🔔 4. Servicemeldungen
Vorgänge dokumentieren und bearbeiten🚀 Grundlagen
Benachrichtigungen bei neuen Nachrichten
So erfahren Sie von Antworten der Dienstleister und Kunden in Servicemeldungen und stellen E-Mail-Benachrichtigungen ein.
Idwell-to-Idwell: Verbindungen einrichten
So verbinden Sie Ihr Portal mit einem Partner, der ebenfalls iDWELL nutzt, um Servicemeldungen zu teilen.
Board-Ansicht (Kanban) für Servicemeldungen
Servicemeldungen nach Status auf einen Blick
Servicemeldungen aufrufen und Ansichten nutzen
Liste, Ansichten, Spalten, Sortierung und Seitengröße der Servicemeldungen an Ihre Arbeitsweise anpassen.
Servicemeldungen im Überblick
Was Servicemeldungen sind, woher sie kommen und die wichtigsten Begriffe
🗂️ Die Servicemeldung im Detail
Greta-Zusammenfassung nutzen
So fasst Greta AI den Verlauf einer Servicemeldung auf Knopfdruck in wenigen Stichpunkten zusammen.
Labels vergeben und entfernen
So kennzeichnen Sie Servicemeldungen mit farbigen Labels, z. B. für Priorität oder Bearbeitungsstand.
Aufbau einer Servicemeldung
Alle Bereiche einer geöffneten Servicemeldung erklärt: Kopfbereich, Reiter, Symbolleiste, Widgets und Änderungsverlauf.
Titel, Kategorie, Melder, Gebäude und Einheit ändern
So korrigieren Sie die Angaben einer Servicemeldung und wechseln bei Bedarf den Prozess.
Lesestatus für alle zuständigen Mitarbeiter
So stellen Sie ein, dass eine Servicemeldung für das ganze zuständige Team als gelesen gilt, sobald sie jemand öffnet.
👥 Mitarbeiter & Dienstleister
Mitarbeiter automatisch zuweisen (Smart Matching)
So ordnet iDWELL neue Servicemeldungen automatisch nach Gebäude und Kategorie den richtigen Mitarbeitern zu.
Dienstleister automatisch vorauswählen (Favoriten)
So schlägt iDWELL in jeder Servicemeldung automatisch die passenden Dienstleister vor.
Dienstleister zuweisen
So weisen Sie einer Servicemeldung Handwerker und andere Dienstleister zu und schalten externe Personen frei.
Mitarbeiter zuweisen und entfernen
So legen Sie fest, wer in Ihrem Team für eine Servicemeldung zuständig ist.
💌 E-Mails & Chats
Antwortadresse für E-Mails aus Servicemeldungen festlegen
So legen Sie fest, ob Antworten auf E-Mails aus Servicemeldungen über die iDWELL-Antwortadresse oder direkt in Ihrem eigenen Postfach ankommen.
Servicemeldung aus einer E-Mail erstellen
So legen Sie aus einer eingehenden E-Mail mit wenigen Klicks eine Servicemeldung an – auf Wunsch mit Unterstützung von Greta AI.
E-Mails einer Servicemeldung zuordnen
So hängen Sie E-Mails an eine bestehende Servicemeldung an und verschieben falsch zugeordnete E-Mails in die richtige Servicemeldung.
E-Mails in der Servicemeldung schreiben
So schreiben Sie E-Mails an Kunden, Dienstleister und weitere Kontakte direkt aus einer Servicemeldung – mit Vorlagen, Greta AI und Anhängen.
Serienmail aus einer Servicemeldung schreiben
So informieren Sie alle Mieter und Eigentümer eines Gebäudes mit einer Serienmail direkt aus der Servicemeldung.
✅ Prozesse, Phasen & Aktivitäten
Interne Aufgabenlisten
Interne Checklisten in einer Servicemeldung anlegen und abhaken.
Prozessstrahl und Phasen
So lesen und steuern Sie Prozess und Phasen einer Servicemeldung.
Aktivitäten in der Servicemeldung
Überblick über offene Aktivitäten, den Reiter Aktivitäten und alle Aktionen.
Aktivität erstellen
So legen Sie eine neue Aufgabe in einer Servicemeldung an.
Aktivität bearbeiten
So ändern Sie Titel, Zuständigkeit, Wiedervorlage und mehr.
🔗 Verknüpfungen, Aushänge & DocFlows
DocFlow aus einer Servicemeldung erstellen oder verknüpfen
So starten Sie einen DocFlow direkt aus der Servicemeldung oder verknüpfen einen bestehenden DocFlow damit.
Servicemeldungen miteinander verknüpfen
So fassen Sie zusammengehörige Servicemeldungen zu einer Gruppe zusammen und bearbeiten sie gemeinsam.
Folgemeldung aus einer Servicemeldung erstellen
So legen Sie aus einer bestehenden Servicemeldung eine neue, automatisch verknüpfte Servicemeldung an.
Aushang aus einer Servicemeldung erstellen
So informieren Sie alle Bewohner per Aushang am Schwarzen Brett – direkt aus der Servicemeldung und automatisch verknüpft.
📁 Dokumente & Rechnungen
Dokumente duplizieren und verschieben
So kopieren Sie Dateien einer Servicemeldung in andere Ordner oder legen sie in der Dateiablage eines Gebäudes ab.
Dokumente in der Servicemeldung
So finden, ordnen und laden Sie alle Dateien einer Servicemeldung im Reiter „Dokumente“.
Sichtbarkeit von Dokumenten für Kunden
So erkennen und steuern Sie, welche Dateien einer Servicemeldung Mieter und Eigentümer sehen.
Zahlungsarten und Leistungsarten konfigurieren
So passen Administratoren die Auswahlwerte für Leistungsart und Zahlungsmethode in der Rechnungsübersicht an.
Rechnungsübersicht
So behalten Sie Rechnungen, Selbstbehalt und Versicherungsleistung eines Vorgangs im Blick.
Empfohlene Filter für den Arbeitsalltag
Bewährte Filterkombinationen, mit denen Sie keine dringende oder überfällige Servicemeldung übersehen.
Servicemeldungen suchen
So finden Sie eine bestimmte Servicemeldung über die globale Suche oder über den Filter nach Nummer und Titel.
Servicemeldungen exportieren
So exportieren Sie Servicemeldungen als CSV-Datei, als ZIP-Datei mit allen Inhalten oder als Rechnungsübersicht.
Servicemeldungen filtern und Filtervorlagen speichern
So filtern Sie Servicemeldungen nach allen Datenfeldern und speichern häufig genutzte Filter als Filtervorlage.
⚡ Massenbearbeitung & Vertretung
Massenbearbeitung von Servicemeldungen
So ändern Sie Mitarbeiter, Status, Wiedervorlage, Labels und mehr für viele Servicemeldungen auf einmal.
Urlaubsvertretung zuweisen
So übergeben Sie Ihre offenen Servicemeldungen vor dem Urlaub mit wenigen Klicks an eine Vertretung.
🗄️ Archiv
Automatische Rückholung aus dem Archiv
So holt iDWELL archivierte Servicemeldungen automatisch zurück, sobald die Wiedervorlage erreicht ist.
Archivierte Servicemeldungen finden
So finden Sie archivierte Servicemeldungen und holen sie bei Bedarf zurück.
Servicemeldung archivieren
So legen Sie erledigte Servicemeldungen einzeln oder gesammelt im Archiv ab.
🎥 Tutorials
Wohnungsübergabe als Servicemeldung abbilden
Praxisbeispiel: Kündigung, Übergabetermin, Protokoll und Schlüsselrückgabe in einer Servicemeldung bündeln.
Doppelte Meldungen erkennen
Tutorial: Doppelte Schadensmeldungen automatisch erkennen und bündeln.
Wenn der Handwerker nicht reagiert
Tutorial: Dienstleister automatisch erinnern, wenn ein Auftrag offen bleibt.
Aufzugsstörung automatisieren
Tutorial: Aufzugsstörungen von der Meldung bis zum Aushang automatisieren.
Automatische Zuweisung an Mitarbeiter
Tutorial: Servicemeldungen automatisch den richtigen Mitarbeitern zuordnen.
🤖 Automatisierungen
Pflichtfelder einstellen
Pflichtangaben für Meldungen über die App im Workflow-Bot festlegen.
Wiedervorlagen und Labels automatisch setzen
Per Workflow-Bot je Kategorie Wiedervorlage und Labels vorgeben.
Bei neuer E-Mail automatisch „In Bearbeitung“
Abgeschlossene Servicemeldungen bei neuer Antwort automatisch wieder öffnen.
Servicemeldungen automatisch archivieren
Abgeschlossene und abgelehnte Servicemeldungen automatisch archivieren.
Phasen automatisch starten
Die erste Phase eines Prozesses automatisch starten lassen.