Für Auswertungen, für den Beirat, für eine Objektübergabe oder um einem Anwalt einen Fall vollständig zu übermitteln, exportieren Sie Servicemeldungen aus iDWELL. Es gibt drei Exportarten: Datenfelder exportieren (CSV-Datei, z. B. für Excel), ZIP-Datei mit Inhalten exportieren (E-Mails, Chats und Dateien der Servicemeldungen) und Rechnungen exportieren.
Servicemeldungen für den Export auswählen
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Grenzen Sie die Liste bei Bedarf über „Filter“ ein (z. B. alle Servicemeldungen eines Gebäudes). Setzen Sie dann links das Häkchen bei den Servicemeldungen, die Sie exportieren möchten. Mit dem Häkchen bei „Massenauswahl“ oben links wählen Sie alle Servicemeldungen der aktuellen Seite aus.
Schritt 3:
Unten erscheint eine Leiste mit der Anzahl der ausgewählten Servicemeldungen. Möchten Sie auch die Servicemeldungen auf den Folgeseiten exportieren, klicken Sie dort auf „Alle auswählen“. Mit „Alle aufheben“ entfernen Sie die Auswahl wieder.
Schritt 4:
Klicken Sie rechts oben auf „Export“ und wählen Sie die gewünschte Exportart:
Datenfelder exportieren (CSV-Datei)
Mit „Datenfelder exportieren“ erhalten Sie eine CSV-Datei, in der jede Servicemeldung eine Zeile und jedes Datenfeld eine Spalte ist – ideal für Auswertungen in Excel, z. B. „Wie viele Servicemeldungen hatte das Gebäude im letzten Jahr?“ oder „Wie lange dauert die Bearbeitung im Schnitt?“.
Schritt 1:
Im Fenster „CSV-Export erstellen“ sind alle Datenfelder vorausgewählt. Entfernen Sie das Häkchen bei den Feldern, die Sie nicht benötigen. Mit „Alle auswählen“ setzen bzw. entfernen Sie alle Häkchen auf einmal. Verfügbar sind: Servicemeldung-ID, Erstellt am, Nummer, Titel, Beschreibung, Status, Kategorie, Melder (Mieter / Eigentümer), Gebäude, Einheit, Mitarbeiter-ID, Zugewiesener Mitarbeiter, Label, Handwerker, Dienstleister, Rechnungen von Dienstleistern, Kostenschätzung, Versicherungssumme, Aktivitätsphasen, Aktualisiert am, Aktualisiert von, Erledigt am, Erledigt von, Anzahl E-Mails und Bearbeitungszeit.
Schritt 2:
Klicken Sie auf „Export starten“. Anschließend entscheiden Sie, ob Sie warten, bis die Datei fertig ist und Sie direkt einen Download-Link erhalten, oder ob Sie weiterarbeiten und die Datei später im Bereich „Dokumente“ abrufen. Je nach Anzahl der Servicemeldungen kann der Export einige Minuten dauern.
Excel-Tipp: Öffnen Sie die CSV-Datei in Excel und markieren Sie die erste Zeile. Über „Daten“ → „Filtern“ können Sie jede Spalte sortieren und filtern, z. B. alle Servicemeldungen mit Status „Abgeschlossen“ ausblenden. Über „Datei“ → „Speichern unter“ → „Excel-Arbeitsmappe“ speichern Sie die Datei als Excel-Datei.
ZIP-Datei mit Inhalten exportieren
Mit „ZIP-Datei mit Inhalten exportieren“ erhalten Sie die Inhalte der ausgewählten Servicemeldungen als ZIP-Datei – z. B. für eine Objektübergabe an eine andere Hausverwaltung oder um einem Anwalt den kompletten Schriftverkehr zu einem Fall zu übergeben.
Schritt 1:
Wählen Sie im Fenster „ZIP-Export starten“ aus, welche Inhalte enthalten sein sollen:
- E-Mails
- Chats – getrennt nach Intern (interne Notizen) und Extern (Chat mit dem Kunden)
- Dateien – getrennt nach Aktivitäten (Dateien aus Aktivitäten) und Dateien aus Chats (jeweils Intern und Extern)
Schritt 2:
Klicken Sie auf „Export starten“. Wie beim CSV-Export warten Sie entweder auf den Download-Link oder rufen die Datei später im Bereich „Dokumente“ ab.
Hinweis: Servicemeldungen ohne Inhalte (z. B. ohne E-Mails, Chats oder Dateien) werden beim ZIP-Export übersprungen. Je mehr Servicemeldungen Sie auswählen, desto länger dauert der Export.
Rechnungen exportieren
Mit „Rechnungen exportieren“ erzeugen Sie eine Übersicht über alle fälligen Zahlungen bis zum heutigen Tag aus den Rechnungsübersichten Ihrer Servicemeldungen. Für diesen Export müssen Sie keine Servicemeldungen auswählen. Klicken Sie im Hinweisfenster auf „Export starten“. Der Export kann bis zu 5 Minuten dauern und wird im Bereich „Dokumente“ mit der Bezeichnung „Rechnungsordner“ gespeichert.
Exportierte Dateien im Bereich Dokumente finden
Schritt 1:
Klicken Sie im Hauptmenü links auf „Dokumente“ und öffnen Sie den Ordner „Datenexporte“.
Schritt 2:
Öffnen Sie den Ordner „Servicemeldungen - Exporte“. Die Exporte sind nach Datum und Uhrzeit benannt (z. B. „idwell_export_SR_20260921T132355“). Rechnungsexporte finden Sie im Ordner „Rechnungen - Export“. Klicken Sie auf den gewünschten Export und laden Sie die Datei herunter.
Hinweis: Je nach Anzahl der ausgewählten Servicemeldungen kann es einige Minuten dauern, bis die Datei im Ordner erscheint. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Aktualisieren, um die Ansicht neu zu laden.
Weitere Informationen
- Wie Sie die passenden Servicemeldungen vorher filtern, lesen Sie hier: Servicemeldungen filtern und Filtervorlagen speichern
- Mehr zur Rechnungsübersicht finden Sie hier: Rechnungsübersicht
- Wie die Bearbeitungszeit berechnet wird, lesen Sie hier: Bearbeitungszeit einer Servicemeldung
- Wie viele E-Mails pro Servicemeldung anfallen, lesen Sie hier: Transparenz: E-Mail-Aufwand pro Servicemeldung
Video: Objektübergaben per Knopfdruck
Im Tutorial #22 zeigen wir Ihnen, wie Sie mit dem ZIP-Export alle Inhalte eines Objekts für eine Übergabe bereitstellen.
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
