Wie kann ich eine Vorlage für meine E-Mails erstellen?

Vorlagen für E-Mails erstellen

Geschrieben von iDWELL Kundensupport

Aktualisiert vor 1 Jahr

Fallbeispiel: Sicherlich wiederholen sich viele Ihrer E-Mails und Sie möchten diese nicht jedes Mal aufs Neue manuell eintippen. Eine häufige Antwort könnte beispielsweise folgendermaßen lauten:

Sehr geehrte Damen und Herren,

bitte legen Sie uns im Auftrag der Liegenschaft [Name] unter Berücksichtigung des folgenden Sachverhalts ein Angebot für die Schadensbehebung:

< Angabe Sachverhalt >

Wir bitten Sie, das Angebot an folgenden Empfänger auszustellen:

An die WEG

i. A. Immobilienverwaltung ABC

< Adresse Liegenschaft>

Vielen Dank.

Mit freundlichen Grüßen,
Kundenbetreuer Mayer

i. A. Immobilienverwaltung ABC

So können Sie die Vorlage anlegen:

Schritt 1:

Klicken Sie rechts oben auf der horizontalen Leiste auf Ihren Namen und wählen Sie “Einstellungen” aus.

Schritt 2:

Wählen Sie das 4. Menü von oben “Textvorlagen”.

Schritt 3:

Nun können Sie Ihre persönlichen Vorlagen erstellen.

Bitte beachten Sie, dass es eine Registerkarte "E-Mail" für Vorlagen zur E-Mail-Korrespondenz, eine Registerkarte “Allgemein” für Vorlagen für Kommentare/Chats gibt, und eine Registerkarte “Schwarzes Brett” für Vorlagen für digitale Aushänge.

Mehr Informationen zu den einzelnen Vorlagenarten können Sie hier nachlesen.

Schritt 4:

Möchten Sie nun die oben angeführte Vorlage erstellen, so klicken Sie bitte auf “Vorlage hinzufügen” in der Registerkarte "E-Mail".

Schritt 5:

Nun öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie die Vorlage zuerst bezeichnen, damit Sie sie schnell auffinden. Das Häkchen soll bei der Sichtbarkeit auf “Online” gesetzt bleiben.

Schritt 6:

Entscheiden Sie ,ob die Sichtbarkeit auf Privat eingestellt bleiben soll, oder ob Sie die Vorlage für alle Mitarbeiter (also öffentlich) in Ihrer Organisation zur Verfügung stellen möchten.

Klicken Sie dazu einfach in das Kästchen, sodass der Haken neben “Privat” entfernt wird. Nun ist Ihre Vorlage für alle Mitarbeiter sichtbar.

Hinweis: In der Vorderansicht ist jede private Vorlage mit einem Schloss gekennzeichnet - alle anderen sind allgemein zugänglich.

Schritt 7:

Wählen Sie nun die Vorlagenart aus. Hier können Sie bestimmen, in welchen Bereichen die Vorlage erscheinen soll, wählen Sie also zum Beispiel “E-Mail - Privat” aus (Mehrfachauswahl möglich!).

Lesen Sie hier mehr zur Bedeutung der einzelnen Vorlagenarten.

Schritt 8:

Tippen Sie nun Ihren Text + Betreff ein. Zusätzlich können Sie sich an Variablen - also Platzhalter, die automatisch bestimmte Felder ausfüllen - bedienen.

Wenn Sie beispielsweise das Variablen-Feld “Mein Profil - vollständiger Name” auswählen, so wird automatisch der Name des Verfassers in der Signatur vorausgefüllt.

Oder wenn Sie das Variablen-Feld “Organisation - Name” auswählen, so wird automatisch der Name Ihrer Firma in der Signatur ausgefüllt.

Bitte beachten Sie, dass sich die Variablen-Auswahl an der Vorlagenart orientiert, die Sie ausgewählt haben.

Lesen Sie hier mehr zur Bedeutung der einzelnen Variablen.

Schritt 9:

Wählen Sie zuletzt, ob die Sichtbarkeit auf Privat eingestellt bleiben soll, oder ob Sie die Vorlage für alle Mitarbeiter (also öffentlich) in Ihrer Organisation zur Verfügung stellen möchten.

Klicken Sie dazu einfach in das Kästchen, sodass der Haken neben “Privat” entfernt wird. Nun ist Ihre Vorlage für alle Mitarbeiter sichtbar.

Schritt 10:

Machen Sie nun den Test und erstellen Sie eine neue E-Mail im iDWELL-System. Wählen Sie nun “Vorlagen” aus und wählen Sie Ihre zuvor bezeichnete Vorlage aus.

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