Vor dem Urlaub oder bei längerer Abwesenheit sollen Ihre offenen Servicemeldungen nicht liegen bleiben – ein Mieter mit Heizungsausfall oder eine Aufzugsstörung duldet keinen Aufschub. Mit der Massenbearbeitung weisen Sie alle Ihre Servicemeldungen in einem Schritt einer Kollegin oder einem Kollegen als Vertretung zu. Die Vertretung erhält damit Lese- und Bearbeitungszugriff auf alle zusätzlich zugewiesenen Servicemeldungen.
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Klicken Sie oben links auf „Filter“. Öffnen Sie im Fenster „Filter erstellen / bearbeiten“ das Feld „Mitarbeiter“ und wählen Sie „Aktueller Nutzer“ – damit werden nur Servicemeldungen angezeigt, die Ihnen zugewiesen sind. (Für die Vertretung einer Kollegin wählen Sie stattdessen deren Namen aus der Liste.) Grenzen Sie bei Bedarf weiter ein, z. B. über „Status“ auf „Offen“ und „In Bearbeitung“. Klicken Sie auf „Anwenden“.
Schritt 3:
Wählen Sie die Servicemeldungen aus: einzeln über das Häkchen links in der Zeile oder alle der aktuellen Seite über die Checkbox „Massenauswahl“. Erstrecken sich die Treffer über mehrere Seiten, klicken Sie in der Leiste am unteren Rand auf „Alle auswählen n“.
Hinweis: Prüfen Sie die Zahl bei „Anzahl“ in der Auswahlleiste. Rechts oben unter „Anzahl pro Seite“ können Sie einstellen, wie viele Servicemeldungen pro Seite angezeigt werden (z. B. 10, 20 oder 50).
Schritt 4:
Klicken Sie oben auf „Aktionen“ und wählen Sie „Mitarbeiter / Vertretung ändern“.
Schritt 5:
Wählen Sie im Dialog „Mitarbeiter zuweisen“ unter „Aktion“:
- Hinzufügen (empfohlen): Die Vertretung wird zusätzlich zugewiesen. Sie selbst und alle bisher zuständigen Mitarbeiter bleiben ebenfalls hinterlegt. Nach Ihrer Rückkehr haben Sie alle Vorgänge sofort wieder im Blick.
- Überschreiben: Alle bisher zugewiesenen Mitarbeiter werden durch die ausgewählte Person ersetzt. Geeignet für eine dauerhafte Übergabe, z. B. wenn ein Mitarbeiter das Team wechselt.
- Alle entfernen: Entfernt alle zugewiesenen Mitarbeiter. Für die Vertretung nicht relevant – z. B. nützlich, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat und die Servicemeldungen neu verteilt werden.
Schritt 6:
Wählen Sie unter „Mitarbeiter auswählen“ Ihre Vertretung aus (Sie können den Namen eintippen). Möchten Sie der Vertretung eine Nachricht mitgeben, setzen Sie das Häkchen bei „Kurzmitteilung hinzufügen“.
Schritt 7:
Klicken Sie auf „(Einladungstext anpassen)“, wählen Sie eine Textvorlage oder schreiben Sie eine kurze Nachricht, z. B. „Ich bin vom 03. bis 14.11. im Urlaub. Bitte übernimm in dieser Zeit meine offenen Servicemeldungen.“ Klicken Sie auf „Speichern“.
Schritt 8:
Klicken Sie im Dialog „Mitarbeiter zuweisen“ auf „Speichern“. Die Vertretung ist nun allen ausgewählten Servicemeldungen zugewiesen.
Hinweis: Pro Gebäude können maximal 140 Mitarbeiter zugewiesen werden. Darauf weist der blaue Hinweis im Dialog hin.
Nach dem Urlaub
Haben Sie „Hinzufügen“ gewählt, sind Sie weiterhin allen Servicemeldungen zugewiesen. Möchten Sie die Vertretung wieder entfernen, öffnen Sie die jeweilige Servicemeldung und entfernen die Vertretung rechts im Widget „Mitarbeiter“. Bei vielen Servicemeldungen filtern Sie nach der Vertretung und weisen sich über „Mitarbeiter / Vertretung ändern“ mit der Aktion „Überschreiben“ wieder allein zu – beachten Sie dabei, dass „Überschreiben“ alle anderen zugewiesenen Mitarbeiter ersetzt.
Praxistipp: Speichern Sie den Filter „Mitarbeiter: Aktueller Nutzer“ unter „Mehr anzeigen“ → „Neu speichern“ als Filtervorlage. Dann ist die Urlaubsübergabe beim nächsten Mal in unter einer Minute erledigt. Richten Sie zusätzlich eine Abwesenheitsnotiz für Ihr E-Mail-Postfach ein.
Weitere Informationen
- Alle Sammelaktionen: Massenbearbeitung von Servicemeldungen
- Mitarbeiter zuweisen und entfernen
- Servicemeldungen filtern und Filtervorlagen speichern
Video: Urlaubsvertretung und Übergabe
Im Tutorial #15 zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Servicemeldungen vor dem Urlaub an eine Vertretung übergeben.
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
