Viele Vorgänge in der Hausverwaltung enden mit einer Rechnung: Der Installateur hat den Heizkörper repariert und schickt seine Rechnung, die geprüft und bezahlt werden soll. Wenn Sie das Dokument in der Servicemeldung als Rechnung markieren, wird es in die Rechnungsübersicht der Servicemeldung übernommen. Dort sehen Sie alle Belege mit Betrag, Leistungsart und Zahlungsstatus auf einen Blick.
Hinweis: Kommt die Rechnung per E-Mail, ordnen Sie die E-Mail einfach der Servicemeldung zu – der Anhang liegt dann automatisch im Ordner „E-Mails“ im Reiter „Dokumente“. Papierrechnungen scannen Sie ein und laden sie über „Hochladen“ in die Servicemeldung.
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Öffnen Sie die betreffende Servicemeldung und klicken Sie unten auf den Reiter „Dokumente“.
Schritt 3:
Suchen Sie die Rechnung (ggf. im Ordner „E-Mails“) oder laden Sie sie über „Hochladen“ → „Zur aktuellen Servicemeldung hochladen“ hoch. Fahren Sie mit der Maus über die Zeile, klicken Sie rechts auf „⋮“ und wählen Sie „Als Rechnung markieren“.
Schritt 4:
Bestätigen Sie die Rückfrage mit „Fortfahren“.
Schritt 5:
Es öffnet sich das Fenster „Neue Rechnung hinzufügen“. Rechts sehen Sie das Dokument, links die Datenfelder. iDWELL versucht, die Rechnungsdaten automatisch aus dem Dokument auszulesen. Gelingt das nicht (z. B. bei schlecht lesbaren Scans), erscheint ein entsprechender Hinweis – klicken Sie dann erneut auf „Auslesen“ oder tragen Sie die Daten selbst ein:
- Rechnungsnummer: die Nummer laut Beleg.
- Forderung: der Gesamtbetrag der Rechnung.
- Offener Betrag: der noch zu zahlende Betrag (bei Teilzahlungen geringer als die Forderung).
- BIC und IBAN: die Bankverbindung des Rechnungsstellers.
- Leistungsart: z. B. Auftrag, Angebot, KVA, Trocknung, Sanierung oder Rechnung DL. Die Auswahl konfiguriert Ihr Administrator.
- Zahlungsmethode: der Zahlungsstatus, z. B. „Zu bezahlen“, „Bezahlt“, „Teilbezahlt“ oder „Abgelehnt“.
- Dienstleister: der Handwerker bzw. die Firma aus Ihren Stammdaten.
- Zahlungsempfänger: wer die Überweisung erhält (z. B. der Dienstleister oder der Eigentümer, wenn dieser die Rechnung vorgestreckt hat).
- Zahlungsdatum: wann der Betrag überwiesen wurde bzw. wird.
- Hinweis: über „Hinweis hinzufügen“ eine interne Notiz, z. B. „sachlich geprüft, zur Zahlung freigegeben“.
Klicken Sie abschließend auf „Erstellen“. Mit „Abbrechen“ schließen Sie das Fenster, ohne eine Rechnung anzulegen.
Schritt 6:
Das Dokument trägt jetzt im Reiter „Dokumente“ das Kennzeichen „Rechnung“, und der Systemordner „Rechnungen“ ist hinzugekommen. In der Liste der Servicemeldungen erscheint unter dem Titel der Chip „Rechnungen“, und rechts im Widget „Rechnungsübersicht“ sehen Sie die Rechnungssumme.
Hinweis: Sie können eine Rechnung auch direkt anlegen, ohne vorher in den Reiter „Dokumente“ zu wechseln: über „Neu hinzufügen“ → „Mehr anzeigen“ → „Rechnung“ in der Servicemeldung oder über das „+“-Symbol in der Symbolleiste rechts → „Rechnung hinzufügen“.
Praxistipp: Markieren Sie Rechnungen konsequent in der Servicemeldung. So sehen Sie in der Rechnungsübersicht jederzeit, welche Kosten in einem Schadensfall angefallen sind – und können sie über den Export der Servicemeldungen gesammelt an die Buchhaltung weitergeben.
Weitere Informationen
- Selbstbehalt, Kostenschätzung und Versicherungsbeträge: Rechnungsübersicht
- Auswahlwerte anpassen: Zahlungsarten und Leistungsarten konfigurieren
- Rechnungen exportieren: Servicemeldungen exportieren
- E-Mail mit Rechnung zuordnen: E-Mails einer Servicemeldung zuordnen
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
