Serienmail aus einer Servicemeldung schreiben

Ein Wasserrohrbruch im Keller, eine Aufzugsstörung oder ein angekündigter Wasserabsperrtermin betrifft meist nicht nur den Melder, sondern alle Bewohner eines Hauses. Mit der Serienmail-Funktion informieren Sie direkt aus der Servicemeldung alle Mieter und/oder Eigentümer eines Gebäudes oder einzelner Einheiten. Jeder Empfänger erhält eine eigene E-Mail, und alle E-Mails werden automatisch in der Servicemeldung dokumentiert.

Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Am linken Bildschirmrand sehen Sie das Hauptmenü. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Servicemeldungen“.

Sie sehen nun die Liste Ihrer Servicemeldungen. Klicken Sie auf den Titel der gewünschten Servicemeldung. Kennen Sie die Nummer der Servicemeldung, können Sie diese auch oben in das Suchfeld „Suchbegriff eingeben“ tippen.

Scrollen Sie in der Servicemeldung nach unten zum Reiter „E-Mails“, klicken Sie rechts auf „+ E-Mail schreiben“ und wählen Sie „An Kunden“. Der Melder der Servicemeldung ist damit bereits als Empfänger eingetragen.

Klicken Sie im Fenster „E-Mail verfassen“ in der Zeile „Empfänger“ rechts auf das Filter-Symbol („Filter anwenden“, links neben „Cc“). Es öffnet sich das Fenster „Zielgruppe selektieren“. Gebäude und Einheit des Melders sind bereits vorausgewählt. Passen Sie die Zielgruppe an:

• Empfängergruppe: zeigt, welche Personengruppe angeschrieben wird (bei „An Kunden“ die Kunden).
• Rolle (Optional): schränkt die Empfänger ein auf Nur Mieter, Nur Eigentümer oder Nur Hauseigentümer. Ohne Auswahl werden alle Kunden berücksichtigt.
• Objektgruppe: wählt alle Kunden der Gebäude einer Objektgruppe aus.
• Gebäude: Das Gebäude der Servicemeldung ist vorausgewählt. Mit dem „x“ bzw. „Alle entfernen“ entfernen Sie es und können über „Auswählen“ ein oder mehrere andere Gebäude wählen.
• Einheit: Die Einheit des Melders ist vorausgewählt. Möchten Sie alle Bewohner des Gebäudes anschreiben, entfernen Sie die Einheit mit dem „x“. Alternativ wählen Sie gezielt einzelne Einheiten, z. B. alle Wohnungen eines Stiegenhauses.
• Personenstatus: wählt nur Personen mit einem bestimmten Status aus, z. B. Beirat, Miteigentümer oder Untermieter. Die Auswahl richtet sich nach den Personenstatus, die bei Ihren Kunden gepflegt sind.

Klicken Sie auf „Anwenden“. Alle Personen, die zu Ihrer Auswahl passen und eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben, erscheinen nun im Feld „Empfänger“. Prüfen Sie die Liste und entfernen Sie bei Bedarf einzelne Empfänger. Mit „Abbrechen“ schließen Sie das Fenster ohne Änderung.

Setzen Sie unten das Häkchen bei „Serienmail“. Damit erhält jeder Empfänger eine eigene E-Mail und sieht die Adressen der anderen Empfänger nicht. Die Schaltfläche „Senden“ zeigt nun an, wie viele E-Mails verschickt werden (z. B. „2 Mail versenden“).

Schreiben Sie Betreff und Text – gerne mit einer Vorlage oder mit Greta AI – und hängen Sie bei Bedarf Dateien an (siehe E-Mails in der Servicemeldung schreiben).

Prüfen Sie die Serienmail vor dem Versand: Klicken Sie neben „Serienmail“ auf „Mehr anzeigen“ und wählen Sie „Vorschau“. In der Vorschau wählen Sie oben über „Empfängerliste“ einen Empfänger aus und sehen, wie die E-Mail bei genau dieser Person aussieht. Über das Papierkorb-Symbol rechts unten können Sie den angezeigten Empfänger aus dem Versand entfernen. Mit „Variablen testen“ prüfen Sie, ob Platzhalter aus Vorlagen korrekt befüllt werden. Klicken Sie abschließend auf „… Mail versenden“.

Weitere Informationen

• Alle Funktionen des E-Mail-Fensters: E-Mails in der Servicemeldung schreiben
• Nur den Beirat informieren: Beiräte per E-Mail anschreiben
• Bewohner per App informieren: Aushang aus einer Servicemeldung erstellen

Video: Serienmails versenden

Im Tutorial #29 zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Serienmails versenden.