Mit einer Aktivität halten Sie eine konkrete Aufgabe in der Servicemeldung fest und weisen sie einem Mitarbeiter zu. Beispiel: Ein Mieter meldet einen verstopften Duschabfluss und ist nur werktags ab 15 Uhr erreichbar – Sie legen die Aktivität „Termin mit Installateur und Mieter vereinbaren“ mit Wiedervorlage an und nichts geht verloren.
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Sie sehen nun die Liste aller aktiven Servicemeldungen. Klicken Sie auf die gewünschte Servicemeldung, um sie zu öffnen. Unter dem Titel sehen Sie bereits, wie viele Aktivitäten eine Servicemeldung enthält (z. B. „Aktivitäten 5“).
Schritt 3:
Scrollen Sie in der geöffneten Servicemeldung nach unten zu den Reitern und klicken Sie auf den Reiter „Aktivitäten“. Die Zahl in Klammern zeigt, wie viele Aktivitäten die Servicemeldung enthält.
Schritt 4:
Klicken Sie rechts oben auf „Neue Aktivität hinzufügen“. Alternativ finden Sie die Schaltfläche unter jeder Phase, im Menü ⋮ einer Phase, in der Leiste „Neu hinzufügen: Aktivität“ unter der Beschreibung oder in der Symbolleiste rechts über das „+“.
Schritt 5:
Es öffnet sich das Fenster „Aktivität erstellen“. Füllen Sie die Felder aus (Pflichtfelder sind mit * gekennzeichnet):
- Phase*: In welche Phase des Prozesses gehört die Aktivität? Die aktuell gewählte Phase ist farbig hinterlegt.
- Aktivitätsart*: Wählen Sie über die Symbole die Art der Aufgabe (z. B. Anruf, E-Mail, Termin). Fahren Sie mit der Maus über ein Symbol, um den Namen zu sehen; weitere Arten öffnen Sie über den Pfeil rechts. Die Liste der Arten legen Ihre Administratoren fest.
- Titel*: Wird mit dem Namen der Aktivitätsart vorbelegt – überschreiben Sie ihn mit einer aussagekräftigen Aufgabe (max. 256 Zeichen).
- Notizen: Details zur Aufgabe, mit Formatierung (fett, Listen, Farben). Die Notiz erscheint später als Hinweiszeile unter dem Titel.
- Mitarbeiter*: Zuständige Person – vorbelegt mit Ihnen selbst. Pro Aktivität kann genau ein Mitarbeiter zuständig sein.
- Aufgabenart: „Checkliste“ (offen/erledigt) oder „Ja/Nein Frage“.
- Wiedervorlage: Datum und optional Uhrzeit, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll.
Schritt 6:
Scrollen Sie im Fenster nach unten. Unter „Label“ wählen Sie eine Markierung, z. B. „Hoch“ für eine hohe Priorität. Die verfügbaren Labels legen Ihre Administratoren fest.
Schritt 7:
Mit dem Schalter „Für Kunden sichtbar machen“ unter „Sichtbarkeit“ legen Sie fest, ob der Mieter bzw. Eigentümer die Aktivität sieht. Unten finden Sie außerdem „Dokumente hinzufügen“ (Datei anhängen) und das Kästchen „Als erledigt markieren“ – praktisch, wenn Sie eine bereits erledigte Tätigkeit (z. B. ein geführtes Telefonat) nur dokumentieren. Klicken Sie zum Schluss auf „Erstellen“.
Schritt 8:
Die neue Aktivität erscheint in der gewählten Phase – mit Status, Titel, Notiz, Mitarbeiter, Wiedervorlage und Label. Unten links bestätigt ein Hinweis, dass die Aktivität erstellt wurde.
Hinweis: Über das Doppelpfeil-Symbol rechts oben im Fenster vergrößern Sie das Fenster auf Vollbild, mit dem X schließen Sie es ohne zu speichern.
Praxistipp: Hinterlegen Sie Aufgaben, die immer wieder vorkommen, nicht jedes Mal von Hand: Ihre Administratoren können sie als Prozess je Kategorie anlegen, dann entstehen sie automatisch mit jeder neuen Servicemeldung.
Weitere Informationen
- Aktivität bearbeiten
- Aufgabentypen: Checkliste und Ja/Nein-Frage
- Aktivitätsarten
- Labels für Aktivitäten
- Aktivität für Kunden freischalten
Video: Aktivitäten im Redesign
Im Tutorial #1 sehen Sie Schritt für Schritt, wie Sie Aktivitäten anlegen und bearbeiten.
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