Alle E-Mails, die über eine Servicemeldung gesendet oder empfangen werden, speichert iDWELL automatisch zusätzlich als .eml-Datei im Reiter „Dokumente“ der Servicemeldung. Eine .eml-Datei enthält die vollständige E-Mail – Text, Absender, Empfänger, Datum und alle Original-Anhänge – und lässt sich mit jedem gängigen E-Mail-Programm (z. B. Outlook, Apple Mail, Thunderbird) öffnen. Das ist ideal für eine revisionssichere Ablage oder wenn Sie z. B. der Versicherung oder dem Rechtsanwalt die komplette Korrespondenz zu einem Wasserschaden weitergeben möchten.
Gut zu wissen: Die automatische Ablage als .eml-Datei gibt es seit 18. Juli 2025. Für ältere E-Mails liegen daher keine .eml-Dateien vor.
So finden Sie die .eml-Dateien
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Am linken Bildschirmrand sehen Sie das Hauptmenü. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Klicken Sie in der Liste auf den Titel der gewünschten Servicemeldung. Kennen Sie die Nummer, können Sie diese auch oben in das Suchfeld „Suchbegriff eingeben“ tippen.
Schritt 3:
Scrollen Sie nach unten zu den Reitern und klicken Sie auf „Dokumente“. Hier sehen Sie die Standardordner „Aktivitäten“, „Chats“ und „E-Mails“. Öffnen Sie den Ordner „E-Mails“.
Schritt 4:
Für jede E-Mail gibt es einen Unterordner, der wie der Betreff der E-Mail heißt. Öffnen Sie den gewünschten Unterordner. Darin liegt die .eml-Datei (Typ „Binary“). Über die Pfadleiste oben (z. B. „2383 … / E-Mails / Ihre Meldung: Sanitär – Ticket-Nr. 2383“) gelangen Sie mit einem Klick zurück in übergeordnete Ordner.
Schritt 5:
Klicken Sie auf die .eml-Datei, um sie herunterzuladen. Öffnen Sie die Datei anschließend mit Ihrem E-Mail-Programm. Von dort können Sie die E-Mail z. B. direkt weiterleiten.
.eml-Datei direkt aus iDWELL weitergeben
Sie müssen die Datei nicht erst herunterladen: Schreiben Sie im Reiter „E-Mails“ der Servicemeldung über „+ E-Mail schreiben“ eine neue E-Mail (z. B. „An Sonstige“ für die Versicherung). Klicken Sie unten auf „Anhängen“ → „direkt aus der Servicemeldung“ und wählen Sie im Ordner „E-Mails“ die gewünschte .eml-Datei aus. Der Empfänger erhält die ursprüngliche E-Mail inklusive aller Anhänge als Anlage.
Hinweis: Die Dateien in den Standardordnern werden automatisch vom System angelegt („Erstellt von: System“) und können nicht umbenannt oder verschoben werden. Die Spalte „Zugriffsrechte“ zeigt, wer die Datei sehen darf.
Weitere Informationen
- Aufbau des Reiters Dokumente: Dokumente in der Servicemeldung
- E-Mails mit Anhängen schreiben: E-Mails in der Servicemeldung schreiben
- Inhalte gesammelt exportieren: Servicemeldungen exportieren
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
