Sollte ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen haben, so können Sie diesen ganz einfach im iDWELL-System inaktiv setzen. Dazu müssen Sie ihn archivieren.
Klicken Sie rechts oben auf der horizontalen Leiste auf Ihren Namen und wählen Sie “Einstellungen” aus.
Klicken Sie nun auf der linken Seite auf den Reiter "Nutzerverwaltung".
Hier sind alle Personen mit Zugang zum Portal hinterlegt, ebenso wie deren Rollen (Mitarbeiter oder Managern), E-Mail Adressen und deren Status. Zudem können hier die Objekte unter der Spalte "Gebäude" zugewiesen werden.
Hier sind alle Personen mit Zugang zum Portal hinterlegt, ebenso wie deren Rollen (Mitarbeiter oder Manager), E-Mail Adressen und deren Status. Zudem können hier die Objekte unter der Spalte "Gebäude" zugewiesen werden.
Suchen Sie sich den entsprechenden Mitarbeiter oder Manager, der archiviert werden soll. Sie können dies auch links in der Filterleiste über "Mitarbeiter" machen.
Wenn Sie den Nutzer gefunden haben, so setzen Sie ein Häkchen neben dem Nutzerprofil und klicken auf den Button "Archivieren".
Der Nutzer befindet sich nun im Archiv und kann bei Bedarf auch wiederhergestellt werden.
- Archivierte Mitarbeiter / Manager werden nicht automatisch aus Servicemeldungen oder Aktivitäten entfernt (erfahren Sie hier, wie Sie die Zuständigkeit von Mitarbeitern anhand des Beispiels "Urlaubsvertretung" per Massenbearbeitung ändern können)
- Archivierte Mitarbeiter / Manager verlieren nicht automatisch die Zuweisung zu Gebäuden (sollte ein Mitarbeiter z.B. in Karenz gehen, können Sie diesen archivieren und später wiederherstellen - mit der Wiederherstellung wird die Gebäudezuweisung auch wiederhergestellt)
- Archivierte Mitarbeiter / Manager werden nicht mehr im Gebäude als zugewiesener Mitarbeiter angezeigt. Stellen Sie sicher, dass Sie einen neuen Mitarbeiter im Gebäude hinterlegen, da Ihre Kunden auf diese Information zugreifen können (erfahren Sie hier, wie Sie Mitarbeiter zu Gebäuden zuweisen können)
- Prüfen Sie vor dem Archivieren, ob der Nutzer noch Textvorlagen oder Filtervorlagen hinterlegt hat, die nur er/sie noch bearbeiten kann. Empfehlung: kopieren Sie die Vorlagen manuell oder entfernen Sie diese über sein/ihr Profil.
