Wie kann ich eine Aktivität mit einer E-Mail verknüpfen?

E-Mails mit einer Aktivität verknüpfen

Geschrieben von iDWELL Kundensupport

Aktualisiert vor 2 Jahren

Aktivitäten helfen Ihnen, Ihren Alltag noch besser zu strukturieren und alle Aufgaben (übergreifend über alle Servicemeldungen) im Überblick zu behalten. Die Zuordnung von E-Mails zu den entsprechenden Aktivitäten ermöglicht Ihnen nun einen noch strukturierteren Überblick.

Befolgen Sie dazu folgende Schritte:

Sollten Sie bereits wissen, wie Sie die Aktivitäten in den Servicemeldungen finden, so können Sie auch erst bei Schritt 5 anfangen, zu lesen.

Schritt 1:

Bitte wählen Sie in der linken grauen Leiste das Menü “Servicemeldungen” aus.

Schritt 2:

Klicken Sie auf die entsprechende Servicemeldung.

Unser Tipp: In der weißen Leiste links haben Sie unterschiedliche Such- und Filtermöglichkeiten. Beispielsweise können Sie unter “Betreff” nach dem Titel einer Meldung suchen.

Schritt 3:

Scrollen Sie etwas nach unten bis Sie die Registerkarte “Aktivitäten” sehen.

Schritt 4:

Unter "Aktivitäten" können Sie Ihre Aufgaben übersichtlich strukturieren:

Schritt 5:

Klicken Sie auf die 3 Menüpunkte rechts neben der entsprechenden Aktivität und wählen Sie „Aktivität mit E-Mail verknüpfen“ aus.

Wichtiger Hinweis: Die E-Mail muss in der Servicemeldung abgelegt sein, damit die Verknüpfung funktioniert. Wie Sie E-Mails in Servicemeldungen ablegen können, erfahren Sie hier.

Schritt 6:

Nun öffnet sich ein neues Fenster mit allen E-Mails in der Übersicht.

Wählen Sie über das Anklicken der jeweiligen Box eine oder mehrere Mails für die Verknüpfung mit der Servicemeldung aus. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.

Schritt 7:

Ebenso können Sie aus der E-Mail-Ansicht direkt eine oder mehrere Aktivitäten verknüpfen. Scrollen Sie dazu nach unten zu "E-Mails", klicken Sie auf die drei grauen Punkte und klicken Sie "Verknüpfte Aktivitäten bearbeiten" an.

Schritt 8:

Nun sehen Sie eine Liste mit allen Aktivitäten in der Servicemeldung. Setzen Sie ein oder mehrere Häkchen bei den entsprechenden Aktivitäten, die mit der E-Mail verknüpft werden sollen. Klicken Sie zum Abschluss auf "Speichern".

Hinweis: Bei den E-Mails erscheint nun ein Symbol der verknüpften Servicemeldung. Wenn Sie mit der Maus über das Symbol fahren, können Sie sich den vollständigen Namen der Aktivität ansehen.

Schritt 9:

Nach der erfolgreichen Verknüpfung sehen Sie neben der Aktivität ein Briefsymbol und eine Zahl. Dies bedeutet, dass dieser Aktivität eine oder mehrere E-Mails zugeordnet worden sind.

In der Zeile der Phasenüberschriften sehen Sie selbiges Symbol. Die Zahl zeigt hier die gesamten mit dieser Phase verknüpften E-Mails an.

Hinweis: Wenn Sie eine Aktivität mit einer verknüpften E-Mail für einen Kunden freischalten, so sieht dieser auch die beigefügte E-Mail. Selbstverständlich kann der Kunde die E-Mail nicht bearbeiten oder in Ihrem Namen darauf antworten.

Schritt 10:

Sie können sich die verknüpften E-Mails jederzeit ansehen, indem Sie auf das Briefsymbol klicken. Wählen Sie die entsprechende E-Mails aus und es öffnet sich ein E-Mail-Fenster.

Hinweis: Sie können auch direkt auf die E-Mail antworten oder weiterleiten.

Hinweis: Wie Sie eine E-Mail wieder von einer Aktivität trennen können, erfahren Sie hier.

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