Variablen sind Platzhalter in doppelten geschweiften Klammern, z. B. {{recipient_first_name}}. Beim Versand einer E-Mail oder eines Briefs setzt iDWELL dort automatisch die passenden Daten ein – etwa den Namen des Empfängers, die Objektadresse oder die Nummer der Servicemeldung. So nutzen Sie eine Vorlage für viele Empfänger.
Beispiel: {{recipient_info_salutation}} {{recipient_second_name}}, wird zu „Sehr geehrte Frau Schulze,“
Variable einfügen
Schritt 1:
Öffnen Sie im Hauptmenü die Einstellungen.
Schritt 2:
Klicken Sie auf Textvorlagen und öffnen Sie die gewünschte Vorlage (oder legen Sie eine neue an).
Schritt 3:
Klicken Sie im Feld Text (oder Betreff) an die Stelle, an der die Variable stehen soll. Öffnen Sie dann Variable hinzufügen, geben Sie einen Suchbegriff ein (z. B. Kunde oder Objekt) und wählen Sie die passende Variable aus. Klicken Sie anschließend auf Speichern.
Hinweis:
- Eine Variable wird nur befüllt, wenn die Daten in iDWELL hinterlegt sind. Fehlen sie, bleibt die Stelle leer.
- Variablen zu Servicemeldung, Melder, Mitarbeiter und Dienstleister funktionieren nur, wenn Sie die Vorlage aus einer Servicemeldung heraus verwenden.
- Variablen zu Objekt und Einheit funktionieren nur, wenn das Objekt bzw. die Einheit bekannt ist (z. B. über den Empfänger oder die Servicemeldung).
- Sind einer Servicemeldung mehrere Mitarbeiter oder Dienstleister zugewiesen, können deren Variablen nicht eindeutig befüllt werden.
- Fügen Sie Variablen am besten über Variable hinzufügen ein. Beim Abtippen führt schon ein fehlendes Zeichen dazu, dass die Variable nicht ersetzt wird.
Alle Variablen im Überblick
Die Variablen sind nach Themen gruppiert. Die Bezeichnung in der Liste ist der Name, den Sie unter Variable hinzufügen sehen und suchen können.
- 🏢 Ihr Unternehmen
- 👩💼 Ihr Profil (angemeldeter Benutzer)
- 📅 Datum
- 👤 Kunde (Empfänger)
- 🛠 Servicemeldung
- 📣 Melder der Servicemeldung
- 🧑🔧 Mitarbeiter & Dienstleister
- 🏠 Objekt
- 🚪 Einheit
🏢 Ihr Unternehmen
Daten aus den Unternehmenseinstellungen (Einstellungen → Unternehmen). Ideal für Signaturen und Briefköpfe.
| Bezeichnung in der Liste | Variable | Beispiel |
|---|---|---|
| Firma_Name | {{company_name}} | Immobilienverwaltung ABC GmbH |
| Firma_E-Mail | {{company_email}} | office@immobilienabc.com |
| Firma_Telefon | {{company_phone}} | +43 1 234 56 78 |
| Firma_Website | {{company_website}} | www.immobilienabc.com |
| Firma_Adressanschrift | {{company_address}} | Hauptstraße 35, 1010 Wien |
👩💼 Ihr Profil (angemeldeter Benutzer)
Daten aus „Mein Profil“ der Person, die die Nachricht versendet. Bei Automatisationen ist das die Person, die die Automatisation erstellt hat.
| Bezeichnung in der Liste | Variable | Beispiel |
|---|---|---|
| Ersteller_der_Automatisation_ID | {{author_id}} | 4711 (interne iDWELL-ID) |
| Ersteller_der_Automatisation_Vollständiger_Name | {{author_fullname}} | Greta Schuster |
| Ersteller_der_Automatisation_Vorname | {{author_first_name}} | Greta |
| Ersteller_der_Automatisation_Nachname | {{author_second_name}} | Schuster |
| Ersteller_der_Automatisation_E-Mail | {{author_email}} | greta.schuster@immobilienabc.com |
| Ersteller_der_Automatisation_Telefon | {{author_phone}} | +43 660 123 45 67 |
| Ersteller_der_Automatisation_Position_Stelle | {{author_job_position}} | Objektbetreuerin |
📅 Datum
Setzt das aktuelle Datum zum Zeitpunkt des Versands ein.
| Bezeichnung in der Liste | Variable | Beispiel |
|---|---|---|
| TodayWithWeekday | {{today_with_weekday}} | Dienstag, 31. Oktober 2023 |
| TodayFullFormat | {{today_full_format}} | 31. Oktober 2023 |
| TodayShortFormat | {{today_short_format}} | 31.10.2023 |
👤 Kunde (Empfänger)
Daten der Person, an die die E-Mail bzw. der Brief geht – z. B. Mieter oder Eigentümer. Quelle sind die Kundendaten in iDWELL.
| Bezeichnung in der Liste | Variable | Beispiel |
|---|---|---|
| Name & Kontakt | ||
| Kunde_Anrede | {{recipient_info_salutation}} | Sehr geehrte Frau |
| Kunde_Titel | {{recipient_info_title}} | Dr. |
| Kunde_Vorname | {{recipient_first_name}} | Maria |
| Kunde_Zweitname | {{recipient_info_middle_name}} | Anna |
| Kunde_Nachname | {{recipient_second_name}} | Schulze |
| Kunde_Vorname_Nachname | {{recipient_fullname}} | Maria Schulze |
| Kunde_Vollständiger_Name | {{recipient_info_full_name}} | Dr. Maria Anna Schulze |
| Kunde_Namenszusatz | {{recipient_info_name_info}} | z. Hd. ABC GmbH |
| Kunde_Rolle | {{recipient_role}} | Mieter |
| Kunde_E-Mail | {{recipient_email}} | maria.schulze@mail.at |
| Kunde_Telefon | {{recipient_phone}} | +43 664 987 65 43 |
| Kunde_Website | {{recipient_website}} | www.schulze.at |
| Kunde_Alle_Kontaktdaten | {{recipient_full_contact}} | Name, E-Mail und Telefon in einem |
| Einheit & Vertrag | ||
| Kunde_Einheitennummer | {{recipient_flat_number}} | Top 5 |
| Kunde_Adresse | {{recipient_building_address}} | Wattgasse 48 |
| Kunde_vollständigeAdresse | {{recipient_full_address}} | Wattgasse 48, Top 5 |
| Kunde_Vertrag1 | {{recipient_contract_first}} | Vertragsnummer (Vertrag 1) |
| Kunde_Vertrag2 | {{recipient_contract_second}} | Vertragsnummer (Vertrag 2) |
| Kunde_Vertragsstart | {{recipient_contract_start}} | 01.03.2021 |
| Kunde_Vertragsende | {{recipient_contract_end}} | 28.02.2026 |
| Kunde_Vertragslaufzeit | {{recipient_contract_duration}} | 5 Jahre |
| Weitere Kundeninfos | ||
| Kunde_Status | {{recipient_info_status}} | Selbstverwalter |
| Kunde_DSGVO_Info | {{recipient_info_gdpr_info}} | Informationspflicht erfüllt |
| Kunde_Bvorzugte_Kommunikationsart | {{recipient_info_preferred_communication}} | |
| Zweiter Vertragspartner | ||
| Kunde_Vertragspartner2_Anrede | {{recipient_info_partner_salutation}} | Sehr geehrter Herr |
| Kunde_Vertragspartner2_Titel | {{recipient_info_partner_title}} | Mag. |
| Kunde_Vertragspartner2_Vorname | {{recipient_info_partner_first_name}} | Thomas |
| Kunde_Vertragspartner2_Zweitname | {{recipient_info_partner_info_middle_name}} | Josef |
| Kunde_Vertragspartner2_Nachname | {{recipient_info_partner_info_last_name}} | Schulze |
| Kunde_Vertragspartner2_Vollständiger_Name | {{recipient_info_partner_full_name}} | Mag. Thomas Josef Schulze |
| Kunde_Vertragspartner2_Telefon | {{recipient_info_partner_phone}} | +43 664 111 22 33 |
| Kunde_Vertragspartner2_E-Mail | {{recipient_info_partner_email}} | thomas.schulze@mail.at |
| Postanschrift | ||
| Kunde_Vollständige_Postanschrift | {{recipient_info_address}} | Wattgasse 48/12, 1170 Wien, Österreich |
| Kunde_Straße_Postanschrift | {{recipient_info_street}} | Wattgasse 48 |
| Kunde_Türnummer_Postanschrift | {{recipient_info_address_2}} | 12 |
| Kunde_Postleitzahl_Postanschrift | {{recipient_info_info_postcode}} | 1170 |
| Kunde_Ort_Postanschrift | {{recipient_info_city}} | Wien |
| Kunde_Land_Postanschrift | {{recipient_info_country}} | Österreich |
| Bank & Zahlung | ||
| Kunde_IBAN | {{recipient_info_iban}} | AT61 1904 3002 3457 3201 |
| Kunde_BIC | {{recipient_info_bic}} | BKAUATWW |
| Kunde_Bankname | {{recipient_info_bank_name}} | Bank Austria |
| Kunde_Zahlungsart | {{recipient_info_payment_type}} | SEPA-Lastschrift |
| Kunde_Saldo | {{recipient_info_open_amount}} | -120,00 € |
| Kunde_Kaution | {{recipient_info_deposit}} | 2.400,00 € |
🛠 Servicemeldung
Daten der Servicemeldung, aus der heraus Sie die Nachricht senden.
| Bezeichnung in der Liste | Variable | Beispiel |
|---|---|---|
| Servicemeldung_Nummer | {{request_number}} | SM-2024-0815 |
| Servicemeldung_ID_iDWELL | {{request_id}} | 98765 (interne iDWELL-ID) |
| Servicemeldung_URL | {{request_url}} | Link direkt zur Servicemeldung |
| Servicemeldung_Kategorie | {{request_category_type}} | Elektrik |
| Servicemeldung_Titel | {{request_title}} | Gegensprechanlage rauscht |
| Servicemeldung_Beschreibung | {{request_description}} | Seit 2 Wochen rauscht die Anlage … |
| Servicemeldung_Erstelldatum | {{request_created_date}} | 16.02.2024 |
| Servicemeldung_Ersteller_Vollständiger_Name | {{request_creator_fullname}} | Person, die die Meldung angelegt hat |
| Servicemeldung_Objekt_ID | {{request_building_id}} | 11083 (interne iDWELL-ID) |
| Servicemeldung_Objektadresse | {{request_building_address}} | Hummelsteiner Weg 14 |
| Servicemeldung_Einheit_ID | {{request_flat_id}} | 262519 (interne iDWELL-ID) |
| Servicemeldung_Einheit_Bezeichnung | {{request_flat_number}} | Top 5 |
| Servicemeldung_Einheit_Lage/Stockwerk | {{request_flat_floor}} | 1. OG rechts |
| Servicemeldung_Einheit_Eingang/Stiege | {{request_flat_entrance}} | Stiege 2 |
📣 Melder der Servicemeldung
Daten der Person, die der Servicemeldung als Melder zugeordnet ist (z. B. der Mieter). Die Variablen entsprechen den Kunden-Variablen, beginnen aber mit request_customer_.
| Bezeichnung in der Liste | Variable | Beispiel |
|---|---|---|
| Name & Kontakt | ||
| Servicemeldung_Info_Anrede | {{request_customer_info_salutation}} | Sehr geehrte Frau |
| Servicemeldung_Kunde_Info_Titel | {{request_customer_info_title}} | Dr. |
| Servicemeldung_Melder_Vorname | {{request_customer_first_name}} | Sarah |
| Servicemeldung_Kunde_Info_Mittelname | {{request_customer_info_middle_name}} | Marie |
| Servicemeldung_Melder_Nachname | {{request_customer_last_name}} | Huber |
| Servicemeldung_Melder_Vollständiger_Name | {{request_customer_fullname}} | Sarah Huber |
| Servicemeldung_Kunde_Info_vollstName | {{request_customer_info_full_name}} | Dr. Sarah Marie Huber |
| Servicemeldung_Kunde_Name | {{request_customer_info_name_info}} | Namenszusatz, z. B. Junior |
| Servicemeldung_Melder_Rolle | {{request_customer_role}} | Mieter |
| Servicemeldung_Melder_E-Mail | {{request_customer_email}} | sarah.huber@mail.at |
| Servicemeldung_Melder_Telefon | {{request_customer_phone}} | +43 676 555 44 33 |
| Servicemeldung_Melder_Website | {{request_customer_website}} | www.huber.at |
| Servicemeldung_Melder_Vollständige_Kontaktdaten | {{request_customer_full_contact}} | Name, E-Mail und Telefon in einem |
| Einheit & Vertrag | ||
| Servicemeldung_Melder_Einheitennummer | {{request_customer_flat_number}} | Top 5 |
| Servicemeldung_Melder_Adresse | {{request_customer_building_address}} | Hummelsteiner Weg 14 |
| Servicemeldung_Kunde_vollständigeAdresse | {{request_customer_full_address}} | Hummelsteiner Weg 14, Top 5 |
| Servicemeldung_Kunde_Vertrag1 | {{request_customer_contract_first}} | Vertragsnummer (Vertrag 1) |
| Servicemeldung_Kunde_Vertrag2 | {{request_customer_contract_second}} | Vertragsnummer (Vertrag 2) |
| Servicemeldung_Kunde_Vertragsstart | {{request_customer_contract_start}} | 01.03.2021 |
| Servicemeldung_Kunde_Vertragsende | {{request_customer_contract_end}} | 28.02.2026 |
| Servicemeldung_Kunde_Vertragslaufzeit | {{request_customer_contract_duration}} | 5 Jahre |
| Weitere Infos | ||
| Servicemeldung_Kunde_Info_Status | {{request_customer_info_status}} | Miteigentümer |
| Servicemeldung_Kunde_GDPR | {{request_customer_info_gdpr_info}} | Informationspflicht erfüllt |
| Servicemeldung_Kunde_Info_Kommunikationsart | {{request_customer_info_preferred_communication}} | |
| Zweiter Vertragspartner | ||
| Servicemeldung_Kunde_Info_PartnerAnrede | {{request_customer_info_partner_salutation}} | Sehr geehrter Herr |
| Servicemeldung_Kunde_Info_PartnerTitel | {{request_customer_info_partner_title}} | Ing. |
| Servicemeldung_Kunde_Info_PartnerVorname | {{request_customer_info_partner_first_name}} | Lukas |
| Servicemeldung_Kunde_Info_PartnerMittelname | {{request_customer_info_partner_info_middle_name}} | Peter |
| Servicemeldung_Kunde_Info_PartnerNachname | {{request_customer_info_partner_info_last_name}} | Huber |
| Servicemeldung_Kunde_Info_PartnerVollName | {{request_customer_info_partner_full_name}} | Ing. Lukas Peter Huber |
| Servicemeldung_Kunde_PartnerTelefon | {{request_customer_info_partner_phone}} | +43 676 222 11 00 |
| Servicemeldung_Kunde_PartnerEmail | {{request_customer_info_partner_email}} | lukas.huber@mail.at |
| Postanschrift | ||
| Servicemeldung_Kunde_Adresse | {{request_customer_info_address}} | Hauptplatz 3/4, 8010 Graz, Österreich |
| Servicemeldung_Kunde_Info_Straße | {{request_customer_info_street}} | Hauptplatz 3 |
| Servicemeldung_Kunde_Info_Adresse2 | {{request_customer_info_address_2}} | 4 |
| Servicemeldung_Kunde_Info_PLZ | {{request_customer_info_info_postcode}} | 8010 |
| Servicemeldung_Kunde_Info_Stadt | {{request_customer_info_city}} | Graz |
| Servicemeldung_Kunde_Info_Land | {{request_customer_info_country}} | Österreich |
| Bank & Zahlung | ||
| Servicemeldung_Kunde_Info_IBAN | {{request_customer_info_iban}} | AT48 3200 0000 1234 5864 |
| Servicemeldung_Kunde_Info_BIC | {{request_customer_info_bic}} | RLNWATWW |
| Servicemeldung_Kunde_Info_Bankname | {{request_customer_info_bank_name}} | Raiffeisenbank |
| Servicemeldung_Kunde_Info_Zahlungsmethode | {{request_customer_info_payment_type}} | Überweisung |
| Servicemeldung_Kunde_Info_Saldo | {{request_customer_info_open_amount}} | 0,00 € |
| Servicemeldung_Kunde_Info_Kaution | {{request_customer_info_deposit}} | 1.800,00 € |
🧑🔧 Mitarbeiter & Dienstleister
Daten des Mitarbeiters bzw. Dienstleisters, der der Servicemeldung zugewiesen ist.
| Bezeichnung in der Liste | Variable | Beispiel |
|---|---|---|
| Zugewiesener Mitarbeiter | ||
| Servicemeldung_verknüpfte_Mitarbeiter_Name | {{employee_name}} | Sabrina Mayer |
| Servicemeldung_verknüpfte_Mitarbeiter_E-Mail | {{employee_email}} | sabrina.mayer@immobilienabc.com |
| Servicemeldung_verknüpfte_Mitarbeiter_Telefon | {{employee_phone}} | +43 660 765 43 21 |
| Zugewiesener Dienstleister | ||
| Dienstleister_Name | {{supplier_name}} | Elektro Muster GmbH |
| Dienstleister_E-Mail | {{supplier_email}} | office@elektro-muster.at |
| Dienstleister_Telefonnummer | {{supplier_phone}} | +43 1 987 65 43 |
| Dienstleister_Adresse | {{supplier_address}} | Rosenweg 25, 1100 Wien |
🏠 Objekt
Daten des Objekts (Gebäudes) aus dem Bereich Gebäude → Informationen.
| Bezeichnung in der Liste | Variable | Beispiel |
|---|---|---|
| Allgemein | ||
| Objekt_Nummer | {{building_info_object_number}} | OBJ-012 |
| Objekt_Typ | {{building_info_living_type}} | Wohnhausanlage |
| Objekt_Anrede | {{building_info_salutation}} | Sehr geehrte Eigentümergemeinschaft |
| Objekt_Hauseigentümer | {{building_property_owner}} | EG Wattgasse 48 |
| Objektgruppenname | {{building_group_name}} | Region Wien Nord |
| Objekt_Baujahr | {{building_info_construction_year}} | 1985 |
| Objekt_Hausmeister | {{building_info_housekeeper}} | Hausbetreuung Gruber |
| Objekt_Freigabegrenzen | {{building_info_amount_restriction}} | 1.000,00 € |
| Objekt_Vertragsbeginn | {{building_info_contract_start}} | 01.01.2020 |
| Objekt_Vertragsende | {{building_info_contract_end}} | 31.12.2029 |
| Adresse | ||
| Objekt_Vollständige_Adresse | {{building_info_full_address}} | Wattgasse 48, 1170 Wien |
| Objekt_Straße | {{building_info_street}} | Wattgasse |
| Objekt_Hausnummer | {{building_info_door_number}} | 48 |
| Objekt_Postleitzahl | {{building_info_postal_code}} | 1170 |
| Objekt_Ort | {{building_info_location}} | Wien |
| Objekt_Rechnungsanschrift | {{building_info_address_invoice}} | EG Wattgasse 48, c/o ABC GmbH … |
| Versicherung | ||
| Objekt_Versicherung | {{building_info_insurance_supplier}} | Wiener Städtische |
| Objekt_Versicherungstyp | {{building_info_insurance_type}} | Gebäudeversicherung |
| Objekt_Versicherungsnummer | {{building_info_insurance_contract_number}} | GV-123456 |
| Bankverbindung | ||
| Objekt_Kontoinhaber | {{building_info_bank_account_owner}} | EG Wattgasse 48 |
| Objekt_IBAN | {{building_info_bank_iban}} | AT61 1904 3002 3457 3201 |
| Objekt_BIC | {{building_info_bank_bic}} | BKAUATWW |
| Objekt_Bankname | {{building_info_bank_name}} | Erste Bank |
🚪 Einheit
Daten des Objekts (Gebäudes), wie sie in den Objektdaten in iDWELL hinterlegt sind.
| Bezeichnung in der Liste | Variable | Beispiel |
|---|---|---|
| Einheit_Einheitennummer | {{flat_info_unit_number}} | Top 5 |
| Einheit_Einheitentyp | {{flat_info_room_type}} | Wohnung |
| Einheit_Adresseingang | {{flat_info_entrance}} | Stiege 2 |
| Einheit_Ausstattungskategorie | {{flat_info_category}} | Kategorie A |
| Einheit_Einheitenzustand | {{flat_info_condition}} | renoviert |
| Einheit_Einheitenzustand (2. Eintrag) | {{flat_info_equipment}} | Ausstattung, z. B. möbliert |
| Einheit_Heizungsart | {{flat_info_heat_type}} | Fernwärme |
| Einheit_Eigentumsanteil | {{flat_info_property_share}} | 85/1000 |
| Einheit_Art_der_Mietzahlung | {{flat_info_rent_payment_type}} | Dauerauftrag |
| Einheit_Vertragsnummer | {{flat_contract_id}} | MV-2021-005 |
| Einheit_Vertragsbeginn | {{flat_contract_start}} | 01.03.2021 |
| Einheit_Vertragsende | {{flat_contract_end}} | 28.02.2026 |
| Einheit_Laufzeit | {{flat_contract_duration}} | 5 Jahre |
| Einheit_Kaufvertragsnummer | {{flat_purchase_contract_number}} | KV-2019-017 |
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