Ein Mieter meldet über die App, dass der Aufzug steckt. Damit nicht zehn weitere Bewohner dieselbe Störung melden, informieren Sie alle Bewohner des Hauses mit einem Aushang am digitalen Schwarzen Brett. Erstellen Sie den Aushang direkt aus der Servicemeldung: Titel und Beschreibung werden übernommen, Gebäude und Empfänger sind vorausgewählt, und Aushang und Servicemeldung sind automatisch miteinander verknüpft.
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Sie sehen die Liste Ihrer Servicemeldungen. Klicken Sie auf die gewünschte Servicemeldung, um sie zu öffnen. Tipp: Über „Filter“ oder die Suche oben finden Sie eine bestimmte Servicemeldung schneller.
Schritt 3:
Klicken Sie unter der Beschreibung in der Leiste „Neu hinzufügen“ auf „Aushang“.
Hinweis: Den Aushang erstellen Sie auch über das „+“ rechts oben in der Symbolleiste → „Aushang erstellen“ oder im Reiter „Aushänge“ über „+ Aushang erstellen“.
Schritt 4:
Es öffnet sich das Fenster „Neuen Aushang erstellen“. Titel und Text sind bereits mit dem Titel und der Beschreibung der Servicemeldung befüllt. Passen Sie die Angaben an:
- Typ: „Aushang“ (Beitrag am Schwarzen Brett in App und Kundenportal) oder „TV-Ticker“ (Laufschrift auf einem TV-Bildschirm vor Ort in der Liegenschaft).
- Titel: Überschrift des Aushangs, z. B. „Aufzug außer Betrieb – Techniker ist beauftragt“.
- Text: Inhalt des Aushangs. Über „Textvorlage auswählen“ fügen Sie eine gespeicherte Vorlage ein.
- Greta-KI-Feld unter dem Text: Geben Sie bei „Befehl / Prompt eintippen“ eine Anweisung ein (z. B. „Formuliere eine freundliche Information an alle Bewohner“) oder diktieren Sie sie über das Mikrofon und klicken Sie auf „Erstellen“. Über „Befehl / Prompt“ wählen Sie gespeicherte Prompts, über „Tonalität“ und „Länge“ steuern Sie den Stil. Mit „KI-Hinweis entfernen“ blenden Sie den Hinweis aus, dass der Text mit KI erstellt wurde.
Achtung: Die Beschreibung der Servicemeldung stammt oft vom Melder selbst und enthält z. B. seinen Namen oder seine Wohnungsnummer. Prüfen Sie den übernommenen Text deshalb immer, bevor Sie den Aushang an alle Bewohner senden.
Schritt 5:
Prüfen Sie im unteren Bereich die weiteren Angaben:
- Empfänger (Pflichtfeld): Vorausgewählt sind das Gebäude der Servicemeldung sowie alle registrierten und nicht registrierten Eigentümer und Mieter. Entfernen Sie einzelne Empfängergruppen über das X oder alle über „Alle entfernen“. Ein Klick auf das Feld öffnet das Fenster „Empfängergruppe auswählen“ mit den Optionen Registrierte Nutzer, Nicht registrierte Nutzer, TV-Bildschirm, Alle Mitarbeiter, Personenstatus sowie Gebäude bzw. Objektgruppe.
- Zeitraum (optional): Startdatum/Uhrzeit und Ablaufdatum/Uhrzeit – so erscheint der Aushang erst ab einem bestimmten Zeitpunkt bzw. verschwindet automatisch wieder.
- Anzahl Tage für neu registrierte Kunden (Pflichtfeld, z. B. 365): bestimmt, wie viele Tage nach Erstellung der Aushang auch für neu hinzukommende Mieter oder Eigentümer im Portal sichtbar ist.
- Kommentare erlauben: Ein/Aus – ob Ihre Kunden den Aushang kommentieren können.
- Verknüpfte Servicemeldungen: zeigt die aktuelle Servicemeldung. Über den Papierkorb entfernen Sie die Verknüpfung, über „Mehr anzeigen“ → „Mit Servicemeldung verknüpfen“ fügen Sie weitere Servicemeldungen hinzu.
Mit „Datei hochladen“ hängen Sie z. B. ein Foto oder ein PDF an.
Hinweis: Nicht registrierte Kunden erhalten den Aushang als E-Mail inklusive aller Anhänge, sofern eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist und sie den Status „eingeladen“ haben. Der Aushang wird über eine noreply-Adresse als E-Mail und als Push-Benachrichtigung versendet.
Schritt 6:
Klicken Sie auf „Senden“. Der Aushang wird veröffentlicht und an die gewählten Empfänger verteilt. Mit „Abbrechen“ schließen Sie das Fenster, ohne den Aushang zu senden.
Achtung: Mit „Senden“ wird der Aushang sofort an alle ausgewählten Empfänger verteilt. Prüfen Sie Empfänger und Text vorher sorgfältig.
Schritt 7:
Der Aushang erscheint in der Servicemeldung im Reiter „Aushänge“. Dort können Sie über „+ Aushang erstellen“ jederzeit weitere Aushänge zum selben Vorgang anlegen, z. B. „Aufzug ist wieder in Betrieb“.
Schritt 8:
Auch am Schwarzen Brett sehen Sie beim Aushang unter „Verknüpfte Servicemeldung“ die zugehörige Servicemeldung mit Nummer, Titel und Status. Ein Klick darauf öffnet die Servicemeldung.
Praxistipp: Aushänge können auch automatisch über Aktivitäten erstellt werden, z. B. bei jeder Aufzugsstörung. Dann müssen Sie den Aushang nicht mehr selbst schreiben. Wie das funktioniert, zeigt das Video unten.
Weitere Informationen
- Alles zum Erstellen von Aushängen finden Sie hier: Beitrag am Schwarzen Brett erstellen
- Wie Sie einen bestehenden Aushang nachträglich verknüpfen, lesen Sie hier: Aushang nachträglich mit einer Servicemeldung verknüpfen
- Was der TV-Bildschirm ist, lesen Sie hier: TV-Bildschirm bei der Empfängergruppe
- Wie der Aushang beim Empfänger aussieht, lesen Sie hier: Aushang als E-Mail
Video: Aufzugsstörungen automatisieren
Im Tutorial #6 zeigen wir Ihnen, wie Sie bei einer Aufzugsstörung automatisch einen Aushang für alle Bewohner erstellen lassen.
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
