Wie erstelle & versende ich eine Briefvorlage aus einer Servicemeldung?

Briefvorlagen aus Servicemeldungen versenden

Geschrieben von iDWELL Kundensupport

Aktualisiert vor 2 Jahren

Aus jedem Vorgang, den Sie angelegt haben, kann nun auch ein Briefanhang in einer E-Mail versendet werden. Der Inhalt des Briefes passt sich automatisch mit den Informationen aus der Servicemeldung an.

Die Anwendungsbeispiele können vielfältig sein, um nur ein paar zu nennen:

Bestätigung einer Mietkündigung
Beauftragung an den Handwerker
Begrüßung an den Mieter mit einem SEPA

Sollten Sie sich bereits mit dem Versenden von E-Mails aus einer Servicemeldung perfekt auskennen, so können Sie auch erst bei Schritt 6 anfangen, zu lesen.

Schritt 1:

Öffnen Sie die entsprechende Servicemeldung und scrollen Sie nach unten zu dem Reiter „E-Mails“. Wählen Sie den Reiter “E-Mails” aus und klicken Sie auf “E-Mail schreiben”.

Wenn Sie noch Hilfestellung für die Such- oder Filterfunktion für Servicemeldungen benötigen, klicken Sie bitte dafür auf den entsprechenden Link.

Schritt 2:

Wählen Sie nun aus, ob Sie einem Dienstleister, einem Kunden oder einer sonstigen Person eine E-Mail schreiben möchten.

Je nach Auswahl wird der E-Mail Verlauf unter dem Reiter “Dienstleister”, “Kunden” oder “Sonstiges” gespeichert. Unter “Alle” finden Sie den chronologischen Verlauf aller Kommunikationsverläufe.

Um eine Briefvorlage einer Mail anzuhängen, gehen Sie wie gewohnt vor und klicken Sie auf den Button „E-Mail schreiben. Wählen Sie aus, ob die Mail an einen Dienstleister, Kunden oder Sonstige gesendet werden soll. In diesem Fall wählen wir den Dienstleister, aus. Nun öffnet sich ein E-Mailfenster.

Schritt 3:

Nach Ihrer Auswahl öffnet sich ein E-Mail Fenster. Als Absender sehen Sie Ihre E-Mail Adresse vermerkt. Sie können auch mehrere E-Mail Accounts mit dem System verknüpfen und entscheiden, in wessen Namen Sie die E-Mail versenden.

Lesen Sie hier mehr, wie Sie E-Mail Accounts mit dem iDWELL System verknüpfen können.

Schritt 4:

Tippen Sie nun den Empfänger ein. Sie können sowohl nach einem Namen als auch nach einer E-Mail suchen. Das System zeigt Ihnen alle Suchvorschläge aus Ihren Mitarbeitern, Kunden, Dienstleistern und sonstigen Kontaktpersonen an.

Auch die Rolle der jeweiligen Person im System ist im Suchvorschlag dargestellt.

Wählen Sie nun den entsprechenden Empfänger aus.

Schritt 5:

Tippen Sie einen Betreff ein und machen Sie sich auch wie gewohnt die “CC” bzw. “BCC” Funktion zu Nutze, sofern notwendig.

Schritt 6:

Um beispielsweise eine Auftragserteilung als PDF direkt aus der Mail zu erstellen, klicken Sie auf "Briefvorlage öffnen und auswählen".

Schritt 7:

Nun öffnet sich ein neues Auswahlfeld.

Auf der linken Seite finden Sie alle Dokumente, die Sie bei iDWELL als Briefvorlage für die Servicemeldungen hinterlegt haben.

Sollten Sie das Paket für die Briefvorlagen noch nicht gebucht haben, so wenden Sie sich bitte an unseren Kundensupport unter support@idwell.com.

Bitte beachten Sie, dass es sich dabei um ein kostenpflichtiges Paket handelt. Gerne beraten wir Sie, welches das passende Paket für Ihre Bedürfnisse ist.

Nicht nur Auftragserteilungen, sondern Beispielsweise auch Mietverträge, Einladungen zur ET Versammlung oder ein Informationsschreiben können Beispiele für eine Briefvorlage sein. Ihrer Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.

Schritt 8:

Wählen Sie nun ein entsprechendes Dokument. Sie können oben die Suchleiste verwenden, um ein Dokument schneller zu finden.

Schritt 9:

Klicken Sie auf das Dokument, um die Zoom-Funktion zu aktivieren und die Inhalte besser lesen zu können.

Sollte das Dokument außerdem mehr Seiten haben, können Sie mit den Pfeilen rechts und links vom Dokument vor- bzw. zurückblättern.

Schritt 10:

Sobald Sie eine Orientierung gefunden haben, konzentrieren Sie sich bitte auf die Platzhalter, die im System mit Klammerwerten {{ }} hinterlegt worden sind.

Die englischen Platzhalter, wie beispielsweise

{{request title}} (= Betreff der Servicemeldung)
{{request_creator_name}} (= Name des Erstellers der Servicemeldung)
{{supplier name}} (= Name des verknüpften Dienstleisters mit der Servicemeldung)

werden vom System automatisch befüllt. Diese sind mit den Eckdaten der Servicemeldung verknüpft.

Hier finden Sie eine Auflistung aller englischen Variablen und deren Bedeutung.

Die deutschen Platzhalter, wie beispielsweise

{{Auftragskosten}}
{{Kaution}}
{{Ende_der_Arbeiten}}

werden vom System nicht automatisch befüllt. Diese sind auf der rechten Seite des Dokuments von Ihnen zu befüllen. Sie werden dann automatisch in das Dokument übertragen.

Sobald Sie sich in ein Feld hineinklicken, wird das Feld an der richtigen Stelle im Dokument für Sie zur Orientierung gelb hinterlegt.

Schritt 11:

Wenn Sie mit dem Befüllen des Dokumentes fertig sind, klicken Sie auf "Briefvorlage verwenden".

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie an dieser Stelle das Dokument nicht verändern können. Dieses muss in den Einstellungen verändert werden. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.

Schritt 12:

Die Briefvorlage ist nun in der E-Mail hinterlegt worden. Klicken Sie einfach auf den Stift, um nochmals eine Änderung vorzunehmen.

Schritt 13:

Verfassen Sie nun Ihren E-Mail Text. Hierzu können Sie ebenfalls Textvorlagen verwenden.

Wie Sie die Textvorlagen für E-Mails bearbeiten oder ergänzen können, erfahren Sie hier.

Schritt 14:

Scrollen Sie in der E-Mail nun nach unten. Dort ist das von Ihnen erstellte Dokument bereits hinterlegt.

Klicken Sie nun auf "Vorschau", um das Endergebnis zu begutachten.

Schritt 15:

In der Vorschau können Sie das Dokument nun herunterladen.

Schritt 16:

Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, so klicken Sie bitte auf Mail(s) versenden. Sollten Sie mehrere Empfänger ausgewählt haben, so werden mehrere E-Mails gleichzeitig mit einem jeweils auf den Empfänger angepassten Dateianhang mitgeschickt.

Möchten Sie die Details in der Briefvorlage nochmals anpassen, so lesen Sie sich bitte die Anleitung nochmals in Schritt 12 durch.

Möchten Sie die Inhalte oder Struktur der Briefvorlage grundsätzlich verändern, so lesen Sie sich bitte folgenden Artikel mit einer separaten Anleitung durch.

Schritt 17:

Die E-Mail wird nun automatisch bei der entsprechenden Servicemeldung hinterlegt. Sollte diese nicht gleich sichtbar sein, so aktualisieren Sie bitte die Seite im Browser mit F5.

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