Nach welchem Prinzip kann ein Mitarbeiter automatisch zu einer Servicemeldung zugeordnet werden?

Automatische Mitarbeiterzuordnung zu Servicemeldungen
Geschrieben von iDWELL Kundensupport
Aktualisiert vor 5 Monaten

Sie können das Zuordnungsprinzip von Mitarbeitern zu Servicemeldungen anhand mehrerer Kriterien konfigurieren. So können Sie beispielsweise steuern, dass abhängig vom Gebäude der Buchhalter zu finanziellen Themen und der zuständige Immobilienverwalter zu Schäden oder Versicherungsthemen zugewiesen wird:

  • Nur nach Gebäude: Alle Mitarbeiter, die einem Objekt zugeordnet sind, werden der Servicemeldung zugeordnet (unabhängig von der gemeldeten Kategorie)
  • Nur nach Kategorie: Alle Mitarbeiter, die einer Kategorie (z.B. Mängelmeldung) zugeordnet sind, werden der Servicemeldung mit der Kategorie "Mängelmeldung" zugeordnet (unabhängig vom Gebäude)
  • Nach Gebäude und Kategorie Mitarbeiter würden in Abhängigkeit von zugeordnetem Gebäude und Kategorie zu Servicemeldungen zugeordnet werden, die beiden Kriterien entsprechen

Je besser Sie Ihre Daten pflegen, umso leichter wird das Arbeiten und die automatische Zuweisung von Mitarbeitern für das Bearbeiten von Servicemeldungen. 

So funktioniert die Zuordnung:

Schritt 1: 

Klicken Sie rechts oben auf der horizontalen Leiste auf Ihren Namen und wählen Sie “Einstellungen” aus. 

Schritt 2: 

Klicken Sie nun auf der linken Seite auf den Reiter "Nutzerverwaltung".

Hier sind alle Personen mit Zugang zum Portal hinterlegt, ebenso wie deren Rollen (Mitarbeiter oder Administrator), E-Mail Adressen und deren Status. Zudem können hier die Objekte unter der Spalte "Gebäude" zugewiesen werden.

Schritt 3: 

Suchen Sie sich den entsprechenden Mitarbeiter oder Administrator, dem Sie Gebäude und/oder Kategorien zuweisen möchten. 

Wenn Sie den Nutzer gefunden haben, so klicken Sie in der 3. Spalte "Gebäude" bzw. in der 4. Spalte "Kategorien" auf den nach unten zeigenden Pfeil. 

Hinweis: Hier erfahren Sie, wie Sie Kategorien anlegen können, sofern Ihnen welche fehlen sollten. 
Schritt 4: 

Klicken Sie nun in der Spalte "Gebäude" und/oder in der Spalte "Kategorie" beim entsprechenden Mitarbeiter auf "Nicht zugewiesen" bzw. auf das kleine Häkchen. Es öffnet sich nun ein Popup-Fenster, in welchem Sie eines oder mehrere Gebäude bzw. Kategorien wählen können. Klicken Sie dazu auf "Nach Adresse suchen" bzw. "Nach Kategorie suchen". 

Schritt 5:

Setzen Sie nun ein Häkchen bei dem entsprechenden Objekt bzw. der entsprechenden Kategorie, sodass es gelb hinterlegt wird. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. 

Sie haben außerdem die Option, über die Suchleiste nach der jeweiligen Objektadresse bzw. nach der jeweiligen Kategorie zu suchen. 

Unser Tipp: Durch Klick auf "Alle" können auch alle Objekte bzw. Kategorien auf einmal ausgewählt werden.

Schritt 6: 

Klicken Sie am Ende auf "Speichern". 

Schritt 7: 

Gehen Sie nun in die Einstellungsübersicht und klicken Sie auf "Unternehmen"

Schritt 8:

Scrollen Sie nach unten zu den Unternehmens-Einstellungen für die Servicemeldungen bis Sie die Mitarbeiterzuordnung sehen.  Als Standard-Einstellung ist immer die Zuordnung "Nach Gebäude" ausgewählt. 

Was passiert, wenn Sie "Nach Gebäude" auswählen? 

Das System berücksichtigt nur die Zuordnung von Gebäuden bei den Mitarbeitern. Sollten beispielsweise 2 Mitarbeiter - unabhängig von ihrer Rolle - für das Objekt "Adlerstraße 28" zugeordnet worden sein, werden alle beide Mitarbeiter der Servicemeldung zugewiesen, wenn das Objekt "Adlerstraße 28" der Servicemeldung ausgewählt wurde. 

Zuordnung in der Nutzerverwaltung: 

Zuordnung in der Servicemeldung: 

Alle Mitarbeiter werden unabhängig von der ausgewählten Kategorie zur Servicemeldung in der Adlerstraße 28 zugewiesen. 

Was passiert, wenn Sie "nach Kategorien" auswählen? 

Das System berücksichtigt nur die Zuordnung von Kategorien bei den Mitarbeitern. Sollten beispielsweise  Mitarbeiter für die Kategorie "Buchhaltung"" zugeordnet worden sein, werden diese 2 Mitarbeiter jeder Servicemeldung mit der Kategorie "Buchhaltung" zugeordnet. 

Zuordnung in der Nutzerverwaltung: 

Zuordnung in der Servicemeldung: 

Alle Mitarbeiter werden unabhängig vom ausgewählten Objekt für die Kategorie "Buchhaltung" zugewiesen. 

Was passiert, wenn Sie "nach Gebäude und Kategorie" auswählen? 

Das System berücksichtigt die Kombination der Zuordnung von Gebäuden UND Kategorien. Sollte beispielsweise 1 Mitarbeiter für das Gebäude "Adlerstraße 28" und die Kategorie "Versicherungsfall" zugeordnet worden sein, werden alle Dienstleister in der Servicemeldung als Vorschlag angezeigt, wenn die Kategorie "Versicherungsfall" und das Gebäude "Adlerstraße 28" der Servicemeldung zugeordnet wurde. 

Zuordnung in der Nutzerverwaltung: 

Zuordnung in der Servicemeldung: 

Alle Mitarbeiter werden abhängig vom ausgewählten Objekt und der ausgewählten Kategorie zugewiesen. 

Achtung: Für diesen Fall empfehlen wir Ihnen, Ihre Nutzerverwaltung möglichst gut zu pflegen, denn das System berücksichtigt nur jene Mitarbeiter, die sowohl mit einem Gebäude als auch mit einer Kategorie verknüpft wurden. 
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