Wie kann ich eine Vorlage für Serienmails erstellen?

Vorlagen für Serienmails erstellen

Geschrieben von iDWELL Kundensupport

Aktualisiert vor 2 Jahren

Fallbeispiel: Sicherlich wiederholen sich viele Ihrer E-Mails und Sie möchten diese nicht jedes Mal aufs Neue manuell eintippen. Ein häufig gewähltes Serienmail könnte beispielsweise folgendermaßen lauten:

Sehr geehrte(r) Herr/Frau [Nachname],

im Anhang übermitteln wir Ihnen die Einladung zur Eigentümerversammlung für Ihre Kenntnisnahme.

Sollten Sie bestimmte Themen in Ihrer Liegenschaft besprechen wollen, so bitten wir Sie, uns die Themen für die Tagesordnungspunkte bis spätestens am TT.MM.YYYY zukommen zu lassen.

So können Sie die Vorlage anlegen:

Schritt 1:

Klicken Sie rechts oben auf der horizontalen Leiste auf Ihren Namen und wählen Sie “Einstellungen” aus.

Schritt 2:

Wählen Sie das Menü “Vorlagen”.

Schritt 3:

Nun können Sie Ihre persönlichen Vorlagen erstellen.

Bitte beachten Sie, dass es eine Registerkarte “Allgemein” für Vorlagen für Kommentare und E-Mails gibt, und eine Registerkarte “Schwarzes Brett” für Vorlagen für digitale Aushänge.

Mehr Informationen zu den einzelnen Vorlagenarten können Sie hier nachlesen.

Schritt 4:

Möchten Sie nun die oben angeführte Vorlage erstellen, so klicken Sie bitte auf “Vorlage hinzufügen” in der Registerkarte "Allgemein".

Schritt 5:

Nun öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie die Vorlage zuerst bezeichnen, damit Sie sie schnell auffinden. Das Häkchen soll bei der Sichtbarkeit auf “Online” gesetzt bleiben.

Schritt 6:

Wählen Sie nun die Vorlagenart aus. Hier können Sie bestimmen, in welchen Bereichen die Vorlage erscheinen soll, wählen Sie also zum Beispiel “E-Mail - Serianmail” aus (Mehrfachauswahl möglich!).

Lesen Sie hier mehr zur Bedeutung der einzelnen Vorlagenarten.

Schritt 7:

Tippen Sie nun Ihren Text ein. Zusätzlich können Sie sich an Variablen - also Platzhalter, die automatisch bestimmte Felder ausfüllen - bedienen.

Wenn Sie beispielsweise das Variablen-Feld “E-Mail Empfänger - Nachname” auswählen, so wird automatisch der Nachname des Empfängers ausgefüllt.

Hinweis: In der Vorderansicht ist jede private Vorlage mit einem Schloss gekennzeichnet - alle anderen sind allgemein zugänglich.

Hinweis: Ihre E-Mail Signatur müssen Sie nicht extra in die Textvorlage einfügen. Diese zieht sich automatisch aus den Einstellungen bei der E-mail-Integration. Hier nachlesen.

Schritt 9:

Machen Sie nun den Test und erstellen Sie eine neue Serienmail im iDWELL-System (hier finden Sie nochmals die Schritt-für-Schritt-Anleitung).

Wählen Sie nun “Vorlagen” aus und wählen Sie Ihre zuvor bezeichnete Vorlage aus.

Hier finden Sie nochmals die Bedeutung der Variablen für die Serienmails im Überblick:

Bezeichnung	Variable	Beispiel
E-Mail Empfänger - Vorname	{{recipient_first_name}}	Marie
E-Mail Empfänger - Nachname	{{recipient_second_name}}	Müller
E-Mail Empfänger - Vollständiger Name	{{recipient_fullname}}	Marie Müller
E-Mail Empfänger - Rolle	{{recipient_role}}	Eigentümerin
E-Mail Empfänger - E-Mail	{{recipient_email}}	marie@mueller.de
E-Mail Empfänger - Telefonnummer	{{recipient_phone}}	+49 155 77 77 777 67
E-Mail Empfänger - Website	{{recipient_website}}	marie-mueller.de
E-Mailempfänger - Alle Kontaktdaten	{{recipient_full_contact}}	marie@mueller.de, +49 155 77 77 777 67

Alle Variablen zu weiteren Vorlagenarten finden Sie hier.

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