Der Mieter schickt nachträglich Fotos vom Wasserschaden, der Installateur sendet sein Angebot, die Versicherung bestätigt die Schadennummer: Solche E-Mails gehören zu einem Vorgang, den es bereits gibt. Hängen Sie sie an die bestehende Servicemeldung an – so bleibt die gesamte Korrespondenz an einem Ort, und Sie vermeiden doppelte Servicemeldungen. Landet eine E-Mail einmal in der falschen Servicemeldung, verschieben Sie sie mit wenigen Klicks in die richtige.
Gut zu wissen: Antworten auf E-Mails, die Sie aus einer Servicemeldung versendet haben, werden in der Regel automatisch zugeordnet – vor allem, wenn die Ticket-Nummer im Betreff steht (z. B. „Ticket-Nr. 2386: …“). Manuell zuordnen müssen Sie vor allem neue E-Mails, die ohne diesen Bezug in Ihrem Postfach landen. Voraussetzung ist, dass Ihr Postfach mit iDWELL verbunden ist (E-Mails mit iDWELL verbinden).
E-Mail an eine bestehende Servicemeldung anhängen
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „E-Mails“.
Schritt 2:
Öffnen Sie die gewünschte E-Mail im „Posteingang“. Klicken Sie im Kopf der Nachricht rechts auf die drei Punkte und wählen Sie „An Servicemeldung anhängen“. Denselben Eintrag finden Sie auch über die drei Punkte am Ende einer Zeile in der E-Mail-Liste. Mehrere E-Mails auf einmal hängen Sie an, indem Sie sie über die Kästchen links markieren und anschließend „Aktionen“ wählen.
Hinweis: Fehlt der Eintrag in der Liste, ist vermutlich die Thread-Ansicht aktiv. Öffnen Sie dann die einzelne E-Mail oder schalten Sie die Threads aus: E-Mail-Threads ein- oder ausschalten.
Schritt 3:
Es öffnet sich das Fenster „Mit Servicemeldung verknüpfen“ mit der Liste Ihrer Servicemeldungen. So finden Sie die richtige:
- Suchfeld: Suchen Sie nach Stichwörtern aus dem Titel, dem Gebäude oder dem Melder. Für eine bestimmte Nummer setzen Sie ein # davor, z. B. #2386.
- „Greta AI fragen“ (rechts oben): Greta schlägt passende Servicemeldungen vor, z. B. solche mit dem gleichen Melder, und bewertet die Übereinstimmung (z. B. „Mittel“). Mit „Aktualisieren“ fordern Sie neue Vorschläge an.
Setzen Sie das Häkchen bei der passenden Servicemeldung und klicken Sie links unten auf „Anhängen“.
Hinweis: Eine E-Mail kann jeweils nur an eine Servicemeldung angehängt werden. Wählen Sie eine archivierte Servicemeldung, fragt iDWELL, ob Sie sie wiederherstellen möchten (z. B. weil die neue E-Mail eine erneute Bearbeitung auslöst). Bei „Wiederherstellen“ legen Sie zusätzlich fest, welchen Status die Servicemeldung erhalten soll.
Schritt 4:
Die E-Mail liegt nun im Reiter „E-Mails“ der Servicemeldung. In der E-Mail selbst sehen Sie oberhalb des Textes die verknüpfte Servicemeldung mit Nummer, Titel und Status – ein Klick darauf öffnet die Servicemeldung. Über das Papierkorb-Symbol daneben („Aus Ablage entfernen“) heben Sie die Zuordnung wieder auf; die E-Mail selbst bleibt in Ihrem Postfach erhalten.
Falsch zugeordnete E-Mail in eine andere Servicemeldung verschieben
Schritt 1:
Klicken Sie im Hauptmenü auf „Servicemeldungen“ und öffnen Sie die Servicemeldung, in der die E-Mail fälschlicherweise liegt.
Schritt 2:
Scrollen Sie zum Reiter „E-Mails“. Klicken Sie in der Zeile der E-Mail ganz rechts auf die drei Punkte (ggf. die Liste mit dem Pfeil nach rechts blättern) und wählen Sie „In andere Servicemeldung verschieben“. Alternativ öffnen Sie die E-Mail und klicken oben in der Symbolleiste auf das Symbol „In andere Servicemeldung verschieben“.
Schritt 3:
Suchen Sie im Fenster „In andere Servicemeldung verschieben“ die richtige Servicemeldung, z. B. mit # und der Nummer. Setzen Sie das Häkchen und bestätigen Sie mit der roten Schaltfläche links unten („In anderes Menü verschieben“). Die E-Mail wird aus der bisherigen Servicemeldung entfernt und in die gewählte Servicemeldung verschoben.
Achtung: Die Ziel-Servicemeldung muss bereits existieren. Gehört die E-Mail zu einem ganz neuen Anliegen, erstellen Sie stattdessen eine neue Servicemeldung aus der E-Mail (siehe Neue Servicemeldung aus einer E-Mail in der Servicemeldung erstellen).
E-Mail innerhalb der Servicemeldung umsortieren
Im Reiter „E-Mails“ filtern Sie über „Alle Empfänger“ nach Dienstleistern, Kunden und Sonstigen. Ist eine E-Mail dort falsch einsortiert (z. B. das Angebot des Installateurs unter „Sonstige“), klicken Sie in der Zeile auf die drei Punkte und wählen „In anderes Menü verschieben“. Über dasselbe Menü können Sie die E-Mail außerdem in einem neuen Tab öffnen, als ungelesen oder wichtig markieren, mit einer Aktivität verknüpfen, eine Notiz hinzufügen oder drucken.
Weitere Informationen
- Neue Vorgänge aus E-Mails anlegen: Servicemeldung aus einer E-Mail erstellen
- E-Mails beschriften: Notiz zu einer E-Mail hinterlegen
- E-Mail einer Aufgabe zuordnen: Aktivität mit einer E-Mail verknüpfen
- Aus der Servicemeldung antworten: E-Mails in der Servicemeldung schreiben
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
