Ihre Mieter und Eigentümer können Anliegen rund um ihre Wohnung oder ihr Gebäude rund um die Uhr selbst melden – bequem über die iDWELL App am Smartphone oder über das Kundenportal am Computer. Ein Beispiel: Am Sonntagabend bemerkt ein Mieter einen tropfenden Heizkörper. Statt am Montag anzurufen, meldet er den Schaden sofort mit Foto in der App. Am Montagmorgen liegt die vollständige Servicemeldung bereits in iDWELL, inklusive Kategorie, Beschreibung, Ort und Foto, und ist automatisch dem zuständigen Mitarbeiter zugeordnet.
Hinweis: Servicemeldungen, die Ihre Kunden selbst anlegen, nennen wir externe Servicemeldungen. Servicemeldungen, die Sie oder Ihre Kollegen anlegen, nennen wir interne Servicemeldungen. Voraussetzung für die Meldung über App oder Portal ist, dass der Kunde für den digitalen Service registriert ist. Im Widget „Kunden“ einer Servicemeldung sehen Sie, ob ein Kunde „Registriert“ oder nur „Importiert“ ist.
Variante 1: Meldung über die iDWELL App (Smartphone)
Schritt 1:
Der Kunde öffnet die iDWELL App und wählt in der Navigationsleiste unten den Bereich „Service“. Dort sieht er alle Servicemeldungen, die er bereits gemeldet hat, jeweils mit dem aktuellen Status.
Schritt 2:
Um eine neue Meldung zu erstellen, tippt der Kunde unten rechts auf das „+“-Symbol.
Schritt 3:
Ist der Kunde mehreren Objekten zugeordnet (z. B. Eigentümer von zwei Wohnungen), wählt er zuerst das betroffene Objekt aus. Ist er nur einem Objekt zugeordnet, entfällt dieser Schritt.
Schritt 4:
Der Kunde wählt eine Kategorie, z. B. „Glasbruch“, „Schlüsselbestellung“ oder „Aufzugsstörung“. Hinter jeder Kategorie sind eigene Rückfragen hinterlegt: Bei einer Schlüsselbestellung werden andere Angaben abgefragt als bei einer Aufzugsstörung.
Schritt 5:
Der Kunde beantwortet die Rückfragen, z. B. Beschreibung des Problems und Ort des Schadens, und lädt bei Bedarf Fotos hoch.
Schritt 6:
Am Ende erhält der Kunde eine Zusammenfassung. Mit „Weiter“ sendet er die Meldung ab und willigt gleichzeitig ein, dass seine Daten zur Bearbeitung an einen Dienstleister weitergegeben werden dürfen (DSGVO-Konformität).
Schritt 7:
Die neue Meldung erscheint sofort im Bereich „Service“ des Kunden, inklusive Status. Ändern Sie später den Status, sieht der Kunde das in der App.
Variante 2: Meldung über das Kundenportal (Computer)
Schritt 1:
Der Kunde meldet sich im Kundenportal Ihrer Hausverwaltung an und wählt „Servicemeldungen“. Er sieht alle bisher gemeldeten Servicemeldungen mit Status.
Schritt 2:
Er klickt oben auf „Servicemeldung erstellen“.
Schritt 3:
Wie in der App wählt der Kunde ggf. das Objekt, dann die Kategorie, beantwortet die Rückfragen (Beschreibung, Ort, Fotos) und sendet die Meldung ab. Anschließend erscheint sie in seiner Übersicht mit Status.
Was passiert bei Ihnen in iDWELL?
- Die Meldung erscheint in Ihrer Liste „Servicemeldungen“ und wird als ungelesen markiert (rote Zahl im Hauptmenü).
- Als Melder ist der Kunde mit Rolle (Mieter oder Eigentümer) eingetragen, Gebäude und Einheit sind bereits ausgefüllt.
- Die Antworten auf die Rückfragen stehen in der Beschreibung, hochgeladene Fotos finden Sie im Reiter „Dokumente“.
- Je nach Einrichtung des Workflow-Bots werden automatisch der zuständige Mitarbeiter (Smart Matching), der Prozess mit Phasen und Aktivitäten, Labels, eine Wiedervorlage und ggf. ein vorausgewählter Dienstleister gesetzt.
- Mit dem Kunden kommunizieren Sie direkt im Reiter „Chats“ der Servicemeldung. Er erhält Ihre Nachrichten in der App bzw. im Portal.
Hinweis: Welche Kategorien Ihre Kunden sehen und welche Rückfragen dahinter hinterlegt sind, legt Ihr Administrator fest. Fehlt eine Kategorie oder möchten Sie Rückfragen ändern, besprechen Sie dies bitte mit Ihrem Teamleiter bzw. Administrator. Der iDWELL Kundensupport unterstützt Sie gerne dabei.
Praxistipp: Weisen Sie Ihre Kunden aktiv auf die App hin, z. B. per Aushang am Schwarzen Brett oder im Willkommensschreiben. Jede Meldung über die App spart Ihnen Telefonate und Rückfragen, weil alle nötigen Angaben strukturiert abgefragt werden.
Weitere Informationen
- Einen Rundgang durch die App finden Sie hier: Schadensmeldung über die iDWELL App
- Dem Kunden antworten: Mit Kunden chatten
- Den Bearbeitungsstand mitteilen: Status einer Servicemeldung ändern
- Was Ihr Kunde sieht: Sichtbarkeit für Kunden steuern
- Wie die Zuordnung funktioniert: Mitarbeiter automatisch zuweisen (Smart Matching)
- Servicemeldungen selbst anlegen: Servicemeldung als Mitarbeiter erstellen
Video: Rundgang durch die iDWELL App
Im Tutorial #23 sehen Sie, wie Mieter und Eigentümer die iDWELL App nutzen und einen Schaden melden.
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
