Ein Mieter antwortet auf Ihre E-Mail zur Heizungsreparatur und erwähnt nebenbei, dass auch das Haustor nicht mehr richtig schließt. Damit dieses neue Anliegen nicht in der Heizungs-Servicemeldung untergeht, erstellen Sie direkt aus seiner E-Mail eine eigene Servicemeldung. So bekommt jedes Thema seinen eigenen Prozess, eigene Aktivitäten und einen eigenen Status.
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Am linken Bildschirmrand sehen Sie das Hauptmenü. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Klicken Sie in der Liste auf den Titel der Servicemeldung, in der die E-Mail liegt. Kennen Sie die Nummer, können Sie diese auch oben in das Suchfeld „Suchbegriff eingeben“ tippen.
Schritt 3:
Scrollen Sie nach unten zum Reiter „E-Mails“ und klicken Sie auf die E-Mail, die das neue Anliegen enthält. Die E-Mail öffnet sich in einem eigenen Fenster.
Schritt 4:
Klicken Sie rechts neben Datum und Uhrzeit der Nachricht auf die drei Punkte und wählen Sie „Servicemeldung erstellen“.
Im selben Menü finden Sie außerdem: Antworten, Allen antworten, Weiterleiten, Notiz hinzufügen, Drucken, An Servicemeldung anhängen, Kopie an und Löschen.
Schritt 5:
Im Fenster „Servicemeldung erstellen“ legen Sie fest, wem und wo die neue Servicemeldung zugeordnet wird:
- Eigentümer oder Mieter: der Kunde, der das Anliegen gemeldet hat. Ist die Absenderadresse bei einem Kunden hinterlegt, ist er bereits ausgewählt. Pro Servicemeldung kann ein Melder hinterlegt werden.
- Gebäude auswählen: Wählen Sie immer das Gebäude aus – so wird der Vorgang in der Historie der Liegenschaft dokumentiert und ist später über den Filter auffindbar.
- Einheiten-Nr.: Betrifft das Anliegen eine bestimmte Wohnung, wählen Sie auch die Einheit. Beim Beispiel Haustor (allgemeiner Teil) bleibt die Einheit leer.
- Vertragsnummer (optional) und Mitarbeiter (optional – eine manuelle Auswahl setzt die automatische Zuordnung „Smart Matching“ außer Kraft).
Klicken Sie auf „Weiter“.
Schritt 6:
Wählen Sie die Kategorie (z. B. „01. Mängel-/Schadensmeldung“) und beantworten Sie die Fragen des Assistenten. Mit „Greta AI fragen“ rechts oben lässt sich jeder Schritt automatisch aus dem Inhalt der E-Mail ausfüllen – erkennbar am Hinweis „Von Greta AI ausgefüllt“. Prüfen Sie die Vorschläge vor dem Weiterklicken. Ergänzen Sie je nach Kategorie Titel, Beschreibung und Fotos und schließen Sie mit „Weiter“ ab.
Schritt 7:
iDWELL bestätigt die Erstellung und zeigt den Link zur neuen Servicemeldung. Klicken Sie auf „Bestätigen“. Die neue Servicemeldung erscheint in der Liste und ist mit der E-Mail verknüpft. Prozess, Aktivitäten, Labels, Wiedervorlage und Mitarbeiter werden – je nach Konfiguration Ihres Workflow-Bots – automatisch gesetzt.
Praxistipp: Verknüpfen Sie die ursprüngliche und die neue Servicemeldung zusätzlich miteinander. So sehen Sie und Ihre Kollegen sofort, dass beide Anliegen aus derselben Korrespondenz stammen: Servicemeldungen miteinander verknüpfen.
Hinweis: Möchten Sie keine neue Servicemeldung anlegen, sondern die E-Mail nur in eine andere, bereits bestehende Servicemeldung verschieben, nutzen Sie „In andere Servicemeldung verschieben“: E-Mails einer Servicemeldung zuordnen.
Weitere Informationen
- Aus dem Posteingang erstellen: Servicemeldung aus einer E-Mail erstellen
- Folgevorgänge anlegen: Folgemeldung aus einer Servicemeldung erstellen
- Servicemeldungen verknüpfen: Servicemeldungen miteinander verknüpfen
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
