Wie kann ich eine Vorlage für E-Mails ausgehend aus Servicemeldungen erstellen?

Vorlagen für E-Mails in den Servicemeldungen

Geschrieben von iDWELL Kundensupport

Aktualisiert vor 2 Jahren

Fallbeispiel: Sicherlich wiederholen sich viele Ihrer E-Mails an Dienstleister und Sie möchten diese nicht jedes Mal aufs Neue manuell eintippen. Eine häufige E-Mail könnte beispielsweise folgendermaßen lauten wenn Sie einen Dienstleister zu einer Servicemeldung hinzufügen:

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir beauftragen Sie Namens und im Auftrag der Liegenschaft [Adresse] mit der Behebung folgenden Schadens:

< Beschreibung des Schadens >

Mit freundlichen Grüßen,

Kundenbetreuer Mayer

i. A. Immobilienverwaltung ABC

So können Sie die Vorlage anlegen:

Schritt 1:

Klicken Sie rechts oben auf der horizontalen Leiste auf Ihren Namen und wählen Sie “Einstellungen” aus.

Schritt 2:

Wählen Sie das 4. Menü von oben “Vorlagen”.

Schritt 3:

Nun können Sie Ihre persönlichen Vorlagen erstellen.

Bitte beachten Sie, dass es eine Registerkarte “Allgemein” für Vorlagen für Kommentare und E-Mails gibt, und eine Registerkarte “Schwarzes Brett” für Vorlagen für digitale Aushänge.

Mehr Informationen zu den einzelnen Vorlagenarten können Sie hier nachlesen.

Schritt 4:

Möchten Sie nun die oben angeführte Vorlage erstellen, so klicken Sie bitte auf “Vorlage hinzufügen” in der Registerkarte "Allgemein".

Schritt 5:

Nun öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie die Vorlage zuerst bezeichnen, damit Sie sie schnell auffinden. Das Häkchen soll bei der Sichtbarkeit auf “Online” gesetzt bleiben.

Schritt 6:

Wählen Sie nun die Vorlagenart aus. Hier können Sie bestimmen, in welchen Bereichen die Vorlage erscheinen soll, wählen Sie also zum Beispiel “Servicemeldung - E-Mail” aus (Mehrfachauswahl möglich!).

Lesen Sie hier mehr zur Bedeutung der einzelnen Vorlagenarten.

Schritt 7:

Tippen Sie nun Ihren Text ein. Zusätzlich können Sie sich an Variablen - also Platzhalter, die automatisch bestimmte Felder ausfüllen - bedienen.

Wenn Sie beispielsweise das Variablen-Feld “Servicemeldung - Beschreibung” auswählen, so wird automatisch der Text des Kunden aus der Servicemeldung eingefügt.

Oder wenn Sie das Variablen-Feld “Organisation - Name” auswählen, so wird automatisch der Name Ihrer Firma in der Signatur ausgefüllt.

Bitte beachten Sie, dass sich die Variablen-Auswahl an der Vorlagenart orientiert, die Sie ausgewählt haben.

Lesen Sie hier mehr zur Bedeutung der einzelnen Variablen.

Schritt 8:

Wählen Sie zuletzt, ob die Sichtbarkeit auf Privat eingestellt bleiben soll, oder ob Sie die Vorlage für alle Mitarbeiter (also öffentlich) in Ihrer Organisation zur Verfügung stellen möchten.

Klicken Sie dazu einfach in das Kästchen, sodass der Haken neben “Privat” entfernt wird. Nun ist Ihre Vorlage für alle Mitarbeiter sichtbar.

Hinweis: In der Vorderansicht ist jede private Vorlage mit einem Schloss gekennzeichnet - alle anderen sind allgemein zugänglich.

Schritt 9:

Machen Sie nun den Test und verfassen Sie eine E-Mail direkt in der Servicemeldung zu. Klicken Sie auf “Vorlagen” und wählen Sie Ihre zuvor bezeichnete Vorlage aus.

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