Hinter einer unscheinbaren E-Mail mit dem Betreff „AW: Ihre Anfrage“ verbirgt sich der Kostenvoranschlag des Dachdeckers, die Schadennummer der Versicherung oder die Telefonnummer des Sachverständigen? Beschriften Sie solche E-Mails mit einer kurzen Notiz. Die Notiz erscheint als Kennzeichnung direkt unter dem Betreff – so finden Sie und Ihre Kollegen wichtige Informationen auf einen Blick.
Notiz hinzufügen oder bearbeiten
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „E-Mails“.
Schritt 2:
Öffnen Sie die gewünschte E-Mail. Klicken Sie im Kopf der Nachricht rechts auf die drei Punkte und wählen Sie „Notiz hinzufügen/bearbeiten“.
In der Servicemeldung: Dieselbe Funktion finden Sie auch direkt in einer Servicemeldung. Öffnen Sie dort den Reiter „E-Mails“, klicken Sie in der Zeile der E-Mail ganz rechts auf die drei Punkte (bzw. in der geöffneten E-Mail auf die drei Punkte neben Datum und Uhrzeit) und wählen Sie „Notiz hinzufügen“.
Schritt 3:
Tragen Sie im Fenster „Notiz hinzufügen“ eine kurze, aussagekräftige Beschriftung ein, z. B. „Angebot Dachdecker 4.200 €“ oder „Schadennummer Versicherung“, und klicken Sie auf „Speichern“. Mit „Abbrechen“ schließen Sie das Fenster ohne Änderung.
Schritt 4:
Die Notiz erscheint nun in der E-Mail-Liste als Kennzeichnung mit Briefsymbol direkt unter dem Betreff.
Notiz ändern oder entfernen
Wählen Sie erneut „Notiz hinzufügen/bearbeiten“. Ändern Sie den Text und klicken Sie auf „Speichern“. Um die Notiz zu entfernen, löschen Sie den Text mit dem „x“ rechts im Textfeld und speichern.
Praxistipp: Im Hauptmenü „E-Mails“ können Sie die Liste über den Filter „Notizen“ eingrenzen, z. B. auf alle E-Mails „Mit Notizen“. So haben Sie z. B. alle beschrifteten Angebote schnell beisammen. Notizen sind nur intern für Mitarbeiter sichtbar – der Absender der E-Mail sieht sie nicht.
Weitere Informationen
- E-Mails an Servicemeldungen anhängen: E-Mails einer Servicemeldung zuordnen
- E-Mail einer Aufgabe zuordnen: Aktivität mit einer E-Mail verknüpfen
- E-Mails schreiben: E-Mails in der Servicemeldung schreiben
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