Bei größeren Schäden, teuren Reparaturen oder Sanierungsentscheidungen möchte der Beirat einer Eigentümergemeinschaft auf dem Laufenden gehalten werden – etwa wenn nach einem Wasserschaden mehrere Angebote eingeholt werden. Mit dem Empfängerfilter im E-Mail-Fenster schreiben Sie direkt aus der Servicemeldung genau die Personen an, die im Gebäude als Beirat hinterlegt sind. Die E-Mail wird automatisch in der Servicemeldung dokumentiert, sodass Sie jederzeit nachweisen können, wann der Beirat informiert wurde.
Voraussetzung: Der Filter findet nur Personen, bei denen in den Kundendaten der Personenstatus „Beirat“ gepflegt ist. Wie Sie einen Kunden als Beirat markieren, lesen Sie hier: Kunden als Beirat markieren.
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Am linken Bildschirmrand sehen Sie das Hauptmenü. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Sie sehen nun die Liste Ihrer Servicemeldungen. Klicken Sie auf den Titel der gewünschten Servicemeldung. Kennen Sie die Nummer der Servicemeldung, können Sie diese auch oben in das Suchfeld „Suchbegriff eingeben“ tippen.
Schritt 3:
Scrollen Sie in der Servicemeldung nach unten zum Reiter „E-Mails“, klicken Sie rechts auf „+ E-Mail schreiben“ und wählen Sie „An Kunden“.
Schritt 4:
Klicken Sie im Fenster „E-Mail verfassen“ in der Zeile „Empfänger“ rechts auf das Filter-Symbol („Filter anwenden“, links neben „Cc“). Im Fenster „Zielgruppe selektieren“ ist das Gebäude der Servicemeldung bereits ausgewählt.
- Entfernen Sie im Feld „Einheit“ die vorausgewählte Einheit mit dem „x“, damit das ganze Gebäude berücksichtigt wird.
- Öffnen Sie das Feld „Personenstatus“ und setzen Sie das Häkchen bei „Beirat“.
- Optional: Schränken Sie über „Rolle (Optional)“ z. B. auf Nur Eigentümer ein.
Schritt 5:
Klicken Sie auf „Anwenden“. Im Feld „Empfänger“ stehen nun alle Beiräte des Gebäudes, für die eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Prüfen Sie die Empfängerliste: Bereits eingetragene Personen, die nicht Beirat sind (z. B. der Melder), werden dabei nicht übernommen bzw. können Sie mit dem „x“ entfernen.
Schritt 6:
Schreiben Sie Betreff und Text – z. B. mit einer Vorlage oder mit Greta AI – und hängen Sie bei Bedarf Angebote oder Fotos an. Soll jeder Beirat eine eigene E-Mail erhalten, setzen Sie unten das Häkchen bei „Serienmail“. Klicken Sie abschließend auf „Senden“ bzw. „… Mail versenden“.
Praxistipp: Nutzen Sie den Beirats-Filter z. B. für Zwischenstände bei Großschäden, Freigaben für Angebote oberhalb einer Wertgrenze oder die Vorbereitung der Eigentümerversammlung. Da jede E-Mail in der Servicemeldung gespeichert wird, haben Sie bei Rückfragen sofort den Nachweis zur Hand.
Weitere Informationen
- Personenstatus pflegen: Kunden als Beirat markieren
- Alle Bewohner eines Gebäudes anschreiben: Serienmail aus einer Servicemeldung schreiben
- Alle Funktionen des E-Mail-Fensters: E-Mails in der Servicemeldung schreiben
- Den Aufwand pro Vorgang belegen: Transparenz: E-Mail-Aufwand pro Servicemeldung
Video: Beiräte transparent informieren
Im Tutorial #31 zeigen wir Ihnen, wie Sie Beiräte schnell und transparent informieren.
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
