Oft ergibt sich aus einem Vorgang ein neuer: Bei der Reparatur eines verstopften Duschabflusses stellt der Installateur fest, dass auch die Silikonfugen undicht sind, oder aus einer Mietkündigung entsteht eine Wohnungssanierung. Statt die neue Servicemeldung von Grund auf anzulegen, erstellen Sie sie direkt aus der bestehenden Servicemeldung. Melder, Gebäude und Einheit werden übernommen, und beide Servicemeldungen sind automatisch miteinander verknüpft.
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Sie sehen die Liste Ihrer Servicemeldungen. Klicken Sie auf die gewünschte Servicemeldung, um sie zu öffnen. Tipp: Über „Filter“ oder die Suche oben finden Sie eine bestimmte Servicemeldung schneller.
Schritt 3:
Klicken Sie rechts oben in der Symbolleiste auf das Symbol „Verknüpfte Servicemeldung“ und wählen Sie „Verknüpfte Servicemeldung erstellen“.
Hinweis: Alternativ klicken Sie in der Leiste „Neu hinzufügen“ unter der Beschreibung auf „Mehr anzeigen“ → „Verknüpfung“. Auch damit legen Sie eine neue, verknüpfte Servicemeldung an.
Schritt 4:
Es öffnet sich das Fenster „Servicemeldung erstellen“. iDWELL übernimmt automatisch „Eigentümer oder Mieter“, „Gebäude auswählen“ und „Einheiten-Nr.“ aus der ursprünglichen Servicemeldung. Passt der Melder nicht, klicken Sie auf das X neben dem Namen und wählen eine andere Person, ein anderes Gebäude oder eine andere Einheit aus.
- Vertragsnummer (optional): Suche nach der Vertragsnummer, z. B. wenn ein Kunde mehrere Verträge hat.
- Mitarbeiter (optional): Wählen Sie hier einen Mitarbeiter aus, wird das Smart-Matching-Prinzip (automatische Zuordnung nach Gebäude und Kategorie) für diese Servicemeldung außer Kraft gesetzt. Lassen Sie das Feld leer, ordnet iDWELL den zuständigen Mitarbeiter automatisch zu.
Klicken Sie auf „Weiter“.
Schritt 5:
Wählen Sie unter „Kategorie auswählen“ die passende Kategorie und klicken Sie auf „Weiter“. Je nach Kategorie fragt iDWELL schrittweise genauer nach, z. B. 01. Mängel-/Schadensmeldung → 01.02 Wohnung → Sanitär. Mit „00 Schritt zurück“ gelangen Sie eine Ebene zurück.
Hinweis: Die Kategorie bestimmt, welcher Prozess mit welchen Phasen und Aktivitäten für die neue Servicemeldung hinterlegt wird. Die Kategorie der Folgemeldung kann sich daher von der ursprünglichen Servicemeldung unterscheiden – z. B. „Sanierung“ statt „Mietvertrag“.
Schritt 6:
Geben Sie einen Titel (Pflichtfeld) und eine Beschreibung ein. Unter „Fotos / Videos“ können Sie mit „Hochladen“ Bilder oder Videos hinzufügen. Klicken Sie auf „Weiter“.
Schritt 7:
iDWELL bestätigt, dass die Servicemeldung erfolgreich angelegt wurde, und zeigt einen Link zur neuen Servicemeldung. Klicken Sie auf „Bestätigen“.
Schritt 8:
Die neue Servicemeldung finden Sie in der ursprünglichen Servicemeldung im Reiter „Verknüpfte Meldungen“. Ganz oben weist ein Hinweis auf die Verknüpfung hin. In der Liste erkennen Sie beide Servicemeldungen am Hinweis „Verknüpfte Servicemeldungen 1“.
Hinweis: Je nach Konfiguration Ihres Workflow-Bots setzt iDWELL bei der neuen Servicemeldung automatisch Labels, eine Wiedervorlage, den zuständigen Mitarbeiter sowie den Prozess mit Aktivitäten. Der Titel wird dabei ggf. automatisch um die Kategorie ergänzt (z. B. „Sanitär: …“).
Praxistipp: Sie können auch archivierte Servicemeldungen nachträglich verknüpfen. Wie das geht, lesen Sie im Artikel „Servicemeldungen miteinander verknüpfen“.
Weitere Informationen
- Mehr zu verknüpften Servicemeldungen finden Sie hier: Servicemeldungen miteinander verknüpfen
- Wie Sie eine Servicemeldung ohne Bezug zu einer anderen anlegen, lesen Sie hier: Servicemeldung als Mitarbeiter erstellen
- Wie Mitarbeiter automatisch zugeordnet werden, lesen Sie hier: Mitarbeiter automatisch zuweisen (Smart Matching)
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
