Wie konfiguriere ich E-Mails für das gesamte Unternehmen?

Konfiguration der E-Mails anhand Ihrer unternehmensspezifischen Bedürfnisse

Geschrieben von iDWELL Kundensupport

Aktualisiert vor 2 Jahren

Sehen Sie sich folgendes Beispiel einer typischen Immobilienverwaltung an:

Sandra Schuster arbeitet abwechselnd mit zwei E-Mail-Accounts (sandra.schuster@abc.com & makler@abc.com).
Jana Meier arbeitet ebenso abwechselnd mit zwei E-Mail Accounts (jana.meier@abc.com & buchhaltung@abc.com).
Peter Müller arbeitet mit einer E-Mail Adresse (peter.müller@abc.com).
Die meisten E-Mails landen aber unter info@abc.com und müssen im Team aufgeteilt und abgearbeitet werden.
Wenn Herr Müller auf Urlaub ist, soll sein Postfach freigeschaltet werden, damit Frau Meier und Frau Müller die E-Mails weiter bearbeiten können.

Für all diese Konstellationen hat iDWELL die Lösung. Es wird nämlich zwischen drei Arten von E-Mails unterschieden:

Private E-Mails (z.B.: sandra.schuster@abc.com)
Unternehmensspezifische E-Mails (z.B.: info@abc.com)
Geteilte E-Mails (z.B.: peter.müller@abc.com)

So könnte das Postfach aus Sicht von Frau Sandra Schuster aussehen:

1. Informationen zu den privaten E-Mails:

Private E-Mails können in iDWELL konfiguriert werden und sind nur für Sie persönlich sichtbar.

Ebenso können mehrere E-Mail Postfächer für einen Nutzer-Account gleichzeitig konfiguriert werden. Beispielsweise würde Frau Schuster die E-Mail Adressen sandra.schuster@abc.com und makler@abc.com konfigurieren.

Lesen Sie hier die Anleitung nach, wie Sie Ihren privaten E-Mail Account konfigurieren können.

Es kann beim Versenden von E-Mails aus iDWELL zwischen den Accounts gewechselt werden.

2. Informationen zu unternehmensspezifischen E-Mails

Unternehmensspezifische E-Mails können in iDWELL vom Administrator konfiguriert werden und sind für alle Mitarbeiter in iDWELL sichtbar.

Die E-Mails sind nicht nur sichtbar, sondern alle Mitarbeiter haben auch die Möglichkeit, von diesem Postfach E-Mails zu versenden.

Beispielsweise können sowohl Frau Schuster, Frau Meier als auch Herr Müller das E-Mail Postfach von info@abc.com bearbeiten und im Namen dieser E-Mail-Adresse E-Mails versenden.

Lesen Sie hier die Anleitung nach, wie Sie einen unternehmensspezifischen E-Mail Account konfigurieren können.

Achtung: Sie müssen dafür eine Administrator-Rolle haben!

Die unternehmensspezifischen E-Mails sind mit einem Symbol am Anfang gekennzeichnet.

3. Informationen zu geteilten E-Mails

Ist Herr Müller beispielsweise auf Urlaub, so kann er je nach Bedarf sein persönliches E-Mail-Postfach mit Frau Schuster und Frau Meier teilen (dies ist natürlich auch dauerhaft möglich).

Frau Schuster und Frau Meier können somit auf die E-Mails von Herrn Müller zugreifen und können diese abarbeiten und Vorgängen zuordnen.

Lesen Sie hier die Anleitung nach, wie Sie E-Mails einem Vorgang zuordnen können.

Der Unterschied zur unternehmensspezifischen E-Mail-Adresse ist, dass Frau Schuster und Frau Meier keine E-Mail im Namen von Herrn Müller versenden können.

Lesen Sie hier die Anleitung nach, wie Sie einen E-Mail Account teilen können.

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