In vielen Hausverwaltungen kommen Dokumente aus allen Richtungen: per Post, an persönliche E-Mail-Postfächer, über das Sammelpostfach, von Handwerkern, Eigentümern, Mietern, Versicherungen und Behörden. Abgelegt werden sie dann – je nach Mitarbeiterin oder Mitarbeiter – auf dem Server, im Outlook, im ERP-System oder im Papierordner. Das Ergebnis: Niemand weiß genau, wo welches Dokument liegt, Unterlagen werden doppelt abgelegt und die Suche kostet täglich Zeit.
Mit iDWELL DMS schaffen Sie dafür eine einheitliche Lösung. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Workflows im Dokumentenmanagement gestalten, welche Kategorien sich in der Praxis bewährt haben und wie unser Kunde Michael Mohler Immobilien iDWELL Finance als DMS einsetzt.
Die Grundlagen zur Bedienung finden Sie in den Artikeln „iDWELL DMS im Überblick“ und „Dokumentenkategorien einrichten“.
Grundprinzip: Ein Eingang, eine Ablage, eine Struktur
Gutes Dokumentenmanagement folgt sechs einfachen Regeln:
- Ein zentraler Eingang: Jedes Dokument kommt in iDWELL Finance – egal ob Brief, E-Mail oder Anhang einer Servicemeldung. Es gibt keine Ablage „nebenbei“ auf dem Server oder im persönlichen Postfach.
- Wenige, klare Kategorien: Lieber 15–25 eindeutige Dokumentenarten als 100 Unterordner. Die KI erkennt klar benannte Kategorien zuverlässiger, und Ihr Team findet sich schneller zurecht.
- Immer ein Immobilienobjekt: Jedes Dokument wird einem Objekt zugeordnet. So haben Sie die komplette „Hausakte“ jederzeit auf Knopfdruck.
- Tags für Querschnittsthemen: Was mehrere Kategorien betrifft (z. B. „Gebäudeunterlagen“, „Energie“, „Versicherung“, „Schaden“), wird über Tags gekennzeichnet – nicht über zusätzliche Kategorien.
- Fristen im Dokument: Laufzeiten und Fristen tragen Sie direkt als Ablaufdatum bzw. Wiedervorlagedatum ein – statt in separaten Listen.
- Klare Zuständigkeit: Eine Person (plus Vertretung) prüft täglich den Dokumenteneingang über den Filter „Neue Dokumente“.
Der empfohlene Workflow im Dokumenteneingang
| Schritt | Wer | Was im System passiert |
| 1. Eingang | Empfang / Posteingang | Post: täglich einscannen und über „Hochladen“ in „Sonstige Dokumente“ laden (Rechnungen in „Eingangsrechnung“). E-Mail: Anhänge an die Sammeladresse für sonstige Dokumente weiterleiten – ideal per automatischer Weiterleitungsregel aus dem Sammelpostfach. iDWELL CRM: Dokumente aus Servicemeldungen direkt übergeben. |
| 2. Erkennen | KI (automatisch) | Die KI liest das Dokument, ordnet die passende Kategorie zu und Regeln setzen automatisch Tags. |
| 3. Prüfen | Verantwortliche Person für den Posteingang | Filter „Neue Dokumente“ öffnen und je Dokument prüfen: Kategorie korrekt? Immobilienobjekt und Geschäftspartner zugeordnet? Ggf. Wiedervorlage- oder Ablaufdatum ergänzen. |
| 4. Bearbeiten | Zuständige Objektbetreuung | Im Reiter „Zusammenarbeit“ Kolleginnen und Kollegen mit @ erwähnen, z. B. „@Max bitte Kündigung bestätigen“. Die Person findet das Dokument über den Filter „Ich wurde @erwähnt“. |
| 5. Wiederfinden | Alle | Über Immobilienobjekt + Kategorie, Tags oder die Volltextsuche (z. B. „Energieausweis“). |
💡 Praxis-Tipp: Richten Sie in Ihrem E-Mail-Programm eine Weiterleitungsregel ein, die Anhänge aus dem Sammelpostfach (z. B. office@ihre-verwaltung.at) an die Adresse für „Sonstige Dokumente“ bzw. „Eingangsrechnung“ weiterleitet. Geben Sie Handwerkern und Lieferanten außerdem direkt die Adresse für Eingangsrechnungen. So landen Dokumente ohne Umweg über persönliche Postfächer im System.
Vorlage: Sinnvolle Dokumentenkategorien
Die folgende Struktur hat sich für Verwaltungen mit Miet- und WEG-Verwaltung bewährt. Übernehmen Sie, was zu Ihnen passt, und lassen Sie weg, was Sie nicht brauchen. Die Spalte Code ist der Buchungscode und zeigt den Bereich; die Spalte E-Mail ist die E-Mail-Abkürzung, aus der sich die E-Mail-Adresse der Kategorie ergibt (z. B. dokument+mietv+ihreverwaltung@idwell.ai).
| Kategorie | Code | Typische Dokumente | |
| Objekt & Stammdaten | |||
| Gebäudeunterlagen | OBJ | gebaeude | Baupläne, Energieausweis, Exposé, Grundbuchauszug, Nutzwertgutachten |
| Mietverwaltung | |||
| Mietvertrag | MA | mietv | Mietverträge, Nachträge, Stellplatzverträge |
| MA - Kündigung | MA | makuend | Kündigungen von Mietern und Vermietern |
| MA - Übergabeprotokoll | MA | maueberg | Übergabe- und Rücknahmeprotokolle |
| MA - Mieterhöhung | MA | mamieterh | Indexanpassungen, Mieterhöhungsschreiben |
| Betriebskosten | MA | betkos | Betriebskostenabrechnungen, Vorauszahlungen |
| Mahn- und Klagewesen | MA | makla | Mahnungen, Zahlungsvereinbarungen, Klagen |
| MA - Schriftverkehr | MA | maschver | Allgemeine Korrespondenz mit Mietern |
| WEG-Verwaltung | |||
| WEG - Abrechnung | WEG | wegabrech | Jahresabrechnungen |
| Wirtschaftsplan | WEG | wplan | Wirtschaftspläne, Vorschreibungen |
| WEG - Protokoll & Beschlüsse | WEG | wegprot | Protokolle der Eigentümerversammlung, Umlaufbeschlüsse |
| WEG - Schriftverkehr | WEG | wegschrif | Korrespondenz mit Eigentümern und Beirat |
| Verträge & Dienstleister | |||
| Wartungsverträge | VE | wartung | Aufzug, Heizung, Brandschutz, Lüftung |
| Dienstleistungsverträge | VE | dienstl | Reinigung, Winterdienst, Gartenpflege, Hausbetreuung |
| Versicherungen | VE | versich | Polizzen, Schadensmeldungen, Gutachten |
| Instandhaltung | VE | inhalt | Angebote, Aufträge, Prüfberichte |
| Verwaltung intern | |||
| Verwaltervertrag | HV | hvvertrag | Verwalterverträge, Vollmachten |
| Bewerbungsunterlagen | HV | bewerb | Bewerbungen, Personalunterlagen |
ℹ️ Die Buchungscodes und E-Mail-Abkürzungen sind Vorschläge – im Demo-Account GUT-Verwaltung werden z. B. EA für WEG-Kategorien verwendet. Wichtig ist nur, dass Sie ein einheitliches System wählen und es im ganzen Team gleich verwenden. Rechnungen legen Sie weiterhin als Eingangs- bzw. Ausgangsrechnung ab, damit sie in den Freigabe-Workflow laufen.
Passende Tags für Querschnittsthemen sind z. B.: Gebäudeunterlagen, Energie, Versicherung, Schaden, Rechtsfall, Eigentümerversammlung oder das jeweilige Jahr (z. B. 2026). Mit Regeln vergeben Sie Tags automatisch, sobald die KI eine Kategorie erkannt hat – mehr dazu im Artikel „Dokumentenkategorien einrichten“.
Praxisbeispiel: Michael Mohler Immobilien
Die Hausverwaltung Michael Mohler Immobilien nutzt iDWELL Finance seit rund zwei Jahren nicht nur für Rechnungen, sondern als zentrales Dokumentenmanagement-System – ein „DMS 1.0“, wie Digitalisierungsmanager Maximilian Zehfuss es im Webinar nennt. Spannend: Das Team hat das System schon als DMS eingesetzt, bevor es die DMS-Funktionen mit Kategorien und automatischer Erkennung gab. So ist die Verwaltung organisiert:
- Zwei Eingangskanäle per E-Mail: eine Adresse für Rechnungen und eine für sonstige Dokumente. Eingehende E-Mails werden automatisch an diese Adressen weitergeleitet; Post wird eingescannt und hochgeladen.
- Alles am Objekt: Jedes Dokument ist einem Immobilienobjekt zugeordnet. Wer ein Objekt filtert, sieht sofort alle Unterlagen dieses Hauses – statt zehntausender Dokumente nur die relevanten.
- Struktur über Tags: Innerhalb der sonstigen Dokumente sortiert das Team über Tags, z. B. „Gebäudeunterlagen“ für Exposé, Energieausweis und Baupläne.
- Kurzbeschreibung in der Kachel: Damit man in der Kachelansicht sofort sieht, worum es geht, trägt das Team eine Kurzbeschreibung des Inhalts in das Feld Belegnummer ein. Die Kachelansicht funktioniert dann wie das Durchblättern eines Ordners.
- Volltextsuche bei großen Objekten: Bei großen Mehrfamilienhäusern mit Hunderten Dokumenten kommt das Team mit der Volltextsuche (z. B. „Energieausweis“) am schnellsten ans Ziel.
Mit den neuen DMS-Funktionen wird dieser Ansatz noch einfacher: Statt alles über Tags zu sortieren, übernehmen Kategorien die Grundstruktur, und die KI ordnet Dokumente automatisch zu. Tags bleiben für Querschnittsthemen, das Feld Belegnummer für eine kurze Inhaltsangabe.
🎥 Das ganze Webinar finden Sie auf unserem YouTube-Kanal: iDWELL Finance als DMS – So organisiert Michael Mohler Immobilien seine Dokumente digital.
Checkliste: In 8 Schritten zum strukturierten DMS
- Bestandsaufnahme: Über welche Kanäle kommen heute Dokumente herein (Post, Sammelpostfach, persönliche Postfächer, CRM, Portale)? Wo werden sie aktuell abgelegt?
- Kategorien festlegen: Stimmen Sie die Kategorienliste im Team ab (Vorlage oben). Halten Sie sie bewusst schlank.
- Kategorien anlegen: Unter Einstellungen › Buchhaltung › Kategorien – inkl. Buchungscode und E-Mail-Abkürzung.
- Eingangskanäle umstellen: Weiterleitungsregeln im E-Mail-Programm einrichten, Scanner-Ablauf festlegen, Lieferanten die Rechnungsadresse mitteilen.
- Regeln und Tags einrichten: Tags für Querschnittsthemen anlegen und per Regel automatisch vergeben.
- Zuständigkeiten klären: Wer prüft täglich „Neue Dokumente“? Wer ist Vertretung?
- Team schulen: Alle wissen, dass Dokumente nur noch in iDWELL Finance abgelegt werden – keine Parallelablage auf dem Server.
- Nachschärfen: Nach vier Wochen prüfen: Welche Kategorien werden kaum genutzt, wo ordnet die KI häufig falsch zu? Kategorien zusammenlegen oder eindeutiger benennen.
Typische Stolpersteine vermeiden
- Zu viele Kategorien: Wenn sich Kategorien inhaltlich überschneiden (z. B. „Schriftverkehr“ und „Korrespondenz“), wird die Zuordnung für Mensch und KI unsicher.
- Doppelte Ablage: Wird parallel weiter auf dem Server abgelegt, weiß niemand, welche Version gilt.
- Dokumente ohne Objekt: Ohne Objektzuordnung fehlt das Dokument später in der Hausakte.
- Persönliche Postfächer: Dokumente, die nur im Postfach einer Person liegen, sind bei Urlaub oder Krankheit nicht auffindbar.
Hier finden Sie mehr Informationen zu den einzelnen Funktionen: „iDWELL DMS im Überblick“, „Dokumentenkategorien einrichten“ und „Belege hochladen & per E-Mail importieren“.
