Board-Ansicht (Kanban) für Servicemeldungen

In den Servicemeldungen sammelt iDWELL alle Anliegen rund um Ihre Objekte – z. B. Schadensmeldungen von Mietern, Reparaturaufträge oder Anfragen.

Neben der klassischen Tabellenansicht gibt es jetzt auch eine Board-Ansicht (Kanban): Dabei wird jede Servicemeldung als Karte dargestellt und je nach Status in eine Spalte einsortiert. So sehen Sie auf einen Blick, was offen ist, was gerade bearbeitet wird und was bereits abgeschlossen ist.

So öffnen und nutzen Sie die Board-Ansicht:

Servicemeldungen im Hauptmenü öffnen: Melden Sie sich in iDWELL an. Am linken Bildschirmrand sehen Sie das Hauptmenü mit verschiedenen Symbolen. Klicken Sie auf das Symbol für „Servicemeldungen“ (Klemmbrett-Symbol, meist mit einer roten Zahl für ungelesene Meldungen). Wenn Sie mit der Maus über ein Symbol fahren, wird dessen Name angezeigt.

Es öffnet sich die Übersicht Ihrer Servicemeldungen – standardmäßig in der Tabellenansicht.

Board-Ansicht einschalten: Rechts oberhalb der Tabelle finden Sie drei Symbole, mit denen Sie die Ansicht wechseln: Tabelle, Split-Ansicht und Board. Klicken Sie auf das rechte Symbol (drei senkrechte Spalten). Das aktive Symbol ist rot hervorgehoben.

Tipp: Ist Ihr Browserfenster sehr klein, werden diese Symbole ausgeblendet. Verkleinern Sie dann die Ansicht im Browser (Strg und Minus-Taste, am Mac Cmd und Minus-Taste) – oder klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü oberhalb der Tabelle und wählen Sie „Board“.

Überblick nach Status: Ihre Servicemeldungen werden nun in Spalten angezeigt – eine Spalte pro Status, z. B. Offen, In Bearbeitung, Abgeschlossen und Abgelehnt. Die Zahl neben dem Status zeigt, wie viele Servicemeldungen sich in der Spalte befinden. Innerhalb einer Spalte können Sie nach unten scrollen, um weitere Karten zu sehen.

Karten lesen: Jede Karte steht für eine Servicemeldung und zeigt die wichtigsten Informationen:

• Nummer (z. B. #2321) und Titel der Servicemeldung
• Objekt und Einheit, zu der die Meldung gehört
• Zuständige Mitarbeiter (Profilbilder) und das Wiedervorlage-Datum (farbig hervorgehoben)
• Anzahl der zugehörigen E-Mails, Chats, Aktivitäten, Dienstleister und Dokumente – neue Nachrichten sind mit „Neu“ gekennzeichnet
• Farbige Balken am unteren Rand der Karte zeigen die vergebenen Labels (der Name erscheint, wenn Sie mit der Maus darüberfahren)

Mit einem Klick auf die Nummer öffnen Sie die Servicemeldung mit allen Details.

Direkt im Board bearbeiten: Rechts oben auf jeder Karte finden Sie ein Drei-Punkte-Menü. Darüber können Sie – ohne die Servicemeldung zu öffnen – Mitarbeiter/Vertretung, Dienstleister, Status, Wiedervorlage, Label(s) und Kategorie ändern, die Meldung an eine andere Servicemeldung anhängen, als gelesen markieren, für Kunden sperren oder archivieren.

Zurück zur Tabellenansicht: Möchten Sie wieder die klassische Tabelle sehen? Klicken Sie rechts oberhalb des Boards auf das linke der drei Ansichts-Symbole (zwei waagrechte Balken).

💡 Gut zu wissen: Filter auch im Board nutzen

Alle Filter der Servicemeldungen funktionieren auch in der Board-Ansicht. So sehen Sie z. B. nur die Meldungen eines bestimmten Gebäudes, einer Kategorie oder eines Melders. Im folgenden Beispiel zeigen wir nur die Servicemeldungen des Gebäudes „Adlerstraße 23-28“ an.

1. Filter öffnen: Klicken Sie links oberhalb des Boards auf „Filter“.

2. Filterkriterium wählen: Es öffnet sich das Fenster „Filter erstellen / bearbeiten“. Hier können Sie u. a. nach Nr., Titel, Kategorie, Melder (Mieter / Eigentümer), Gebäude, Objektgruppe, Erstellt am, Aktualisiert von/am, Erledigt von/am oder E-Mail filtern. Klicken Sie für unser Beispiel auf „Gebäude“.

3. Gebäude auswählen: Klicken Sie in das Feld „Auswählen“ und setzen Sie ein Häkchen beim gewünschten Gebäude – hier „Adlerstraße 23-28“. Sie können auch mehrere Gebäude auswählen.

4. Filter anwenden: Klicken Sie auf „Anwenden“.

5. Ergebnis: Das Board zeigt nun nur noch die Servicemeldungen dieses Gebäudes – die Zahlen neben den Status passen sich automatisch an. Der aktive Filter wird oben neben „Filter“ angezeigt. Darunter können Sie den Filter mit „Filter als Vorlage speichern“ für später sichern, mit „Filter kopieren“ teilen oder mit „Filter zurücksetzen“ wieder entfernen, um alle Servicemeldungen zu sehen.