Sehen Sie sich folgendes Beispiel einer typischen Immobilienverwaltung an:
- Sandra Schuster arbeitet abwechselnd mit zwei E-Mail-Accounts (sandra.schuster@abc.com & makler@abc.com).
- Jana Meier arbeitet ebenso abwechselnd mit zwei E-Mail Accounts (jana.meier@abc.com & buchhaltung@abc.com).
- Peter Müller arbeitet mit einer E-Mail Adresse (peter.müller@abc.com).
- Die meisten E-Mails landen aber unter info@abc.com und müssen im Team aufgeteilt und abgearbeitet werden.
- Wenn Herr Müller auf Urlaub ist, soll sein Postfach freigeschaltet werden, damit Frau Meier und Frau Müller die E-Mails weiter bearbeiten können.
- Private E-Mails (z.B.: sandra.schuster@abc.com)
- Unternehmensspezifische E-Mails (z.B.: info@abc.com)
- Geteilte E-Mails (z.B.: peter.müller@abc.com)
Private E-Mails können in iDWELL konfiguriert werden und sind nur für Sie persönlich sichtbar.
Ebenso können mehrere E-Mail Postfächer für einen Nutzer-Account gleichzeitig konfiguriert werden. Beispielsweise würde Frau Schuster die E-Mail Adressen sandra.schuster@abc.com und makler@abc.com konfigurieren.
Es kann beim Versenden von E-Mails aus iDWELL zwischen den Accounts gewechselt werden.
Unternehmensspezifische E-Mails können in iDWELL vom Administrator konfiguriert werden und sind für alle Mitarbeiter in iDWELL sichtbar.
Die E-Mails sind nicht nur sichtbar, sondern alle Mitarbeiter haben auch die Möglichkeit, von diesem Postfach E-Mails zu versenden.
Beispielsweise können sowohl Frau Schuster, Frau Meier als auch Herr Müller das E-Mail Postfach von info@abc.com bearbeiten und im Namen dieser E-Mail-Adresse E-Mails versenden.
Die unternehmensspezifischen E-Mails sind mit einem Symbol am Anfang gekennzeichnet.
Ist Herr Müller beispielsweise auf Urlaub, so kann er je nach Bedarf sein persönliches E-Mail-Postfach mit Frau Schuster und Frau Meier teilen (dies ist natürlich auch dauerhaft möglich).
Frau Schuster und Frau Meier können somit auf die E-Mails von Herrn Müller zugreifen und können diese abarbeiten und Vorgängen zuordnen.
Der Unterschied zur unternehmensspezifischen E-Mail-Adresse ist, dass Frau Schuster und Frau Meier keine E-Mail im Namen von Herrn Müller versenden können.