Wie kann ich eine unternehmensspezifische E-Mail einrichten?

Unternehmensspezifische E-Mail anlegen

Geschrieben von iDWELL Kundensupport

Aktualisiert vor 3 Wochen

Unternehmensspezifische E-Mails können in iDWELL vom Administrator konfiguriert werden und sind für alle Mitarbeiter in iDWELL sichtbar.

Die E-Mails sind nicht nur sichtbar, sondern alle Mitarbeiter haben auch die Möglichkeit, von diesem Postfach E-Mails zu versenden.

Um einen besseren Überblick zu behalten, empfehlen wir Ihnen, sich folgenden Artikel mit Praxistipps zu den E-Mails durchzulesen (mit grafischer Veranschaulichung).

So konfigurieren Sie einen unternehmensspezifischen E-Mail Account:

Achtung: Sie müssen dafür eine Administrator-Rolle haben!

Schritt 1:

Klicken Sie rechts oben auf der horizontalen Leiste auf Ihren Namen und wählen Sie "Einstellungen" aus.

Schritt 2:

Nun befinden Sie sich im Menü "Privates". Bitte wählen Sie die Rubrik "E-Mail Integration - Neu" aus.

Schritt 3:

Klicken Sie nun auf den Button "Account hinzufügen" und wählen Sie "Unternehmensweit" aus.

Weitere Praxistipps zu diesem Thema finden Sie hier.

Schritt 4:

Tragen Sie nun die E-Mail-Adresse ein, die Sie verknüpfen möchten.

Schritt 5:

Sollte das System Ihren E-Mail-Dienst erkennen, so werden Sie automatisch zum Login weitergeleitet (sofern das der Fall ist, können Sie gleich zu Schritt 6 scrollen). Andernfalls werden Sie dazu aufgefordert, Ihren E-Mail-Dienst auszuwählen.

Google & Microsoft (die am häufigsten verwendeten E-Mail-Dienste) werden als Vorauswahl angezeigt. Klicken Sie bitte auf "View all providers", wenn Sie mit einem anderen E-Mail-Dienst wie etwa GMX, 1&1, etc. arbeiten.

Wichtiger Hinweis: Wenn Sie mit Outlook arbeiten, impliziert dies nicht automatisch, dass der E-Mail-Dienst auch Outlook ist. Oftmals wird im Hintergrund mit Microsoft Office 365 oder Microsoft Exchange gearbeitet. Sollte die E-Mail-Integration nicht funktionieren, so vergewissern Sie sich bitte bei Ihrem IT-Administrator, dass der richtige E-Mail-Dienst ausgewählt wurde!

Sollte Ihr E-Mail-Dienst weiterhin nicht nicht in der Vorauswahl erscheinen, so klicken Sie bitte auf "IMAP" und danach nochmals auf "IMAP".

Tragen Sie nun alle erforderlichen Informationen ein.

Hinweis: Die Informationen zum IMAP Host und Port finden Sie in den Einstellungen Ihres E-Mail-Postfachs. Alternativ können Sie die Informationen auch einfach im Internet googeln bzw. finden Sie hier eine Auflistung für die gängigsten E-Mail-Dienste.

Schritt 6:

Nach erfolgreicher Auswahl Ihres E-Mail Dienstes, verifizieren Sie nun Ihren E-Mail-Account und tragen Sie die E-Mail Adresse und das Passwort Ihres E-Mail-Accounts ein.

Wichtiger Hinweis: Bitte tragen Sie nicht das Passwort Ihres iDWELL-Accounts, sondern Ihres E-Mail-Accounts ein! Sollte eine Fehlermeldung auftauchen, so vergewissern Sie sich bitte, dass auch das richtige Passwort eingegeben wurde.

Weiterer wichtiger Hinweis: Sollte eine Fehlermeldung auftauchen, so vergewissern Sie sich bitte, dass der richtige E-Mail-Dienst ausgewählt wurde. Oftmals wird Microsoft 365 mit Microsoft Exchange verwechselt oder es wird fälschlicherweise angenommen, dass "Outlook" der E-Mail-Dienst sei.

Schritt 7:

Es ist geschafft! Ihr E-Mail Account wurde erfolgreich in iDWELL integriert.

Erstellen Sie zuletzt Ihre E-Mail Signatur für ausgehende E-Mails. Diese werden automatisch an ausgehende E-Mails angehängt. Klicken Sie auf "Speichern", wenn Sie fertig sind.

Schritt 8:

Entscheiden Sie zum Schluss, ob die E-Mails für alle Mitarbeiter als gelesen gekennzeichnet sind, sobald der erste Mitarbeiter die E-Mail geöffnet und gelesen hat. Scrollen Sie dazu nach oben und setzen Sie den Regler bei Bedarf von "deaktiviert" auf "aktiv".

Schritt 9:

Ebenso können Sie noch einstellen, welche Schriftart und welche Schriftgröße als beim Schreiben einer E-Mail Standard für dieses Postfach festgelegt werden soll.

Hinweise:

Die unternehmensspezifischen E-Mails sind mit einem Symbol am Anfang gekennzeichnet.

Das verknüpfte E-Mail Postfach (oder auch mehrere gleichzeitig möglich) tauchen links unten im Filter bei der Überschrift "Unternehmens E-Mail Accounts" auf.

Solle etwas nicht funktionieren oder sollten Sie Fragen haben, so kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com oder im Chat-Fenster rechts im Eck unseres Helpcenters.

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