Mit dem Smart Matching ordnet iDWELL jede neue Servicemeldung automatisch den richtigen Mitarbeitern zu – ohne dass jemand die Meldungen morgens verteilen muss. Ein Beispiel: Für das Gebäude „Bachgasse 98“ ist Frau Huber als Objektbetreuerin zuständig, für alle Buchhaltungsthemen Herr Berger. Meldet ein Eigentümer aus der Bachgasse einen Wasserschaden, landet die Servicemeldung automatisch bei Frau Huber; fragt er nach seiner Betriebskostenabrechnung, bei Herrn Berger.
Die drei Zuweisungsregeln
- „Nur Gebäude“: Alle Mitarbeiter, die dem Gebäude zugeordnet sind, werden der Servicemeldung zugewiesen – unabhängig von der Kategorie. Beispiel: Sind zwei Mitarbeiter der „Adlerstraße 28“ zugeordnet, erhalten beide jede Servicemeldung dieses Gebäudes.
- „Nur Kategorie“: Alle Mitarbeiter, die einer Kategorie zugeordnet sind, werden jeder Servicemeldung dieser Kategorie zugewiesen – unabhängig vom Gebäude. Beispiel: Die Buchhaltung erhält alle Servicemeldungen der Kategorie „Buchhaltung“ aus allen Gebäuden.
- „Gebäude und Kategorie“: Nur Mitarbeiter, die sowohl dem Gebäude als auch der Kategorie zugeordnet sind, werden zugewiesen. Das ist die genaueste Regel und eignet sich für größere Teams mit klarer Aufgabenteilung.
Schritt A: Gebäude und Kategorien bei den Mitarbeitern hinterlegen
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie rechts oben auf Ihren Namen und wählen Sie „Einstellungen“. Wählen Sie links „Nutzerverwaltung“.
Schritt 2:
Im Reiter „Manager und Mitarbeiter“ sehen Sie alle Benutzer mit Rolle, Funktionsrolle, E-Mail-Adresse und Status. In den Spalten „Gebäude“ und „Kategorien“ steht, wofür jemand zuständig ist („Nicht zugewiesen“ = noch keine Zuordnung).
Schritt 3:
Klicken Sie beim gewünschten Mitarbeiter in der Spalte „Gebäude“ bzw. „Kategorien“ auf den Eintrag (z. B. „Nicht zugewiesen“). Im Fenster wählen Sie über das Suchfeld ein oder mehrere Gebäude bzw. Kategorien aus und klicken auf „Speichern“.
Praxistipp: Je sorgfältiger Sie diese Zuordnungen pflegen, desto zuverlässiger funktioniert die automatische Zuweisung. Prüfen Sie die Zuordnungen bei jedem Neuzugang, Abgang oder Objektwechsel.
Schritt B: Zuweisungsregel festlegen
Schritt 4:
Wählen Sie in den Einstellungen links „Unternehmen“ und oben den Reiter „Workflows“. Im Bereich „Servicemeldungen“ finden Sie den Abschnitt „Mitarbeiter“:
- „Zuständige Manager automatisch Servicemeldungen zuweisen“: „Erlaubt“ = Benutzer mit der Rolle Manager werden ebenfalls automatisch zugewiesen.
- „Zuständige Mitarbeiter automatisch Servicemeldungen zuweisen“: „Erlaubt“ = Benutzer mit der Rolle Mitarbeiter werden automatisch zugewiesen.
- „Zuweisungsregeln für Mitarbeiter“: „Nur Gebäude“, „Nur Kategorie“ oder „Gebäude und Kategorie“.
Klicken Sie auf „Änderungen speichern“.
Hinweis: Diese Einstellungen können nur Benutzer mit Administratorrechten ändern. Die Zuweisungsregel wirkt beim Anlegen einer Servicemeldung bzw. wenn Gebäude oder Kategorie gesetzt werden.
Häufige Fragen
Gut zu wissen: Warum wurde kein Mitarbeiter automatisch zugewiesen? Meist fehlt die Zuordnung: Entweder ist der Servicemeldung kein Gebäude bzw. keine Kategorie zugeordnet, oder in der Nutzerverwaltung ist niemand für genau diese Kombination hinterlegt. Bei Servicemeldungen aus E-Mails kann iDWELL das Gebäude oft nicht automatisch erkennen – ergänzen Sie es dann manuell.
Gut zu wissen: Warum greift das Smart Matching nicht, obwohl alles hinterlegt ist? Wurde beim Anlegen der Servicemeldung im Feld „Mitarbeiter“ manuell jemand ausgewählt, wird die automatische Zuweisung für diese Servicemeldung außer Kraft gesetzt.
Weitere Informationen
- Mitarbeiter manuell ändern: Mitarbeiter zuweisen und entfernen
- Servicemeldung anlegen: Servicemeldung als Mitarbeiter erstellen
- Dienstleister automatisch vorschlagen lassen: Dienstleister automatisch vorauswählen (Favoriten)
- Gebäude und Kategorie nachträglich ändern: Titel, Kategorie, Melder, Gebäude und Einheit ändern
Video: Tickets automatisch Nutzern zuordnen
Im Tutorial #17 sehen Sie Schritt für Schritt, wie Sie die automatische Zuordnung einrichten.
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
