iDWELL & RELion ONE – Auftragsmanagement Schnittstelle

Die Schnittstelle verbindet iDWELL mit Aareon RELion ONE und schließt den Kreislauf von der Schadensmeldung bis zur gebuchten Rechnung – ohne Doppelerfassung.

iDWELL CRM Servicemeldung → RELion ONE Einkaufsauftrag → iDWELL Finance Rechnung kontiert → RELion ONE Einkaufsrechnung

Flow A – Servicemeldung wird zum Auftrag 

Ein Auftrag wird nicht automatisch beim Anlegen einer Meldung erstellt. Der Verwalter löst ihn gezielt aus – erst dann, wenn ein Dienstleister (Kreditor) zugewiesen ist.

1. Dienstleister zuweisen
   Kreditor in der Servicemeldung auswählen.
2. Auftrag auslösen
   In den Aktivitäten der Servicemeldung erscheint eine Aufgabe (z. B. Auftrag in RELion erteilen"). Ein Klick auf „Ja" startet eine iDWELL-Automation, die die Daten automatisch an die RELion-ONE-Schnittstelle sendet.
3. Belegnummer zurück ins CRM
   RELion liefert die Auftragsnummer (z. B. A26-00084) automatisch an die Servicemeldung zurück. Die iDWELL-Ticketnummer wird als 'Ihre Referenz' im RELion-Auftrag hinterlegt.

Welcher Belegtyp wird erzeugt?

Je nach Meldungskategorie erstellt iDWELL entweder eine Schadensmeldung (übergeordnet) oder direkt eine Einkaufsbestellung:

Schadensmeldung: Versicherungsfälle, Schlüsselbestellung
Direkte Einkaufsbestellung: Kleine Instandsetzung, Große Instandsetzung

Hauswart-Workflow (smapOne): Bei kleinen Instandsetzungen über smapOne wird direkt eine Bestellung erstellt – ohne vorgelagerte Schadensmeldung.

Flow B – Kontierte Rechnung wird zur Einkaufsrechnung

Nach Leistungserbringung wird die Rechnung in iDWELL Finance erfasst, kontiert und freigegeben. Danach überträgt iDWELL Finance den Beleg automatisch als Einkaufsrechnung nach RELion ONE – inkl. Belegbild im Archiv.

1. Beleg erfassen
   PDF, XRechnung oder ZUGFeRD – die KI liest Kopfdaten und Zeilen automatisch aus.
2. Kontieren & freigeben
   Objektkonto, Steuercode, Kostenstelle und ggf. Splitbuchung erfassen, Freigabe durchlaufen.
3. Übertragung nach RELion ONE
   Kopf, Zeilen und Belegbild werden automatisch übergeben. Der Bestellbezug aus Flow A wird über die Ursprungsbelegnummer hergestellt.

Status bei Auftragsanlage

Der Auftrag wird in RELion ONE immer direkt mit Status Freigegeben (Released) angelegt – es gibt kein laufendes Statusmapping von iDWELL nach RELion. Die Felder RelC Released by und RelC Released on werden beim Anlegen aktiv mitgeschickt, da RELion sie nicht automatisch befüllt.

Released by: Konstant 'IDWELL' (Daten-Import-User)
Released on: Erstellungsdatum der Servicemeldung

Anbindung einrichten

Der Onboarding-Prozess läuft in vier Schritten:

1. Zielstand bestätigen
   RELion ONE auf Business Central 365 (Cloud) als Zielumgebung bestätigen.
2. Entra-App-Registrierung
   App-Registrierung je Umgebung (Sandbox & Produktion) einrichten, Sandbox-Zugang für den Test bereitstellen.
3. Workshop Pflichtfelder
   Objektkonten, Kostenstellen-Dimensionen und Sachkonten gemeinsam definieren.
4. Testlauf & Go-live
   End-to-end-Test in der Trainingsumgebung, danach abgestimmtes Go-live

iDWELL_RELionONE_Schnittstelle.pdf