Im Widget „Mitarbeiter“ sehen und steuern Sie, wer in Ihrem Team für eine Servicemeldung zuständig ist. Meist ordnet iDWELL den zuständigen Objektbetreuer automatisch zu. Manchmal muss aber jemand dazukommen – etwa die Buchhaltung, wenn bei einem Wasserschaden die Versicherungsabrechnung ansteht, oder eine Kollegin übernimmt, weil der zuständige Betreuer krank ist.
Mitarbeiter hinzufügen
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Am linken Bildschirmrand sehen Sie das Hauptmenü mit allen Bereichen von iDWELL. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Klicken Sie in der Liste auf die gewünschte Servicemeldung, um sie zu öffnen. Tipp: Über „Filter“ oben links oder die Suche in der Kopfzeile finden Sie eine bestimmte Servicemeldung schnell, z. B. nach Nummer, Titel oder Gebäude.
Schritt 3:
In der rechten Spalte finden Sie das Widget „Mitarbeiter“ mit allen derzeit zuständigen Personen (z. B. „Mitarbeiter: 1“). Klicken Sie rechts oben im Widget auf „+“.
Schritt 4:
Es öffnet sich eine Liste aller Mitarbeiter Ihres Unternehmens mit Funktion und Status („Registriert“, „Eingeladen“ oder „Importiert“). Bereits zuständige Mitarbeiter sind angehakt. Tippen Sie einen Teil des Namens ein, um die Liste zu filtern, und setzen Sie das Häkchen bei der gewünschten Person. Sie können mehrere Mitarbeiter auswählen.
Schritt 5:
Klicken Sie an eine freie Stelle, um die Liste zu schließen. Unter dem Auswahlfeld sehen Sie nun alle ausgewählten Mitarbeiter (mit „Alle anzeigen“ klappen Sie die vollständige Liste auf):
- „x“ neben einem Namen entfernt diese Person aus der Auswahl.
- „Alle entfernen“ leert die gesamte Auswahl.
- „Kurzmitteilung hinzufügen“: Setzen Sie das Häkchen, öffnet sich das Fenster „Einladungstext anpassen“. Dort schreiben Sie eine kurze Nachricht an die neu hinzugefügten Kolleginnen und Kollegen, wählen eine „Textvorlage“ oder lassen Greta über „Befehl / Prompt eintippen“ einen Text formulieren.
Klicken Sie auf „Speichern“. Mit „Abbrechen“ verwerfen Sie die Änderung (iDWELL fragt zur Sicherheit nach).
Hinweis: Pro Servicemeldung können höchstens 140 Mitarbeiter zugewiesen werden. Diesen Hinweis („Limit von max. 140 Mitarbeitern“) zeigt iDWELL direkt über dem Auswahlfeld an.
Mitarbeiter entfernen
Schritt 6:
Fahren Sie im Widget „Mitarbeiter“ mit der Maus über den Namen der Person. Rechts erscheint ein Papierkorb („Löschen“). Ein Klick darauf entfernt den Mitarbeiter aus dieser Servicemeldung – der Mitarbeiter selbst bleibt natürlich im System erhalten. Alternativ entfernen Sie Personen über „+“ mit dem „x“ neben dem Namen bzw. „Alle entfernen“ und speichern.
Hinweis: Fahren Sie mit der Maus über einen Mitarbeiter, erscheint seine Visitenkarte mit Funktion, Status und E-Mail-Adresse. Mit „Profil öffnen“ gelangen Sie zu seinem Profil.
Mitarbeiter mehrerer Servicemeldungen ändern
In der Liste der Servicemeldungen setzen Sie die Checkboxen bei den gewünschten Servicemeldungen und wählen „Aktionen“ → „Mitarbeiter / Vertretung ändern“. Im Dialog wählen Sie die „Aktion“: „Hinzufügen“ (zu den bisherigen Mitarbeitern), „Überschreiben“ (bisherige ersetzen) oder „Alle entfernen“. Das ist ideal für Urlaubsvertretungen oder einen Wechsel der Objektbetreuung.
Häufige Fragen
Gut zu wissen: Warum ist ein Mitarbeiter automatisch eingetragen? iDWELL weist Mitarbeiter je nach Einstellung automatisch nach Gebäude und/oder Kategorie zu (Smart Matching). Wurde beim Anlegen manuell ein Mitarbeiter gewählt, entfällt die automatische Zuweisung.
Gut zu wissen: Ändert sich der Status, wenn ich Mitarbeiter ändere? Nur wenn Ihr Administrator die Einstellung „Status auf „In Bearbeitung“ wechseln, wenn sich die zuständigen Mitarbeiter ändern“ aktiviert hat.
Weitere Informationen
- Mehr zur automatischen Zuweisung finden Sie hier: Mitarbeiter automatisch zuweisen (Smart Matching)
- Urlaubsvertretung: Urlaubsvertretung zuweisen
- Mehrere Servicemeldungen bearbeiten: Massenbearbeitung von Servicemeldungen
- Dienstleister zuweisen: Dienstleister zuweisen
- Gemeinsamer Lesestatus im Team: Lesestatus für alle zuständigen Mitarbeiter
Video: Urlaubsvertretung und Übergabe
Im Tutorial #15 zeigen wir, wie Sie Servicemeldungen vor dem Urlaub an eine Vertretung übergeben.
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
