Nicht immer stimmen die Angaben einer Servicemeldung von Anfang an: Ein Mieter meldet einen Wasserschaden als „Reparaturdurchführung“, obwohl es ein Versicherungsfall ist, oder ein Eigentümer wählt beim Melden die falsche Wohnung. Titel, Beschreibung, Kategorie, Melder, Gebäude und Einheit korrigieren Sie jederzeit direkt im Kopfbereich der Servicemeldung. Ändern Sie die Kategorie, können Sie auch den hinterlegten Prozess mit seinen Aktivitäten austauschen.
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Am linken Bildschirmrand sehen Sie das Hauptmenü mit allen Bereichen von iDWELL. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Klicken Sie in der Liste auf die gewünschte Servicemeldung, um sie zu öffnen. Tipp: Über „Filter“ oben links oder die Suche in der Kopfzeile finden Sie eine bestimmte Servicemeldung schnell, z. B. nach Nummer, Titel oder Gebäude.
Titel ändern
Schritt 3:
Klicken Sie neben dem Titel auf den Stift „Bezeichnung ändern“. Geben Sie im Feld „Titel“ die neue Bezeichnung ein (maximal 255 Zeichen) und klicken Sie auf „Speichern“. Mit „Abbrechen“ verwerfen Sie die Änderung.
Beschreibung ändern
Schritt 4:
Fahren Sie mit der Maus über die „Beschreibung“ und klicken Sie rechts auf den Stift. Im Fenster „Beschreibung ändern“ bearbeiten Sie den Text mit der Formatierungsleiste (Schriftart, Größe, fett, kursiv, Aufzählungen, Links). Mit dem Pfeil-Symbol rechts oben vergrößern Sie das Fenster. Klicken Sie auf „Speichern“.
Hinweis: Das Symbol links neben dem Stift übersetzt die Beschreibung, z. B. wenn ein Mieter in einer anderen Sprache gemeldet hat.
Melder, Gebäude und Einheit ändern
Schritt 5:
Fahren Sie mit der Maus über das Feld „Melder“ und klicken Sie auf den Stift. Es öffnet sich das Fenster „Daten ändern“:
- „Aktion“: „Überschreiben“ ersetzt die bisherigen Angaben durch Ihre neue Auswahl.
- „Melder“: wählen Sie den richtigen Mieter, Eigentümer oder Mitarbeiter. Mit dem „x“ entfernen Sie die bisherige Auswahl.
- „Gebäude“ und „Einheit“: wählen Sie das betroffene Gebäude und die Einheit. Die Einheit hängt vom gewählten Gebäude ab.
Klicken Sie auf „Speichern“.
Achtung: Der Melder ist der Kunde, der die Servicemeldung in der iDWELL App bzw. im Kundenportal sieht, sofern sie für Kunden freigeschaltet ist. Prüfen Sie deshalb nach einer Änderung des Melders die Sichtbarkeit (Auge-Symbol neben dem Melder), damit kein falscher Kunde Einblick erhält.
Kategorie ändern und Prozess wechseln
Schritt 6:
Fahren Sie mit der Maus über das Feld „Kategorie“ und klicken Sie auf den Stift. Im Fenster „Kategorie ändern“ wählen Sie:
- „Aktion“: „Überschreiben“ (neue Kategorie setzen) oder „Alle entfernen“ (Kategorie leeren).
- „Kategorie auswählen“: klicken Sie in das Feld und scrollen Sie zur gewünschten Kategorie oder tippen Sie einen Teil des Namens ein, z. B. „Wasser“. Unterkategorien sind eingerückt dargestellt.
Klicken Sie auf „Speichern“.
Schritt 7:
Ist für die neue Kategorie ein anderer Prozess hinterlegt, fragt iDWELL im Fenster „Prozesse ändern“: „Möchten Sie, dass Aktivitäten für die neue Kategorie gestartet werden?“
- „Alte Aktivitäten behalten“: Nur die Kategorie ändert sich, Prozess und Aktivitäten bleiben wie bisher.
- „Neue Aktivitäten starten“: Der Prozess der neuen Kategorie mit seinen Phasen und Aktivitäten wird übernommen. Der bisherige Prozess wird archiviert.
Bestätigen Sie mit „Speichern“.
Achtung: Neue Aktivitäten ersetzen die alten. Alle in den alten Aktivitäten angehängten Dokumente gehen dabei verloren. Speichern Sie diese daher vorher an einem sicheren Ort, z. B. in einem Ordner im Reiter „Dokumente“.
Archivierten Prozess wiederherstellen
Schritt 8:
Haben Sie neue Aktivitäten gestartet, erscheint am Ende des Prozessstrahls ein Drei-Punkte-Menü „⋮“. Klicken Sie darauf, öffnet sich „Archivierte Prozesse (von alter Kategorie)“ mit Name, Kategorie, Erstellt am und Archiviert am.
Schritt 9:
Setzen Sie das Häkchen beim gewünschten Prozess und klicken Sie auf „Wiederherstellen“. Der aktuelle Prozess wird im Gegenzug archiviert und kann ebenfalls später wiederhergestellt werden.
Hinweis: Alle Änderungen werden im Reiter „Updates“ der Servicemeldung protokolliert. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer die Kategorie oder den Melder wann geändert hat.
Gut zu wissen: Welche Kategorien es gibt und welcher Prozess dahinter liegt, legt Ihr Administrator unter Einstellungen → „Prozess-Strukturen“ und „Workflow-Bot“ fest. Fehlt Ihnen eine Kategorie, wenden Sie sich bitte an ihn.
Weitere Informationen
- Mehr zu Phasen und Prozessen finden Sie hier: Prozessstrahl und Phasen
- Aktivitäten: Aktivitäten in der Servicemeldung
- Alle Bereiche der Servicemeldung: Aufbau einer Servicemeldung
- Sichtbarkeit des Melders: Sichtbarkeit für Kunden steuern
- Mehrere Servicemeldungen auf einmal ändern: Massenbearbeitung von Servicemeldungen
Video: Workflow-Bot erklärt
Im Tutorial #33 sehen Sie, wie Kategorien, Prozesse und Automatisierungen im Workflow-Bot zusammenspielen.
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
