Bitte wählen Sie in der linken grauen Leiste das Menü “Servicemeldungen” aus.
Klicken Sie auf die entsprechende Servicemeldung.
Unser Tipp: In der weißen Leiste links haben Sie unterschiedliche Such- und Filtermöglichkeiten. Beispielsweise können Sie unter “Betreff” nach dem Titel einer Meldung suchen.
Im Schnellzugriff auf der rechten Leiste finden Sie unter “Dienstleister zuweisen” eine Vorauswahl der für das Objekt zuständigen Dienstleister.
Lesen Sie hier, wie Sie in den Einstellungen Ihre Dienstleister den jeweiligen Objekten zuordnen können.
Scrollen Sie in der Servicemeldung nun ganz nach unten, um dem Dienstleister Ihrer Wahl eine E-Mail zu versenden. Wählen Sie den Reiter “E-Mails” aus und klicken Sie auf “E-Mail schreiben”.
Wählen Sie nun aus, ob Sie einem Dienstleister, einem Kunden oder einer sonstigen Person eine E-Mail schreiben möchten.
Je nach Auswahl wird der E-Mail Verlauf unter dem Reiter “Dienstleister”, “Kunden” oder “Sonstiges” gespeichert. Unter “Alle” finden Sie den chronologischen Verlauf aller Kommunikationsverläufe.
Nach Ihrer Auswahl öffnet sich ein E-Mail Fenster. Als Absender sehen Sie Ihre E-Mail Adresse vermerkt. Sie können auch mehrere E-Mail Accounts mit dem System verknüpfen und entscheiden, in wessen Namen Sie die E-Mail versenden.
Lesen Sie hier mehr, wie Sie E-Mail Accounts mit dem iDWELL System verknüpfen können.
Tippen Sie nun den Empfänger ein. Sie können sowohl nach einem Namen als auch nach einer E-Mail suchen. Das System zeigt Ihnen alle Suchvorschläge aus Ihren Mitarbeitern, Kunden, Dienstleistern und sonstigen Kontaktpersonen an.
Auch die Rolle der jeweiligen Person im System ist im Suchvorschlag dargestellt.
Wählen Sie nun den entsprechenden Empfänger aus.
Es ist auch möglich, mehrere Personen automatisch aus einem Gebäude respektive einer Einheit auszuwählen. Klicken Sie hierfür auf den gekennzeichneten Filter.
Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem standardmäßig das Gebäude des Mieters oder Eigentümers ausgewählt ist, der die Servicemeldung aufgegeben hat.
Sie können jedoch manuell andere Gebäude oder Einheiten auswählen. Klicken Sie hierfür auf das X. Wenn Sie nur die Einheit ändern möchten, klicken Sie auf das X bei Einheit. Möchten Sie auch das Gebäude ändern, klicken Sie auf das X bei Gebäude.
Anschließend können Sie über das Symbol auf der rechten Seite ein Menü öffnen, in dem Sie das gewünschte Gebäude auswählen können.
Klicken Sie auf das gewünschte Gebäude, um es auszuwählen.
Anschließend können Sie über das Symbol auf der rechten Seite ein Menü öffnen, in dem Sie die gewünschte Einheit auswählen können.
Klicken Sie auf die gewünschte Einheit, um sie auszuwählen.
Abschließend können Sie über das Symbol auf der rechten Seite ein Menü öffnen, in dem Sie zwischen Mietern und Eigentümern unterscheiden können (dies ist optional!).
Klicken Sie auf die gewünschte Gruppe, um sie auszuwählen.
Mit einem Klick auf „Filter anwenden“ werden die Personen, die dem Filter entsprechen, als Empfänger der E-Mail hinzugefügt.
Wenn Sie Personen aus unterschiedlichen Gebäuden oder Einheiten hinzufügen möchten, wiederholen Sie die Schritte für jedes gewünschte Gebäude oder jede Einheit. Der Filter kann beliebig oft angewendet werden.
Wenn Sie mehrere Empfänger im BCC anführen möchten, können Sie den Filter auch dort bzw. auch im CC anwenden.
Sollten Sie mehr als 50 Empfänger ausgewählt haben, so ist ausschließlich ein Versenden als Serienmail (einzelne E-Mails) möglich.