Wie kann ich eine Vorlage für Kommentare in den Servicemeldungen erstellen?

Vorlagen für Servicemeldungen erstellen

Geschrieben von iDWELL Kundensupport

Aktualisiert vor 4 Jahren

Fallbeispiel: Sicherlich wiederholen sich viele Ihrer Antworten an Ihre Kunden und Sie möchten diese nicht jedes Mal aufs Neue manuell eintippen. Eine häufige Antwort könnte beispielsweise folgendermaßen lauten:

Sehr geehrter Herr / Frau [Name],

vielen Dank für Ihre Schadensmeldung. Wir haben Ihren Fall an die Firma [Name] weitergeleitet und mit der Behebung des Schadens beauftragt.

Mit freundlichen Grüßen,

Kundenbetreuer Maier

i. A. Immobilienverwaltung ABC

So können Sie die Vorlage anlegen:

Schritt 1:

Klicken Sie rechts oben auf der horizontalen Leiste auf Ihren Namen und wählen Sie “Einstellungen” aus.

Schritt 2:

Wählen Sie das 4. Menü von oben “Vorlagen”.

Schritt 3:

Nun können Sie Ihre persönlichen Vorlagen erstellen.

Bitte beachten Sie, dass es eine Registerkarte “Allgemein” für Vorlagen für Kommentare und E-Mails gibt, und eine Registerkarte “Schwarzes Brett” für Vorlagen für digitale Aushänge.

Mehr Informationen zu den einzelnen Vorlagenarten können Sie hier nachlesen.

Schritt 4:

Möchten Sie nun die oben angeführte Vorlage erstellen, so klicken Sie bitte auf “Vorlage hinzufügen” in der Registerkarte "Allgemein".

Schritt 5:

Nun öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie die Vorlage zuerst bezeichnen, damit Sie sie schnell auffinden. Das Häkchen soll bei der Sichtbarkeit auf “Online” gesetzt bleiben.

Schritt 6:

Wählen Sie nun die Vorlagenart aus. Hier können Sie bestimmen, in welchen Bereichen die Vorlage erscheinen soll, wählen Sie also zum Beispiel “Servicemeldung - Kommentar” aus (Mehrfachauswahl möglich!).

Lesen Sie hier mehr zur Bedeutung der einzelnen Vorlagenarten.

Schritt 7:

Tippen Sie nun Ihren Text ein. Zusätzlich können Sie sich an Variablen - also Platzhalter, die automatisch bestimmte Felder ausfüllen - bedienen.

Wenn Sie beispielsweise das Variablen-Feld “Schadensmelder - vollständiger Name” auswählen, so wird automatisch der Name des Schadenmelders vorausgefüllt.

Oder wenn Sie das Variablen-Feld “Mein Profil - E-Mail” auswählen, so wird automatisch Ihre E-Mail Adresse im Kommentar ausgefüllt.

Bitte beachten Sie, dass sich die Variablen-Auswahl an der Vorlagenart orientiert, die Sie ausgewählt haben.

Lesen Sie hier mehr zur Bedeutung der einzelnen Variablen.

Schritt 8:

Wählen Sie zuletzt, ob die Sichtbarkeit auf Privat eingestellt bleiben soll, oder ob Sie die Vorlage für alle Mitarbeiter (also öffentlich) in Ihrer Organisation zur Verfügung stellen möchten.

Klicken Sie dazu einfach in das Kästchen, sodass der Haken neben “Privat” entfernt wird. Nun ist die Vorlage für alle Mitarbeiter verfügbar.

Hinweis: In der Vorderansicht ist jede private Vorlage mit einem Schloss gekennzeichnet - alle anderen sind allgemein zugänglich.

Schritt 9:

Machen Sie nun den Test und setzen Sie sich bei einer Servicemeldung in die Kommentarfunktion hinein. Wählen Sie nun “Vorlagen” aus und wählen Sie Ihre zuvor bezeichnete Vorlage aus.

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