Wie kann ich hinterlegte Dokumente per E-Mail versenden?

In iDWELL abgelegte Dokumente direkt per E-Mail versenden

Geschrieben von iDWELL Kundensupport

Aktualisiert vor 2 Jahren

iDWELL können Sie sowohl für Ihre internen Dokumente, als auch für kundenrelevante (externe) Dokumente als digitales Ablagesystem verwenden.

Die Verwaltung Ihrer Dokumente spart dadurch Zeit und Platz.

Falls ein Kunde ein Dokument per E-Mail anfragt und dieses wurde schon in iDWELL abgelegt, so können Sie es folgendermaßen per Klick versenden:

(Sollten Sie noch nicht wissen, wie Dokumente in iDWELL hochgeladen werden können, so lesen Sie sich bitte folgende Anleitung durch)

Schritt 1:

Egal, wo Sie sich im System befinden - das Prinzip ist immer dasselbe:

Setzen Sie links neben der Datei bzw. den Dateien ein Häkchen.

Achtung: Ordner können nicht direkt versendet werden - nur die Dateien, die sich darin befinden!

Schritt 2:

Klicken Sie auf den Button "Per E-Mail versenden".

Schritt 3:

Haben Sie ein Dokument auf Gebäudebene (Pfad = Gebäude < Dateien) ausgewählt, so öffnet sich ein E-Mail-Fenster und es werden alle Nutzer dieses Objektes vorausgewählt. Die Datei befindet sich direkt im im Anhang.

Hinweis: Möchten Sie, dass sich die Kunden einander nicht im E-Mail-Verteiler sehen, so aktivieren Sie das Häkchen "Serienmail". Weitere Informationen zur Serienmail finden Sie auch hier.

Haben Sie ein Dokument auf Kundenebene (Pfad = Kunden < Dateien) ausgewählt, so öffnet sich ebenfalls ein E-Mail-Fenster und es wird der entsprechende Nutzervorausgewählt. Die Datei befindet sich direkt im im Anhang.

Praxistipp:

Hat ein vereinzelter Kunde bspw. einen Energieausweis angefragt, welcher auf Objektebene abgespeichert wurde, und Sie möchten aber nicht, dass alle Kunden aus dem Objekt gleich in der E-Mail vorausgewählt sind, so können Sie dies über folgenden Pfad umgehen:

Schritt 4:

Wählen Sie diesmal den Reiter "Dokumente" auf der Startseite.

Schritt 5:

Wählen Sie den "Objektordner" aus.

Schritt 6:

Wählen Sie den entsprechenden Ordner der Liegenschaft aus. Sie können sich auch mit dem Filter auf der linken Menüleiste behelfen.

Schritt 7:

Setzen Sie wieder ein Häkchen beim entsprechenden Dokument und klicken Sie auf "Per E-Mail versenden".

Nun wird kein Empfängerkreis ausgewählt.

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