Sollten Sie ein E-Mail-Postfach mit iDWELL verknüpfen wollen, über welches Sie viele E-Mails erhalten, die nicht relevant für iDWELL sind, dann können Sie beispielsweise für dieses Postfach einen iDWELL Unterordner anlegen und nur diesen mit iDWELL synchronisieren lassen.
Klicken Sie rechts oben auf der horizontalen Leiste auf Ihren Namen und wählen Sie "Einstellungen" aus.
Nun befinden Sie sich im Menü "Privates". Bitte wählen Sie die Rubrik "E-Mail Integration - Neu" aus.
Wählen Sie den entsprechenden Account aus, den Sie bereits mit dem iDWELL System verknüpft haben. Es muss sich dabei um einen "unternehmensweiten" Account handeln.
Nun befinden Sie sich in den weiterführenden Einstellungen für dieses konkrete Postfach. Scrollen Sie nun ganz nach unten bis Sie zum Menü " Synchronisations-Einstellungen zu den E-Mail Ordnern" gelangen.
Nun sehen Sie alle "Ordner" Ihres E-Mail-Postfachs. Auch der Posteingang oder der Spam-Ordner ist faktisch nichts anderes, als ein Ordner.
Aktivieren bzw. deaktivieren Sie nun die entsprechenden E-Mail Ordner. Wenn Sie nur einen bestimmten Ordner synchronisieren möchten, sollten Sie jedenfalls den Posteingangsordner deaktivieren.
Möchten Sie einen Ordner stoppen? Klicken Sie auf den roten Button „Verbindung trennen“.
Wichtig: E-Mails, die während einer Deaktivierung eingehen, werden später nicht mehr automatisch nach iDWELL übertragen!
Damit die Verbindung zwischen Ihrem E-Mail-Anbieter und iDWELL stabil bleibt, beachten Sie bitte folgende Punkte:
1. Halten Sie Ihre Ordnerstruktur „flach“
Wir empfehlen, Ihre Ordnerstruktur so einfach wie möglich zu halten. Tief verzweigte Unterordner (Ordner im Ordner im Ordner...) führen häufig zu Problemen bei der Synchronisation.
2. Archivierung und gelöschte Elemente
Standardmäßig werden der Archiv-Ordner und der Papierkorb nicht in der Liste angezeigt.
-
Manuelle Änderung: Wir können bei Bedarf den Zielordner für Ihre Archivierung manuell anpassen.
-
Achtung: Wenn wir den Archivordner ändern, werden systemseitig oft auch die E-Mails im Ordner „Gelöschte Elemente“ bereinigt. Sichern Sie wichtige Daten vorher!
3. Was passiert, wenn ich die Synchronisation stoppe?
Keine Sorge: Wenn Sie die Synchronisation für einen Ordner beenden, bleiben alle bereits in iDWELL vorhandenen E-Mails bestehen. Es werden lediglich ab diesem Zeitpunkt keine zukünftigen E-Mails mehr aus diesem Ordner in das System geladen.
4. Der „asynchrone“ Posteingang (Spezialfall)
Sie können iDWELL so einstellen, dass E-Mails erst dann im System erscheinen, wenn Sie diese in Ihrem Outlook/Mail-Programm manuell in einen speziellen iDWELL-Ordner verschieben.
-
Vorteil: Nur absolut relevante Mails landen in iDWELL.
-
Risiko: Sollte die Synchronisation Ihres Anbieters kurzzeitig haken, kann die E-Mail nicht sofort in iDWELL angezeigt werden, obwohl Sie sie verschoben haben.
Ein Wort zur Technik: Cloud vs. On-Premises
Die Zuverlässigkeit der E-Mail-Übertragung hängt stark von Ihrem Server ab.
-
On-premises Server (eigene Server im Haus): Hier kommt es leider öfter zu „Fehlständen“ bei der Übertragung durch den Provider. Die Folge: Die Synchronisation bricht ab und die E-Mail muss in iDWELL händisch nachbearbeitet (z. B. manuell archiviert) werden.
-
Cloud-Lösungen (z. B. Microsoft 365): Wir empfehlen klar die Nutzung einer cloudbasierten Version, da diese deutlich stabiler mit iDWELL kommuniziert.
