital versenden können, spart bares Geld. Und für App-Nutzer im Status "online" haben Sie die doppelte Sicherheit, dass das Dokument auch wirklich ankommt.
-
Keine E-Mail-Adresse vorhanden: Deaktivieren. Hier kann iDWELL ohnehin nichts versenden. Durch die Deaktivierung erkennt das System sofort, dass es einen anderen Weg (E-Post) wählen muss.
Die E-Post ist Ihr digitaler Briefversand. iDWELL schickt die Datei an die Post, dort wird sie gedruckt, kuvertiert und frankiert.
-
E-Mail-Adresse vorhanden: Deaktivieren. Wenn wir eine E-Mail haben, brauchen wir (in der Regel) keinen Brief schicken.
-
Keine E-Mail-Adresse vorhanden: Aktivieren. Das ist Ihre Versicherung! Wenn ein Mieter weder die App nutzt noch eine E-Mail hat, sorgt diese Einstellung dafür, dass iDWELL automatisch den Postweg über E-Post vorbereitet.
| App-Status des Kunden | App-Versand | E-Mail-Versand | E-Post-Versand |
| Kunde ist „Online“ | Aktiviert ✅ | Aktiviert ✅ | Deaktiviert ❌ |
| Kunde hat nur E-Mail | Aktiviert ✅ | Aktiviert ✅ | Deaktiviert ❌ |
| Kunde ist „Analog“ | Aktiviert ✅ | Deaktiviert ❌ | Aktiviert ✅ |
Praxis-Tipp: Durch diese Einstellungen „filtert“ iDWELL beim DocFlow-Start Ihre Empfängerliste. Am Ende erhalten Sie eine übersichtliche Zusammenfassung. Sie müssen nur noch einmal auf „Bestätigen“ klicken.
Vielleicht sind Ihnen die verschiedenen Status-Begriffe im Screenshot aufgefallen. Hier eine kurze Gedächtnisstütze:
-
Online (Grün): Der Kunde nutzt die App aktiv.
-
Eingeladen (Gelb): Der Kunde hat den Einlink erhalten, aber noch nicht geklickt.
-
Importiert/Ungültig (Orange): Der Kunde ist im System angelegt, hat aber noch keine Zugangsdaten erhalten.
-
Blockiert (Rot): Diesem Kunden wurde der Zugang zum Portal entzogen.
Die Änderungen hier sind Voreinstellungen. Wenn Sie einen konkreten DocFlow (z. B. die Betriebskostenabrechnung) starten, können Sie diese Einstellungen für diesen einen Versand immer noch händisch anpassen. Diese Maske hier dient lediglich dazu, Ihnen 90 % der Klickarbeit abzunehmen.
