In vielen Hausverwaltungen ist es sinnvoll, ein zentrales, unternehmensweites Postfach zu nutzen – zum Beispiel für allgemeine Anfragen, Schadensmeldungen oder die Kommunikation mit Eigentümer und Dienstleister.
Gleichzeitig besteht häufig der Bedarf, den Zugriff auf dieses Postfach gezielt auf bestimmte Personen oder Teams zu beschränken.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen verständlich und Schritt für Schritt, wie Sie den Nutzerkreis für den Zugriff sowie für den Versand von E-Mails aus einem gemeinsamen Postfach einschränken können.
Klicken Sie rechts oben auf der horizontalen Leiste auf Ihren Namen und wählen Sie "Einstellungen" aus.
Nun befinden Sie sich im Menü "Privates". Bitte wählen Sie die Rubrik "E-Mail Integration - Neu" aus.
Wählen Sie den entsprechenden Account aus, den Sie bereits mit dem iDWELL System verknüpft haben. Es muss sich dabei um einen "unternehmensweiten" Account handeln.
Entscheiden Sie nun unter "Folgende Nutzer dürfen zugreifen und versenden", ob alle nur ausgewählte Mitarbeiter mit diesem Postfach arbeiten dürfen. Diese haben dann die Erlaubnis, auf den Posteingang und -ausgang des Postfachs zuzugreifen und Sie können über dieses Postfach auch E-Mails versenden.
Entscheiden Sie zum Schluss, ob die E-Mails für alle Mitarbeiter als gelesen gekennzeichnet sind, sobald der erste Mitarbeiter die E-Mail geöffnet und gelesen hat. Scrollen Sie dazu nach oben und setzen Sie den Regler bei Bedarf von "deaktiviert" auf "aktiv" (dies wäre unsere Empfehlung für einen besseren Überblick).
