Oft wird ein Dokument aus einer Servicemeldung auch an anderer Stelle gebraucht: Der Elektriker schickt den aktuellen Prüfbericht der Haustechnik per E-Mail, und dieser soll zusätzlich im Gebäudeordner für alle Eigentümer abgelegt werden. Oder ein Foto wurde versehentlich in der falschen Servicemeldung abgelegt. Mit den Funktionen „Duplizieren“ und „Verschieben nach“ erledigen Sie das mit wenigen Klicks.
Duplizieren oder verschieben – was ist der Unterschied?
- Duplizieren legt eine Kopie in einem Ordner Ihrer Wahl ab. Das Original bleibt in der Servicemeldung erhalten. Das funktioniert auch für Dateien aus den Systemordnern „E-Mails“, „Chats“ und „Aktivitäten“ – die Kopie können Sie anschließend umbenennen, verschieben und freigeben.
- Verschieben nach nimmt die Datei aus dem aktuellen Ordner heraus und legt sie am Ziel ab. In der Servicemeldung ist sie danach nicht mehr zu sehen. Verwenden Sie diese Funktion vor allem, wenn eine Datei irrtümlich in der falschen Servicemeldung oder im falschen Ordner gelandet ist.
Datei duplizieren
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Öffnen Sie die Servicemeldung und klicken Sie unten auf den Reiter „Dokumente“. Öffnen Sie per Doppelklick den Ordner, in dem die Datei liegt (z. B. „E-Mails“).
Schritt 3:
Fahren Sie mit der Maus über die Zeile der Datei, klicken Sie rechts auf „⋮“ und wählen Sie „Duplizieren“.
Schritt 4:
Es öffnet sich die Ordnerauswahl. Oben sehen Sie, in welchem Ordner Sie sich befinden. Mit dem Pfeil links oben bzw. über den Pfad gelangen Sie eine Ebene höher – so oft, bis Sie beim gewünschten Ziel sind. Öffnen Sie den Zielordner per Doppelklick. Sie können die Kopie innerhalb der Servicemeldung ablegen (z. B. im eigenen Ordner „Angebote & Rechnungen“) oder in der übergeordneten Dateiablage, z. B. im Ordner eines Gebäudes.
Schritt 5:
Klicken Sie unten auf „Duplizieren“. Die Kopie liegt jetzt im Zielordner, das Original bleibt unverändert.
Datei verschieben
Schritt 6:
Klicken Sie in der Zeile der Datei auf „⋮“ und wählen Sie „Verschieben nach“.
Schritt 7:
Wählen Sie wie beim Duplizieren den Zielordner aus und bestätigen Sie. Die Datei ist danach nur noch am neuen Ort zu finden. Mit „Abbrechen“ schließen Sie das Fenster ohne Änderung.
Achtung: Dateien in den Systemordnern „E-Mails“, „Chats“ und „Aktivitäten“ sind mit der ursprünglichen Nachricht verknüpft. Verwenden Sie dafür „Duplizieren“, damit der Anhang in der E-Mail bzw. im Chat erhalten bleibt.
Hinweis: Wenn Sie ein Dokument in einen Gebäudeordner ablegen und die Zugriffsrechte für Mieter bzw. Eigentümer erlaubt sind, erhalten die betroffenen Kunden eine Push-Benachrichtigung, dass ein neues Dokument verfügbar ist. Prüfen Sie deshalb vor dem Ablegen die Zugriffsrechte der Datei.
Praxistipp: Ein Handwerker schickt Ihnen per E-Mail die Bedienungsanleitung der neuen Heizungsanlage. Duplizieren Sie den Anhang aus dem Ordner „E-Mails“ in den Ordner des Gebäudes – so können alle Bewohner die Anleitung direkt in der iDWELL App abrufen, und die Servicemeldung bleibt vollständig.
Weitere Informationen
- Überblick über die Dateiablage: Dokumente in der Servicemeldung
- Wer welche Dateien sieht: Sichtbarkeit von Dokumenten für Kunden
- Dateien in verknüpfte Servicemeldungen kopieren: Servicemeldungen miteinander verknüpfen
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
