In der beigefügten Tabelle können Sie genau nachvollziehen, welche Datenfelder aus Villa Software in welche entsprechenden Felder in iDWELL übertragen werden. Sie sehen auf einen Blick, wie die Datenzuordnung (Mapping) erfolgt.
Tabelle mit Datenfeldern ansehen
Um die Datenqualität und eine transparente Zusammenarbeit sicherzustellen, bitten wir Sie, die folgenden Hinweise zu beachten:
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Aktualität und Vollständigkeit: Diese Dokumentation basiert auf der aktuellsten Version des Datenaustauschs zwischen iDWELL & Villa Software (Stand: November 2026). Die korrekte und vollständige Befüllung der Quellfelder in Ihrem ERP-System liegt in Ihrer Verantwortung. Fehlerhafte Quelldaten führen zu fehlerhaften Zieldaten in iDWELL.
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Änderungen der Datenübertragung: Bei zukünftigen Änderungen der Datenübertragung durch uns werden wir diese Dokumentation zeitnah aktualisieren und Sie entsprechend informieren. Sollten Sie eigenständig Änderungen an den Datenfeldern oder der Übertragungslogik in Ihrem ERP-System vornehmen, müssen Sie uns umgehend informieren.
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Diese Dokumentation dient ausschließlich informatorischen Zwecken. Sie ist keine rechtsverbindliche Zusicherung bestimmter Eigenschaften oder Funktionen des Datenaustausches zu Villa Software, es sei denn, dies ist explizit in Ihrem Hauptvertrag oder einer Service Level Agreement (SLA) anders geregelt.
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Wir übernehmen keine Haftung für Schäden, die durch die Nutzung, Interpretation oder fehlerhafte Anwendung dieser Dokumentation entstehen, oder für Schäden, die durch unautorisierte Änderungen an der Konfiguration oder der Datenstruktur in Ihrem ERP-System verursacht werden.
So funktioniert der Datenaustausch
Übertragungsweg: Dateiexport via FTP
Richtung: Die Stammdaten werden aus Villa Software nach iDWELL übertragen. Villa Software ist das führende System – Änderungen an Stammdaten nehmen Sie bitte immer in Villa Software vor, da manuelle Änderungen in iDWELL bei der nächsten Synchronisation überschrieben werden können.
Dokumente: Über diese Schnittstelle werden ausschließlich Stammdaten übertragen, keine Dokumente.
Wichtige Regeln beim Import
Gebäude werden über den Objekt-Suchbegriff (Spalte C) identifiziert.
Da Villa keine eigene Personen-ID liefert, wird die Externe Benutzer-ID aus Name1 und Name2 gebildet.
Haben Personen desselben Gebäudes unterschiedliche Werte bei Baujahr oder Übernahmedatum, wird der erste Wert übernommen.
Personen mit Status „ausgezogen“ werden archiviert.
Übersicht der übertragenen Datenfelder
| Ebene | Feldname in iDWELL | Praxisbeispiel | Feldname in Villa Software | Variable in iDWELL | Zusatzinformationen |
| Gebäude | Gebäude-ID | MUSTERSTR. 1 | ObjektSuchbegriff (Spalte C) | - | Dient zur eindeutigen Zuordnung des Gebäudes. |
| Gebäude | Adresse | Musterstr. 1, 01234 Berlin | ObjektStraße, ObjektPLZ + ObjektOrt (Spalten AD + AE + AG) | - | |
| Gebäude | Straße | Musterstr. 1 | ObjektStraße (Spalte AD) | {{building_info_street}} | |
| Gebäude | Postleitzahl | 01234 | ObjektPLZ (Spalte AE) | {{building_info_postal_code}} | |
| Gebäude | Ort | Berlin | ObjektOrt (Spalte AG) | {{building_info_location}} | |
| Gebäude | Baujahr | 1904 | Baujahr (Spalte AI) | {{building_info_construction_year}} | Bei unterschiedlichen Werten innerhalb eines Gebäudes wird der erste Wert übernommen. |
| Gebäude | Vertragsbeginn (Verwaltung) | 01.01.2023 | Übernahmedatum (Spalte AJ) | {{building_info_contract_start}} | Bei unterschiedlichen Werten innerhalb eines Gebäudes wird der erste Wert übernommen. |
| Einheit | Tür / Einheit | WE5 - EG links | Markierung + Wohnungslage (Spalten N + O) | - | |
| Einheit | Einheitennummer | 1012 | Wohnungsnummer (Spalte A) | {{flat_info_unit_number}} | |
| Einheit | Adresseingang | Musterstr. 1 | ObjektStraße (Spalte AD) | {{flat_info_entrance}} | |
| Einheit | Einheitentyp | WE5-K5 | Freifeld 1 (Spalte Y) | {{flat_info_room_type}} | |
| Einheit | Ausstattungskategorie | A | Freifeld 2 (Spalte Z) | {{flat_info_category}} | |
| Einheit | Einheitenausstattung | Balkon | Freifeld 3 (Spalte AA) | {{flat_info_equipment}} | |
| Einheit | Notiz | Seit 2018 vermietet | AnmerkungVertrag (Spalte AF) | - | Anmerkungen zum Vertrag. |
| Einheit | Vertragsbeginn | 01.01.2023 | Vertragsbeginn (Spalte Q) | {{flat_contract_start}} | |
| Einheit | Vertragsende | 31.12.2025 | Vertragsende (Spalte R) | {{flat_contract_end}} | |
| Mieter/Eigentümer | Externe Benutzer-ID | Mustermann Musterfrau | Name1 + Name2 (Spalten E + H) | - | Villa liefert keine eigene Personen-ID, daher wird die Kombination der Namen verwendet. |
| Mieter/Eigentümer | Vorname | Max | Vorname1 (Spalte F) | {{recipient_first_name}} | |
| Mieter/Eigentümer | Nachname | Mustermann | Name1 (Spalte E) | {{recipient_second_name}} | |
| Mieter/Eigentümer | Rolle | Eigentümer | Vertragsart (Spalte P) | {{recipient_role}} | Vertragsart 1, 2, 5 → Mieter; 3, 4, 8 → Eigentümer. |
| Mieter/Eigentümer | max@email.de | Email (Spalte X) | {{recipient_email}} | ||
| Mieter/Eigentümer | Telefon | 0170123456 | Telefon (Spalte J) | {{recipient_phone}} | |
| Mieter/Eigentümer | Anrede | Sehr geehrter Herr Mustermann, | Briefanrede (Spalte I) | {{recipient_info_salutation}} | |
| Mieter/Eigentümer | Status | wohnhaft | Status (Spalte AC) | {{recipient_info_status}} | 1 → wohnhaft, 2 → ausgezogen (wird archiviert), 3 → wartend. Es wird der Text übernommen, nicht die Ziffer. |
| Mieter/Eigentümer | Postanschrift: Vollst. Adresse | Musterstr. 1, 01234 Berlin | Straße, PLZ, Ort (Spalten V + W + AB) | {{recipient_info_address}} | |
| Mieter/Eigentümer | Postanschrift: Straße | Musterstr. 1 | Straße (Spalte V) | {{recipient_info_street}} | |
| Mieter/Eigentümer | Postanschrift: PLZ | 01234 | PLZ (Spalte W) | {{recipient_info_info_postcode}} | |
| Mieter/Eigentümer | Postanschrift: Ort | Berlin | Ort (Spalte AB) | {{recipient_info_city}} | |
| Mieter/Eigentümer | IBAN | DE12 3456 ... | IBAN (Spalte S) | {{recipient_info_iban}} | |
| Mieter/Eigentümer | Zahlungsart | Lastschrift: WAHR / MandatSEPA: 12/34567 | Lastschrift + MandatSEPA (Spalten U + T) | {{recipient_info_payment_type}} | Wird als „Lastschrift: <Wert> / MandatSEPA: <Wert>“ zusammengesetzt; TRUE/FALSE werden als WAHR/FALSCH angezeigt. |
| Mieter/Eigentümer | Partner: Vorname | Maria | Vorname2 (Spalte M) | {{recipient_info_partner_first_name}} | Zweiter Vertragspartner. |
| Mieter/Eigentümer | Partner: Nachname | Musterfrau | Name2 (Spalte H) | {{recipient_info_partner_info_last_name}} | Zweiter Vertragspartner. |
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