Wenn Sie E-Mails mit Aktivitäten verknüpfen, sehen Sie bei jeder Aufgabe sofort die zugehörige Korrespondenz – etwa den Auftrag an den Installateur bei „Installateur beauftragen“. Das spart Suchen und macht nachvollziehbar, was zu welcher Aufgabe kommuniziert wurde.
Hinweis: Verknüpfen können Sie nur E-Mails, die bereits in der Servicemeldung abgelegt sind (Reiter „E-Mails“).
Variante 1: Direkt aus der Aktivität eine E-Mail senden
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Sie sehen nun die Liste aller aktiven Servicemeldungen. Klicken Sie auf die gewünschte Servicemeldung, um sie zu öffnen. Unter dem Titel sehen Sie bereits, wie viele Aktivitäten eine Servicemeldung enthält (z. B. „Aktivitäten 5“).
Schritt 3:
Scrollen Sie in der geöffneten Servicemeldung nach unten zu den Reitern und klicken Sie auf den Reiter „Aktivitäten“. Die Zahl in Klammern zeigt, wie viele Aktivitäten die Servicemeldung enthält.
Schritt 4:
Klicken Sie neben der Aktivität auf ⋮ und wählen Sie „E-Mail an Kunden senden“ oder „E-Mail an Dienstleister senden“.
Schritt 5:
Das Fenster „E-Mail verfassen“ öffnet sich. Der Empfänger ist bereits eingetragen (der Melder bzw. der zugewiesene Dienstleister). Ergänzen Sie Betreff und Text – auf Wunsch mit einer „Vorlage“ oder mit Greta AI im Feld „Befehl / Prompt eintippen“ – und klicken Sie auf „Senden“. Die E-Mail wird automatisch mit der Aktivität verknüpft.
Hinweis: Klicken Sie auf „Abbrechen“, fragt iDWELL, ob Sie die E-Mail „Als Entwurf speichern“ oder „E-Mail verwerfen“ möchten. Es kann immer nur ein Entwurf gespeichert werden.
Variante 2: Eine vorhandene E-Mail verknüpfen
Schritt 1:
Öffnen Sie in der Servicemeldung den Reiter „E-Mails“ und klicken Sie auf die gewünschte E-Mail. Klicken Sie in der geöffneten E-Mail rechts oben auf ⋮ und wählen Sie „Mit Aktivität verknüpfen“.
Schritt 2:
Im Fenster „Mit Aktivität verknüpfen“ sehen Sie alle Aktivitäten der Servicemeldung mit Status, Titel, Aktivitätsart, Phase, Sichtbarkeit, Mitarbeiter und Wiedervorlage. Setzen Sie das Häkchen bei einer oder mehreren Aktivitäten und klicken Sie auf „Anhängen“.
Verknüpfte E-Mails ansehen
Schritt 1:
An der Aktivität erscheint „E-Mails n“, in der Kopfzeile der Phase zählt das Briefsymbol alle verknüpften E-Mails der Phase.
Schritt 2:
Ein Klick auf „E-Mails n“ (oder im Menü ⋮ auf „E-Mail verknüpfen“) öffnet die „E-Mail-Verknüpfungen mit der Aktivität“ mit Empfänger, Titel und Datum. Mit „Schließen“ verlassen Sie das Fenster.
Verknüpfung trennen
Eine falsch verknüpfte E-Mail lösen Sie über dieselbe Funktion: Öffnen Sie die E-Mail, wählen Sie ⋮ → „Mit Aktivität verknüpfen“, entfernen Sie das Häkchen bei der betreffenden Aktivität und bestätigen Sie mit „Anhängen“. Die E-Mail selbst bleibt in der Servicemeldung erhalten.
Hinweis: Ist eine Aktivität für Kunden freigeschaltet, sieht der Kunde auch die damit verknüpften E-Mails. Er kann sie aber weder bearbeiten noch in Ihrem Namen beantworten.
Weitere Informationen
- E-Mails in der Servicemeldung ablegen: E-Mails einer Servicemeldung zuordnen
- E-Mails in der Servicemeldung schreiben
- Aktivität mit einem Dokument verknüpfen
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
