Release Note vom 30.01.2026

Wir freuen uns, Ihnen die neuesten Updates in iDWELL vorstellen zu können! Diese Funktionen helfen Ihnen, Zeit zu sparen, Ihre Daten übersichtlich zu halten und den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. 

• 🤖 KI-Wissensdatenbank – Greta AI nimmt Ihr iDWELL-Portal unter die Lupe und unterstützt bei Fragen

Wir freuen uns, Ihnen die 1. Betaversion von "Frag' Greta AI" vorzustellen  - es handelt sich um unsere neue KI-Wissensdatenbank, die über eine eigene URL zugänglich ist, aber voll mit Ihrem iDWELL-Portal gekoppelt bleibt. DSGVO-konform und geschützt pro Kundenbereich, greift Greta nur auf die Daten zu, für die Sie Berechtigungen haben. 

Mit Greta AI können Sie Fragen zu Servicemeldungen, Gebäuden oder Prozessen stellen und sofort Antworten erhalten, und zwar ohne langes Suchen oder Filterarbeit.

Praxisbeispiele:

• „Welche Servicemeldungen sind aktuell in der Objektgruppe Y offen?“
• „Wann hat zuletzt eine Sanierung in Gebäude X stattgefunden?“
• „Erstelle mir eine Vorbereitung für die nächste Eigentümerversammlung“
• „Welche Handwerker wurden zuletzt für Wasserschäden eingesetzt?“
• „Welche Tickets sind seit mehr als 14 Tagen unbearbeitet?“

• 📝 Mini-Dashboard im schwarzen Brett

Ab sofort sehen Sie Ihre heutigen Aufgaben am schwarzen Brett auf einen Blick: offene Servicemeldungen und Aktivitäten, die auf Sie zugewiesen sind – individuell für jeden Nutzer.

📌 So funktioniert’s:

• Nur Aufgaben mit Wiedervorlage „heute“ werden angezeigt
• Aufgaben ohne Wiedervorlage oder mit abgelaufener Wiedervorlage erscheinen nicht
• Jeder Nutzer sieht nur die Aufgaben, die für ihn relevant sind – das Mini-Dashboard ist also individuell

💡 Praxisbeispiel: Sie starten den Arbeitstag und wissen sofort, welche Tickets bzw. Aufgaben Sie heute bearbeiten müssen. 

• ✉️ Mehrere E-Mails gleichzeitig an Servicemeldungen anhängen

Sie können nun mehrere E-Mails in der Tabellenübersicht markieren und auf einmal an eine Servicemeldung anhängen.

💡 Praxisbeispiel: Mehrere Rechnungen eines Dienstleisters sollen einem einzigen Ticket zugeordnet werden. Statt einzeln zu klicken, markieren Sie alle und hängen sie gemeinsam an.

• 📊 Dienstleister-Export – Ihre Daten auf einen Klick

Ab sofort können Sie alle Dienstleisterdaten als CSV-Datei exportieren.

Warum das praktisch ist: Viele Verwaltungen arbeiten mit mehreren hundert Dienstleistern gleichzeitig – das Bereinigen, Sortieren oder Übertragen von Daten war bisher zeitaufwendig. Mit dem Export können Sie jetzt:

• Ihre Dienstleisterliste schnell überprüfen und optimieren

• Bei der Übergabe eines Gebäudes an eine neue Verwaltung einfach alle relevanten Dienstleisterdaten für dieses Gebäude auf einmal weitergeben

👉 Einfach den Export starten, Datei speichern und alle Daten sind bereit zur Weiterverarbeitung oder Übergabe.

• 🔍 E-Mail an Servicemeldung – gezielter suchen

Früher wurden beim Anhängen einer E-Mail an eine Servicemeldung zu viele Tickets angezeigt, wenn nach einer Ticket-Nummer gesucht wurde. 

Sie können die Suche jetzt mit einem # vor der Ticketnummer eingrenzen, z. B. #9 für Ticket Nr. 9

• 📬 Serienmail bei Weiterleitung oder Antworten

Beim Antworten oder Weiterleiten von E-Mails können Sie nun das Häkchen „Serienmail“ setzen.

• Ideal, wenn Sie z. B. Handwerker-Mails an mehrere Personen weiterleiten möchten

• Alle Empfänger bleiben DSGVO-konform unsichtbar im CC

💡 Praxisbeispiel: Ein Handwerker schickt eine Abrechnung, die mehrere Hausverwalter interessiert. Mit Serienmail erhalten alle die Info, ohne dass jemand anderes die E-Mail-Adresse sieht.

•  Das Limit von E-Mail Anhängen wurde von 10 MB auf 20 MB erhöht

E-Mail-Anbieter setzen unterschiedliche maximale Größen für Anhänge fest. Um sicherzustellen, dass E-Mails zuverlässig zugestellt werden und nicht abgewiesen werden, verwenden wir ein Limit, das von den meisten Anbietern unterstützt wird - dieses haben wir nun von 10 MB auf 20 MB erhöhen können. 

• 🏢 Adresseingang & Objektnummer als Spalten

Für große Gebäudeanlagen besonders praktisch: Sie sehen jetzt Adresseingang und Objektnummer direkt in der Servicemeldung als gesonderte Spalte (zusätzlich zum Hauptfeld "Gebäudeadresse"). 

💡 Vorteil: Sie erkennen sofort, in welchem Gebäudeteil ein Schaden oder eine Meldung aufgetreten ist – besonders nützlich bei komplexen Liegenschaften.

• 👥 „Über uns“ – Mitarbeiter individuell anzeigen

Bisher wurden in der „Über uns“-Rubrik alle Mitarbeiter angezeigt – das war bei großen Verwaltungen oft unübersichtlich.

Jetzt können Sie:

• Alle Mitarbeiter verbergen

• Oder nur diejenigen anzeigen, die für das jeweilige Gebäude zuständig sind

💡 Vorteil: Ihre Mieter/Eigentümer sehen nur die relevanten Ansprechpartner und Sie behalten die Übersicht.

• 📄 Optimierung der DocFlows – noch stabiler bei großen Dokumenten

Wir haben die DocFlows weiter optimiert, damit auch sehr große Dokumente zuverlässig verarbeitet werden können.

Das Seitenlimit wurde von 3.000 auf 5.000 Seiten erhöht und die Stabilität bei umfangreichen Dokumenten deutlich verbessert.

👉 Ideal für Mahnungen, Serienbriefe oder Abrechnungen mit vielen Einheiten – ohne Aufteilung und ohne Unterbrechungen.

• 🏢 Neue Variablen für Textvorlagen

Die Felder „Stiege/Eingang“ und „Lage/Stockwerk“ stehen ab sofort als Variablen für Ihre Textvorlagen zur Verfügung.

👉 Dadurch können Schreiben automatisch mit den richtigen Gebäudeinformationen befüllt werden – z. B. bei Serienmails oder standardisierten Mitteilungen. Das spart Zeit und reduziert manuelle Anpassungen.

• 🗑 Hauptmenü wurde "aufgeräumt" für mehr Übersicht

Das iDWELL-Menü auf der linken Seite ist jetzt schlanker und übersichtlicher:

• Die Rubriken „Registrierte Kunden“ und „Kontakte“ wurden entfernt, da sie nicht mehr unterstützt werden. 

• 👉 Vorteil 1: Sie haben weniger Klicks, mehr Platz und sehen sofort die für Sie wichtigen Menüpunkte.
• 👉 Vorteil 2: Da die Rubrik "Kontakte" nun nicht mehr unterstützt wird, können sich Mieter/Eigentümer auch nicht mehr untereinander in diesem Menü als Vorschlag sehen - unabhängig davon, ob die Chat-Funktion aktiviert oder deaktiviert ist. 

• 💡 In-App Hilfe

Um Ihnen die tägliche Arbeit mit iDWELL so einfach wie möglich zu machen, steht Ihnen ab sofort direkt im Portal eine umfassende In-App-Hilfe zur Verfügung.
So erhalten Sie Unterstützung genau dann, wenn Sie sie brauchen. Klicken Sie dazu einfach rechts unten im Eck auf "Live Chat & Hilfe".

Folgende Funktionen umfasst die In-App-Hilfe konkret: 

• Start: Verlinkungen zu hilfreichen Informationsseiten (zB YouTube, Helpcenter, etc.) 
• Neuigkeiten: Hier werden Sie mit Updates und hilfreichen Informationen versorgt - quasi ein Newsletter direkt im Portal 
• Feedback: Melden Sie Ihr Feedback oder Fehler direkt über dieses Menü. Sie können darüber auch direkt Screenshots machen oder Videos aufnehmen, welche direkt an unser Support-Team übermittelt werden. 
• Live Chat: Chatten Sie mit einem integrierten AI-Bot wenn Sie Anwenderfragen zu iDWELL haben - dieser ist an unser Helpcenter gekoppelt und filtert Informationen in Windeseile für Sie heraus. Wir werden dies laufend überprüfen und Wissensartikel entsprechend Ihrer gestellten Fragen ergänzen, damit der Chatbot besser und besser wird. 

• Redesign: Wir arbeiten weiterhin auf Hochtouren an der neuen Benutzeroberfläche, um Ihr Kundenfeedback großflächig weiter umzusetzen. Bis Ende 02/2026 planen wir, das E-Mail-Profil (wenn man ein E-Mail öffnet) zu veröffentlichen. Danach können wir mit der E-Mail-Vorschau starten, damit Sie bereits in der E-Mail-Tabellenübersicht E-Mails anschauen können, ohne diese direkt zu öffnen. 
• E-Mail Versand: Viele Kunden wünschen sich, dass auch 2. und 3. E-Mail-Adressen bei hinterlegten Kundendatensätzen für den Serienmailversand berücksichtigt werden. Wir arbeiten aktuell noch weiterhin an dieser neuen Funktion.
• KI-Zusammenfassung von E-Mails: Schon bald unterstützt Sie Greta AI beim Lesen, Verstehen und Zusammenfassen von E-Mail-Verläufen (insbesondere praktisch bei langen E-Mail-Verläufen und großen Dateianhaängen)
• Tabellen: Schon bald können Sie Tabellen in der E-Mail-Kommunikation anlegen und Tabellen werden auch besser bei eingehenden E-Mails ausgelesen. 
• Massenbearbeitungen: schon bald können Sie per Mehrfachauswahl Servicemeldungen miteinander verknüpfen, Dokumentenrechte bearbeiten, Serienmails auf der Einheitentabelle versenden oder Hauseigentümer Gebäuden zuweisen.  
• Exporte: freuen Sie sich schon bald auf die Möglichkeit, Objektgruppen und Einheiten als CSV-Datei zu exportieren.  
• Integration nach Vulcavo: Vulcavo ist ein Tool für die digitale Eigentümerversammlung und wir arbeiten aktuell an einer wechselseitigen Schnittstelle. 
• Benachrichtigungen: Aktuell beschäftigen wir uns auch mit der Optimierung von Benachrichtigungen und sogenannten "Logdaten", sodass Sie leichter nachvollziehen können, wer was wann im System gemacht hat. 
• Dokumentennachverfolgung: Schon bald können Sie nachverfolgen, welcher Kunde sich wann welches Dokument im Portal angesehen hat. 
• Zeiterfassung & wiederkehrende Aufgaben: mit ausgewählten KundInnen führen wir aktuell Expertengespräche, um die genauen Anforderungen zu verstehen und erste Vorbereitungen für die Programmierung zu treffen. 
• Servicemeldungsprofil im Redesign: bald geht es mit der Entwicklung der Servicemeldungen im Redesign los. Wir planen, bis Sommer Ihnen eine neue Version der Servicemeldungen mit mehr Nutzerfreundlichkeit zu präsentieren - dank Ihres Feedbacks werden wir mehrere 100 Optimierungen vornehmen. Sehen Sie sich schon einmal einen 1. Vorgeschmack an 👇: